Dzienniki Urzędowe - rok 2007 nr 2 poz. 8

W związku z § 2 i § 7 ust. 2 pkt 7 regulaminu organizacyjnego Głównego Urzędu Miar stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 14 Prezesa Głównego Urzędu Miar z dnia 18 listopada 2005 r w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Głównemu Urzędowi Miar (Dz. Urz. GUM Nr 5, poz. 20 z późn. zm.), zarządza się co następuje:

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. Decyzja określa:

1) zasady postępowania w sprawach interesantów Głównego Urzędu Miar, zwanego dalej „Urzędem”, załatwianych pisemnie;

2) zasady postępowania w sprawach interesantów Urzędu załatwianych przez nich osobiście;

3) zasady postępowania w sprawach interesantów Urzędu załatwianych telefonicznie.

§ 2. W celu zapewnienia sprawnego, obiektywnego i rzetelnego załatwiania spraw oraz w trosce o przejrzystość relacji pomiędzy pracownikami Urzędu a obywatelami ustanawia się poniższe zasady postępowania w Urzędzie.

§ 3. Do postępowania w sprawie interesantów będących stroną postępowania administracyjnego lub reprezentujących stronę postępowania administracyjnego mają zastosowanie przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, a poniższe regulacje nie stoją z nimi w sprzeczności.

§ 4. Do postępowania w sprawie interesantów, których z Urzędem łączy stosunek cywilno-prawny, w sprawach, w których nie są stroną postępowania administracyjnego, mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego oraz regulacje zawarte w obowiązującym systemie zarządzania, a poniższe regulacje nie stoją z nimi w sprzeczności.

Rozdział 2

Sprawy załatwiane pisemnie

§ 5. 1. Wszystkie pisma, które wpływają do Urzędu za pośrednictwem Poczty Polskiej S.A. lub innego podmiotu wykonującego usługi pocztowe muszą mieć zachowane koperty albo inne dokumenty poświadczające datę nadania.

2. W przypadku, gdy data nadania jest nieczytelna, a pismo dotyczy:

1) zmiany warunków umowy cywilnoprawnej;

2) postępowania administracyjnego, w tym w szczególności:

a) złożenia podania wszczynającego postępowanie,

b) uzupełnienia dokumentów,

c) złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy,

d) wznowienia postępowania,

e) stwierdzenia nieważności,

– Kancelaria jest zobowiązana bezzwłocznie ustalić tę datę.

§ 6. 1. Wszystkie pisma i przyrządy pomiarowe składane osobiście przyjmowane są wyłącznie w Punkcie Obsługi Klienta.

2. Przyjęcie pisma i przyrządu pomiarowego przez innego pracownika Urzędu niż pracownik Punktu Obsługi Klienta jest dopuszczalne jedynie w sytuacji, gdy pracownik i jego bezpośredni przełożony wyrazi zgodę na przyjęcie interesanta i, gdy obecność interesanta jest niezbędna do wyjaśnienia sprawy.

§ 7. 1. Wszystkie pisma przesłane drogą elektroniczną są sprawdzane pod względem posiadania podpisu elektronicznego.

2. W przypadku pism dotyczących postępowania administracyjnego nieopatrzonych podpisem elektronicznym, nadawcy pisma są przez adresata pisma bezzwłocznie informowani drogą elektroniczną o tym braku.

3. Przekazanie informacji, o której mowa w ust. 2, nie zwalnia pracowników Urzędu z wezwania, na podstawie § 64 Kpa, do uzupełnienia podpisu, o którym mowa w art. 63 § 3a Kpa.

Rozdział 3

Przyjmowanie interesantów

§ 8. 1. Przyjmowanie interesantów przez pracowników Urzędu jest możliwe w sytuacji, gdy danej kwestii nie można załatwić w drodze pisemnej lub telefonicznie.

2. Spotkanie odbywa się po wcześniejszym telefonicznym uzgodnieniu terminu z właściwym merytorycznie pracownikiem oraz ustaleniu kwestii, które będą omawiane.

3. Pracownik ma obowiązek poinformować Punkt Obsługi Klienta o spotkaniach przewidzianych na dany dzień, z podaniem nazwisk osób przychodzących oraz przybliżonej godziny spotkania.

4. Pracownik zobowiązany jest osobiście odebrać osoby przychodzące.

§ 9. Przed rozpoczęciem spotkania pracownik prosi interesanta o:

1) potwierdzenie tożsamości w drodze okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu ze zdjęciem;

2) w przypadku pełnomocnika strony – o przedstawienie pełnomocnictwa oraz dowodu osobistego lub innego dokumentu ze zdjęciem;

3) wpisanie się na listę prowadzoną przez recepcję;

4) wpisanie się na listę prowadzoną we właściwym sekretariacie komórki organizacyjnej Urzędu, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej decyzji.

§ 10. Spotkania z interesantami odbywają się w obecności co najmniej dwóch pracowników Urzędu.

§ 11. 1. Ze spotkania sporządza się notatkę, której wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszej decyzji, określającą:

1) datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia spotkania;

2) osoby uczestniczące w spotkaniu;

3) tematykę spotkania i jego przebieg.

2. Notatka jest podpisywana przez pracowników Urzędu uczestniczących w spotkaniu.

§ 12. Sporządzenie notatki, o której mowa w § 11 nie wyczerpuje obowiązku sporządzania protokołu podpisywanego przez stronę w przypadkach, o których mowa w Kpa.

§ 13. Notatki ze spotkań oraz protokoły są dołączane do akt sprawy.

Rozdział 4

Przeprowadzanie rozmów telefonicznych

§ 14. Przeprowadzając rozmowę telefoniczną pracownik Urzędu ma obowiązek przedstawić się imieniem i nazwiskiem oraz określić komórkę organizacyjną Urzędu, której jest pracownikiem.

§ 15. 1. Z rozmów telefonicznych z osobami:

1) będącymi stroną postępowania administracyjnego;

2) reprezentującymi stronę postępowania administracyjnego;

3) reprezentujących stronę umowy cywilnej zawartej przez Urząd;

– sporządza się notatki.

2. W notatce, której wzór stanowi załącznik nr 3 do decyzji, określa się:

1) datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia rozmowy;

2) tematykę i przebieg rozmowy.

3. Notatka jest sporządzana i podpisywana przez pracownika Urzędu przeprowadzającego rozmowę telefoniczną i dołącza się ją do akt sprawy.

Rozdział 5

Przepisy końcowe

§ 16. Decyzja wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Prezes Głównego Urzędu Miar: J. M. Popowska

Załączniki do Decyzji nr 2
Prezesa Głównego Urzędu Miar z dnia 12 kwietnia 2007 r

Załącznik nr 1

Załącznik nr 2

Załącznik nr 3