Dzienniki Urzędowe - rok 2008 nr 13 poz. 95

Na podstawie art. 253 § 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.¹'), w związku z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46) zarządza się, co następuje:

Zarządzenie określa tryb przyjmowania interesantów w sprawie skarg i wniosków oraz rozpatrywania skarg i wniosków w Ministerstwie Finansów, zwanym dalej „Ministerstwem".

1. Nadzór i kontrolę w sprawach skarg i wniosków sprawuje Minister Finansów.

2. Dyrektor Generalny sprawuje bieżący nadzór nad terminowością przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków przez komórki organizacyjne Ministerstwa.

1. Skargi i wnioski powinny być załatwiane rzetelnie i bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca, stosownie do art. 237 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego.

2. W przypadku nie załatwienia skargi w terminie należy o tym zawiadomić skarżącego lub wnioskodawcę, podając przyczynę zwłoki i nowy termin załatwienia sprawy. Kopię zawiadomienia należy przekazać do wiadomości do Biura Kontroli Resortowej.

3. W przypadku otrzymania skargi lub wniosku, do rozpatrzenia którego Minister Finansów nie jest właściwy, należy niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni, przekazać skargę lub wniosek właściwemu organowi, zawiadamiając o tym równocześnie skarżącego lub wnioskodawcę, albo wskazać mu właściwy organ.

4. Skargi nie można przekazać do załatwienia organowi niższego stopnia, jeżeli skarga zawiera zarzuty dotyczące działalności tego organu.

1. Za koordynowanie postępowania, związanego z rozpatrywaniem skarg i wniosków wpływających do Ministerstwa, odpowiada Biuro Kontroli Resortowej, które:

1) przyjmuje wpływające do Ministerstwa skargi i wnioski;

2) rejestruje je elektronicznie w centralnym rejestrze skarg i wniosków;

3) kieruje do załatwienia według właściwości do komórek organizacyjnych Ministerstwa lub innych organów;

4) przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków dotyczących działalności komórek organizacyjnych Ministerstwa;

5) monitoruje terminowość rozpatrywania skarg i wniosków.

2. Skargi i wnioski dotyczące jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Finansów, przyjmowane i rozpatrywane są przez właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa.

3. Członkowie Kierownictwa Ministerstwa, w zakresie powierzonych im obowiązków określonych zarządzeniem Ministra Finansów w sprawie podziału kompetencji w Kierownictwie Ministerstwa Finansów, przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków, po uprzednim ustaleniu przez właściwy sekretariat terminu spotkania.

1. Zadania Biura Kontroli Resortowej określone w § 4 ust. 1 pkt 4, wykonuje wyznaczony pracownik, który przyjmuje interesantów w poniedziałek, wtorek, czwartek i piątek w godzinach 8.15-16.15, w środę w godzinach 10.00-18.00, oraz pełni dyżur pod telefonem o numerze: 022 694-44-81.

2. Informacje, o których mowa w ust. 1, umieszcza się w widocznym miejscu w holu Ministerstwa oraz na stronie internetowej Ministerstwa.

3. W komórkach organizacyjnych Ministerstwa skargi i wnioski przyjmowane i rozpatrywane są przez pracowników wyznaczonych przez dyrektora departamentu/biura, których aktualny wykaz przekazywany jest do Biura Kontroli Resortowej.

1. Skargi i wnioski wpływające bezpośrednio do:

1) Kancelarii Głównej Ministerstwa - są przekazywane do Biura Kontroli Resortowej, które następnie przekazuje je właściwym merytorycznie komórkom organizacyjnym Ministerstwa lub właściwym organom,

2) właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej Ministerstwa - są rozpatrywane przez tę komórkę zgodnie z jej właściwością.

2. Skargi i wnioski, które wpłynęły bezpośrednio do komórki organizacyjnej niezgodnie z jej właściwością merytoryczną lub właściwością Ministerstwa przekazywane są przez tę komórkę do właściwej komórki organizacyjnej Ministerstwa lub właściwego organu.

3. W przypadkach, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 i ust. 2, skargi i wnioski rejestrowane są w systemie „Sekretariat". Wydruk z tego systemu potwierdzający rejestrację, wraz z kopią skargi lub wniosku, przekazywany jest niezwłocznie do Biura Kontroli Resortowej, w celu zarejestrowania skargi lub wniosku w centralnym rejestrze skarg i wniosków.

1. Komórki organizacyjne Ministerstwa są obowiązane do:

1) prowadzenia ewidencji przyjęć interesantów oraz ewidencji skarg i wniosków;

2) terminowego załatwiania skarg i wniosków;

3) bieżącego przekazywania do Biura Kontroli Resortowej kopii udzielonych odpowiedzi lub informacji o sposobie załatwienia skargi lub wniosku;

4) sporządzania i przekazywania do Biura Kontroli Resortowej półrocznych oraz rocznych sprawozdań z przyjęć interesantów oraz z rozpatrzonych skarg i wniosków, wraz z kopią ewidencji, o których mowa w pkt 1.

2. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa ponoszą odpowiedzialność za informacje przekazywane do Biura Kontroli Resortowej.

3. Wzory ewidencji, o których mowa w ust. 1 pkt 1, określają odpowiednio załączniki nr 1 i nr 2 do zarządzenia.

4. Wzór odpowiedzi na skargę lub wniosek kierowane do Ministerstwa określa załącznik nr 3 do zarządzenia.

5. Wzór sprawozdania, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, określa załącznik nr 4 do zarządzenia.

6. Informacje, o których mowa w ust. 1 pkt 4, należy przekazywać w terminie 2 miesięcy od momentu zakończenia okresu sprawozdawczego.

7. Ewidencje, o których mowa w ust. 1 pkt 1, są prowadzone niezależnie od rejestracji spraw w systemie „Sekretariat".

1. Skargi i wnioski oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty rejestruje się i przechowuje w poszczególnych komórkach organizacyjnych Ministerstwa, w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg i wniosków.

2. Skargi i wnioski archiwizuje się zgodnie z przepisami zawartymi w Instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w Ministerstwie.

Biuro Kontroli Resortowej:

1) sporządza, na podstawie sprawozdań przekazanych przez komórki organizacyjne Ministerstwa, roczne sprawozdanie z przyjęć interesantów oraz z rozpatrzonych skarg i wniosków, które przedkłada Ministrowi Finansów, za pośrednictwem Dyrektora Generalnego Ministerstwa;

2) informuje, w sytuacjach tego wymagających, Dyrektora Generalnego Ministerstwa o problemach wynikających z rozpatrywania w Ministerstwie skarg i wniosków;

3) może poddać kontroli terminowość rozpatrywania skarg i wniosków w komórkach organizacyjnych Ministerstwa.

1. Upoważnia się dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa do:

1) wyznaczenia pracowników komórek im podległych do przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków;

2) podpisywania odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące pracowników i zakresu działania komórki, którą kierują;

3) podpisywania pism przekazujących skargę lub wniosek do innych organów do załatwienia według właściwości.

2. Upoważnia się Dyrektora Generalnego Ministerstwa do podpisywania - odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące działalności dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa.

Traci moc zarządzenie nr 10 Ministra Finansów z dnia 21 marca 2007 r. w sprawie trybu postępowania ze skargami i wnioskami w Ministerstwie Finansów.

Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podpisania.

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2001 r. Nr 49, poz. 509, z 2002 r. Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 169, poz. 1387, z 2003 r. Nr 130, poz. 1188, Nr 170, poz. 1660, z 2004 r. Nr 162, poz. 1692 oraz z 2005 r. Nr 64, poz. 565, Nr 78, poz. 682 i Nr 181, poz. 1524.

Załączniki do zarządzenia Nr 21 Ministra Finansów
z dnia 27 listopada 2008 r. (poz. 95)

Załącznik nr 1

Załącznik nr 2

Załącznik nr 3

Załącznik nr 4