Dziennik Ustaw - rok 2005 nr 175 poz. 1463

Na podstawie art. 3a ust. 3 ustawy z dnia 12 października 1994 r. o samorządowych kolegiach odwoławczych (Dz. U. z 2001 r. Nr 79, poz. 856, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

1) Prezesa Rady Ministrów albo

2) ministra właściwego do spraw administracji publicznej, jeżeli wykonywanie nadzoru zostało mu powierzone przez Prezesa Rady Ministrów

– zwanych dalej „organami nadzoru".

1) przeprowadzaniu kontroli organizacji i warunków pracy kolegiów, w tym na badaniu:

a) prawidłowości stosowania przepisów regulaminu organizacyjnego,

b) terminowości załatwiania spraw oraz stanu zaległości, ze szczególnym uwzględnieniem spraw, w których postępowanie administracyjne trwa dłużej niż 6 miesięcy,

c) prowadzenia ksiąg i innych urządzeń ewidencyjnych oraz rzetelności sporządzania informacji o działalności kolegium;

2) analizie rocznych informacji o działalności kolegium;

3) rozpatrywaniu skarg na pozaorzeczniczą działalność kolegiów;

4) badaniu zachowania trybu i wymogów wyłaniania kandydatów na prezesa kolegium;

5) badaniu zachowania trybu i wymogów wyłaniania kandydatów na członków kolegium;

6) badaniu prawidłowości przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego w celu ustalenia okoliczności faktycznych i prawnych uzasadniających odwołanie prezesa kolegium;

7) badaniu prawidłowości przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego i postępowania dyscyplinarnego w celu ustalenia okoliczności faktycznych i prawnych uzasadniających ukaranie członka kolegium.

2. Wzór upoważnienia, o którym mowa w ust. 1, stanowi załącznik do rozporządzenia.

2. Kontrolujący podlega wyłączeniu również w razie zaistnienia w toku kontroli okoliczności mogących wywołać uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności.

3. O wyłączeniu decyduje dyrektor komórki kontrolującej – w stosunku do pracowników tej komórki albo organ nadzoru – w stosunku do innych pracowników.

2. Kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzane również w siedzibie komórki kontrolującej.

1) przeprowadza kontrolę zgodnie z programem kontroli;

2) dokonuje w sposób obiektywny ustaleń kontroli oraz rzetelnie je dokumentuje;

3) sporządza dokumenty określone w przepisach rozporządzenia, w szczególności protokół kontroli oraz projekt wystąpienia pokontrolnego;

4) prowadzi postępowanie w sprawie zastrzeżeń zgłoszonych do ustaleń zawartych w protokole kontroli;

5) wykonuje inne zlecone mu czynności w zakresie postępowania kontrolnego.

2. Kontrolujący podlega przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przepisom o postępowaniu z materiałami i dokumentami ustawowo chronionymi oraz innym przepisom szczególnym obowiązującym w kontrolowanym biurze kolegium.

3. W ramach udzielonego upoważnienia kontrolujący może:

1) żądać wglądu do wszelkich dokumentów i innych materiałów związanych z zakresem kontroli;

2) przeprowadzać oględziny majątku należącego do kontrolowanego biura kolegium;

3) sprawdzać przebieg określonych czynności;

4) żądać od prezesa i pracowników biura kolegium ustnych i pisemnych wyjaśnień;

5) zabezpieczać dowody;

6) zasięgać informacji w innych instytucjach nieobjętych kontrolą.

1) niezwłocznie przedstawia się żądane dokumenty i materiały niezbędne do przeprowadzenia kontroli;

2) zapewnia się warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, w szczególności udostępnia się urządzenia techniczne oraz, w miarę możliwości, oddzielne pomieszczenia z odpowiednim wyposażeniem.

2. Odmowa udzielenia wyjaśnień przez prezesa lub pracowników kontrolowanego biura kolegium może nastąpić jedynie w przypadkach, gdy wyjaśnienia mają dotyczyć faktów i okoliczności, których ujawnienie mogłoby narazić na odpowiedzialność karną, dyscyplinarną lub majątkową wezwanego do złożenia wyjaśnień albo jego małżonka lub osoby pozostającej z nim faktycznie we wspólnym pożyciu, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia albo osób związanych z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli.

3. Odmowę udzielenia wyjaśnień kontrolujący odnotowuje w aktach kontroli.

2. Dowodami są w szczególności: zabezpieczone dokumenty, rzeczy, wyniki oględzin oraz wyjaśnienia i oświadczenia.

3. Kontrolujący może żądać od prezesa i pracowników kontrolowanego biura kolegium sporządzenia niezbędnych do kontroli odpisów, kserokopii lub wyciągów z dokumentów oraz zestawień i obliczeń opartych na dokumentach.

4. Potwierdzenia zgodności dokumentów z oryginałami dokonuje prezes lub upoważniony pracownik kontrolowanego biura kolegium.

1) oddanie na przechowanie, za pokwitowaniem, prezesowi lub upoważnionemu pracownikowi kontrolowanego biura kolegium;

2) przechowanie w kontrolowanym biurze kolegium w oddzielnym, zamkniętym pomieszczeniu;

3) zabranie z kontrolowanego biura kolegium, za pokwitowaniem, po umożliwieniu sporządzenia ich kopii.

2. Oględziny przeprowadza się w obecności prezesa lub pracownika biura kolegium odpowiedzialnego za przedmiot oględzin, a w razie jego nieobecności – innego upoważnionego pracownika.

3. Z przebiegu i wyniku oględzin kontrolujący sporządza protokół, który podpisuje kontrolujący i prezes lub pracownik, o którym mowa w ust. 2.

2. Kontrolujący nie może odmówić przyjęcia oświadczenia. Jeżeli ma ono związek z przedmiotem kontroli.

1) wykaz ich zawartości, z wymienieniem nazw dokumentów i wskazaniem odpowiednich stron;

2) dowody, o których mowa w § 13 ust. 2;

3) inne dokumenty.

2. Akta kontroli prowadzi się zgodnie z tokiem dokonywanych czynności, numerując kolejno strony akt.

3. Akta kontroli sporządza się w jednym egzemplarzu i przechowuje w komórce kontrolującej.

2. Protokół kontroli powinien zawierać:

1) oznaczenie kontrolowanego kolegium, siedzibę jego biura i adres, imię i nazwisko prezesa, z uwzględnieniem zmian zaistniałych w okresie objętym kontrolą;

2) imię i nazwisko, stanowisko służbowe kontrolującego oraz numer i datę upoważnienia do kontroli;

3) datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych w kontrolowanym kolegium, z wymienieniem dni przerw w kontroli;

4) określenie przedmiotu kontroli i okresu objętego kontrolą;

5) opis stwierdzonego w toku kontroli stanu faktycznego, w tym ujawnionych nieprawidłowości oraz ich zakresu i skutków;

6) wskazanie podstaw dokonanych ustaleń, z powołaniem odpowiednich stron akt kontroli;

7) pouczenie o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli oraz o prawie do odmowy podpisania protokołu;

8) wzmiankę o zgłoszeniu zastrzeżeń oraz o stanowisku zajętym wobec nich przez kontrolującego;

9) omówienie dokonanych w protokole kontroli poprawek, skreśleń i uzupełnień;

10) wzmiankę o doręczeniu protokołu kontroli prezesowi kontrolowanego kolegium;

11) adnotację o wpisie do rejestru kontroli w kontrolowanym kolegium;

12) parafy kontrolującego i prezesa kontrolowanego kolegium na każdej stronie protokołu;

13) podpisy kontrolującego i prezesa kontrolowanego kolegium oraz miejsce i datę podpisania protokołu kontroli, z zastrzeżeniem § 22;

14) w razie odmowy podpisania protokołu kontroli – wzmiankę o tym fakcie.

3. W przypadku gdy protokół kontroli zawiera informacje niejawne, protokół lub jego fragment oznacza się odpowiednią klauzulą tajności i sporządza zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych.

4. Protokół kontroli sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.

5. Jeden egzemplarz protokołu kontroli przekazuje się, za poświadczeniem odbioru, prezesowi kontrolowanego kolegium, a drugi włącza się do akt kontroli.

2. Prezesowi kontrolowanego kolegium przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeżeń dotyczących ustaleń zawartych w protokole.

3. Zastrzeżenia zgłasza się na piśmie do dyrektora komórki kontrolującej w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.

2. Kontrolujący przeprowadza dodatkowe czynności kontrolne, jeżeli z analizy zastrzeżeń wynika potrzeba ich podjęcia.

3. Jeżeli kontrolujący stwierdzi zasadność zastrzeżeń, dokonuje zmian w protokole kontroli w ten sposób, że dołącza do niego stosowny tekst w brzmieniu:

1) „Ustalenia na str. .....skreśla się."

2) „Protokół kontroli na str. ..... uzupełnia się przez dopisanie ...."

3) „Treść ustaleń na str. .....otrzymuje brzmienie:.....".

4. W razie nieuwzględnienia zastrzeżeń, w całości lub w części, kontrolujący sporządza stanowisko na piśmie i przekazuje je do akceptacji dyrektorowi komórki kontrolującej.

5. Stanowisko w sprawie zgłoszonych zastrzeżeń dyrektor komórki kontrolującej przekazuje prezesowi kontrolowanego kolegium.

2. Odmowa podpisania protokołu kontroli przez prezesa kontrolowanego kolegium nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez kontrolującego i sporządzenia wystąpienia pokontrolnego.

2. Wystąpienie pokontrolne zawiera ocenę działalności kontrolowanego kolegium wynikającą z ustaleń zawartych w protokole kontroli, opis przyczyn powstania, zakres i skutki stwierdzonych nieprawidłowości, osoby odpowiedzialne za ich powstanie oraz uwagi, wnioski i zalecenia w sprawie ich usunięcia.

3. Dyrektor komórki kontrolującej przekazuje organowi nadzoru projekt wystąpienia pokontrolnego.

4. Organ nadzoru kieruje wystąpienie pokontrolne do prezesa kontrolowanego kolegium.

2. Do kontroli, o której mowa w ust. 1, stosuje się przepisy rozporządzenia, z wyjątkiem § 19–23.

3. Tryb uproszczony może być stosowany w szczególności w razie potrzeby:

1) sporządzenia odpowiedniej informacji dla Prezesa Rady Ministrów lub Rady Ministrów albo ministra właściwego do spraw administracji publicznej, jeżeli wykonywanie nadzoru zostało mu powierzone przez Prezesa Rady Ministrów;

2) zbadania spraw wynikających ze skarg, wniosków lub listów obywateli;

3) dokonania analizy dokumentów i innych materiałów otrzymanych z samorządowych kolegiów odwoławczych.

4. Z kontroli, o której mowa w ust. 1, sporządza się sprawozdanie, które podpisuje kontrolujący.

Prezes Rady Ministrów: M. Belka

Załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów
z dnia 8 września 2005 r. (poz. 1463)

WZÓR UPOWAŻNIENIA DO PRZEPROWADZENIA KONTROLI