Dzienniki Urzędowe - rok 2015 poz. 17

Na podstawie art. 274 ust. 1 pkt 2 i art. 280 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego: wz. M.K. Ratajczak

¹⁾ Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego kieruje działem administracji rządowej – nauka i szkolnictwo wyższe na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 września 2014 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego (Dz. U. poz. 1259).

²⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz. 938 i 1646 oraz z 2014 r. poz. 379, 911, 1146, 1626 i 1877.

Załącznik do zarządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego
z dnia 16 marca 2015 r. (poz. 17)

REGULAMIN PRZEPROWADZANIA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO W MINISTERSTWIE NAUKI I SZKOLNICTWA WYŻSZEGO

§ 1. Podstawę przeprowadzania audytu wewnętrznego w Ministerstwie Nauki i Szkolnictwa Wyższego, zwanym dalej „Ministerstwem”, stanowią:

1) ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.);

2) rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010 r. w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 21, poz. 108);

3) komunikat Nr 2 Ministra Finansów z dnia 17 czerwca 2013 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF poz. 15).

§ 2. Celem przeprowadzania audytu wewnętrznego jest wspieranie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego, zwanego dalej „Ministrem”, w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej, czynności doradcze oraz dostarczenie racjonalnego zapewnienia, że mechanizmy zarządzania i kontroli w Ministerstwie funkcjonują prawidłowo.

§ 3. 1. Audytor wewnętrzny jest niezależny w wykonywaniu swoich zadań i podlega wyłącznie Ministrowi.

2. Audytor wewnętrzny w sprawach organizacyjnych podlega bezpośrednio Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa.

3. Audytor wewnętrzny realizując swoje zadania postępuje zgodnie z przepisami prawa oraz uznaną praktyką audytu wewnętrznego.

§ 4. Audytor wewnętrzny, w zakresie wykonywania swoich zadań, współpracuje z audytorami wewnętrznymi w działach administracji rządowej – nauka i szkolnictwo wyższe, zwanych dalej „działami”, oraz z kontrolerami Najwyższej Izby Kontroli i innymi podmiotami uprawnionymi do przeprowadzania kontroli w Ministerstwie.

§ 5. Obowiązkiem audytora wewnętrznego jest rzetelne, obiektywne i niezależne ustalanie stanu faktycznego w zakresie funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie i w działach, a także określanie i analiza przyczyn i skutków uchybień oraz przedstawianie zaleceń dotyczących usprawnienia badanego obszaru i usunięcia uchybień.

§ 6. 1. Audytor wewnętrzny ma prawo wglądu do wszelkich dokumentów oraz źródeł informacji związanych z funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz w działach, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

2. Audytor wewnętrzny ma prawo wstępu do pomieszczeń Ministerstwa, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

3. Audytor wewnętrzny ma prawo żądania od dyrektorów i pracowników komórki organizacyjnej, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, zwanej dalej „audytowaną komórką organizacyjną”, niezbędnych informacji, wyjaśnień i kopii dokumentów.

§ 7. Audytor wewnętrzny realizuje działania o charakterze:

1) zadań zapewniających;

2) czynności doradczych, w tym składania wniosków mających na celu usprawnienie funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz w działach;

3) czynności sprawdzających.

§ 8. Audyt wewnętrzny obejmuje badanie i ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej, a w szczególności:

1) przegląd ustanowionych mechanizmów kontroli zarządczej w działach oraz wiarygodności i rzetelności informacji operacyjnych, zarządczych i finansowych w Ministerstwie;

2) ocenę przestrzegania przepisów prawa oraz regulacji wewnętrznych w Ministerstwie;

3) ocenę zabezpieczenia mienia Ministerstwa;

4) ocenę efektywności i gospodarności wykorzystania zasobów Ministerstwa;

5) przegląd dokumentów programowych i planów w celu ustalenia zgodności funkcjonowania Ministerstwa z planowanymi celami i wynikami.

§ 9. 1. Audyt wewnętrzny może objąć swoim zakresem wszystkie obszary funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz w działach.

2. Zakres audytu wewnętrznego nie może być ograniczany. Audytor wewnętrzny niezwłocznie informuje Ministra lub Dyrektora Generalnego Ministerstwa o wszelkich próbach ograniczania zakresu audytu.

3. Audytor wewnętrzny dysponuje pełną swobodą w zakresie identyfikacji obszarów ryzyka.

§ 10. 1. Audyt wewnętrzny przeprowadza się na podstawie rocznego planu audytu wewnętrznego, który określa podstawowy zakres zadań audytowych w Ministerstwie.

2. Audytor wewnętrzny, w porozumieniu z Ministrem, do dnia 31 grudnia przygotowuje plan audytu wewnętrznego na rok następny.

3. Audytor wewnętrzny do dnia 31 stycznia sporządza sprawozdanie z wykonania planu audytu za rok poprzedni.

4. Audyt wewnętrzny przeprowadza się poza planem, o którym mowa w ust. 1, na wniosek Ministra albo z inicjatywy audytora wewnętrznego, po uzgodnieniu z Ministrem, w przypadku:

1) zmian organizacyjnych w Ministerstwie;

2) pojawienia się nowych lub istotnych zmian dotychczasowych czynników ryzyka;

3) innych szczególnie uzasadnionych przypadków.

5. Audytor wewnętrzny, w każdym czasie na wniosek Ministra, Dyrektora Generalnego Ministerstwa albo Ministra Finansów, przedstawia informacje o przeprowadzonych audytach wewnętrznych.

§ 11. 1. Audytor wewnętrzny sporządza sprawozdanie z przeprowadzonego audytu wewnętrznego, zwane dalej „sprawozdaniem”, w którym przedstawia w sposób jasny, rzetelny i zwięzły ustalenia i zalecenia poczynione w trakcie audytu wewnętrznego.

2. Audytor wewnętrzny przekazuje sprawozdanie dyrektorowi audytowanej komórki organizacyjnej.

3. Dyrektor audytowanej komórki organizacyjnej może zgłosić na piśmie, w terminie określonym przez audytora wewnętrznego, nie krótszym niż 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania sprawozdania, dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia dotyczące ustaleń stanu faktycznego, analizy przyczyn i skutków stwierdzonych uchybień oraz uwag i wniosków zawartych w sprawozdaniu.

4. Audytor wewnętrzny, po zapoznaniu się z wyjaśnieniami lub zastrzeżeniami dyrektora audytowanej komórki organizacyjnej, może zmienić lub uzupełnić treść sprawozdania.

5. W przypadku nieuwzględnienia w całości albo w części wyjaśnień lub zastrzeżeń do treści sprawozdania, audytor wewnętrzny przekazuje na piśmie swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem dyrektorowi audytowanej komórki organizacyjnej.

6. Audytor wewnętrzny przekazuje Ministrowi, Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa oraz dyrektorowi audytowanej komórki organizacyjnej po jednym egzemplarzu sprawozdania.

7. Dyrektor audytowanej komórki organizacyjnej oraz Dyrektor Generalny Ministerstwa, w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania sprawozdania, mogą przedstawić Ministrowi na piśmie swoje stanowisko wobec przedstawionego sprawozdania.

§ 12. 1. Audytor wewnętrzny, podczas dokonywania oceny działań audytowanych komórek organizacyjnych podjętych w celu realizacji zaleceń, może przeprowadzić czynności sprawdzające.

2. Ustalenia poczynione w trakcie czynności sprawdzających oraz ich ocenę audytor wewnętrzny zamieszcza w notatce informacyjnej, którą przekazuje Ministrowi i dyrektorowi audytowanej komórki organizacyjnej.

§ 13. 1. Audytor wewnętrzny wykonuje czynności doradcze w ramach planu audytu, na wniosek Ministra albo z własnej inicjatywy, w zakresie uzgodnionym z Ministrem.

2. Audytor wewnętrzny, w ramach czynności doradczych, może z własnej inicjatywy przedstawić Ministrowi, Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa i dyrektorowi audytowanej komórki organizacyjnej opinie i wnioski mające na celu usprawnienie funkcjonowania Ministerstwa lub danej komórki organizacyjnej.

3. Z przeprowadzonych czynności doradczych audytor wewnętrzny sporządza informację w formie notatki, którą pozostawia w aktach audytu wewnętrznego albo sprawozdania, które przekazuje Ministrowi, Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa i dyrektorowi audytowanej komórki.

§ 14. 1. Działalność komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie koordynuje wyznaczony przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa kierownik komórki audytu wewnętrznego.

2. Kierownik komórki audytu wewnętrznego reprezentuje komórkę audytu wewnętrznego wobec pracowników Ministerstwa.

3. Kierownik komórki audytu wewnętrznego jest odpowiedzialny za:

1) koordynację i nadzór nad rzetelnym i profesjonalnym wykonywaniem zadań audytowych przewidzianych w planie audytu, jak również zadań realizowanych poza planem;

2) koordynację działalności komórki audytu wewnętrznego, zgodnie ze Standardami audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych, określonymi w komunikacie Nr 2 Ministra Finansów z dnia 17 czerwca 2013 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF poz. 15) i uznaną praktyką audytu wewnętrznego;

3) koordynację opracowania, na podstawie wyników analizy ryzyka, długoterminowego (strategicznego) planu audytu wewnętrznego obejmującego wszystkie obszary działania Ministerstwa oraz rocznych (operacyjnych) planów audytu.

4. Kierownik komórki audytu wewnętrznego jest niezależny w zakresie planowania pracy komórki, przeprowadzania audytu wewnętrznego i składania sprawozdań z realizowanych zadań i czynności audytowych.

§ 15. Komórka audytu wewnętrznego zapewnia obsługę organizacyjną Komitetu Audytu dla działów administracji rządowej – nauka i szkolnictwo wyższe w Ministerstwie Nauki i Szkolnictwa Wyższego, powołanego zarządzeniem nr 7/2010 w sprawie powołania Komitetu Audytu dla działów administracji rządowej – nauka i szkolnictwo wyższe (Dz. Urz. MNiSW Nr 2, poz. 23, z 2010 r. Nr 4, poz. 71 oraz z 2012 r. poz. 24) oraz prowadzi inne działania mające na celu wspieranie jego prac.