Dzienniki Urzędowe - rok 2016 poz. 32

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446) zarządza się, co następuje:

1) tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej innej niż dokumenty elektroniczne;

2) sposób postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności przez jednostki organizacyjne podległe Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowane.

2. Przepisy zarządzenia nie stosują się do Archiwum Służby Kontrwywiadu Wojskowego i Archiwum Służby Wywiadu Wojskowego.

1) archiwum – Centralne Archiwum Wojskowe i archiwa podległe dyrektorowi Centralnego Archiwum Wojskowego, o którym mowa w zarządzeniu wydanym na podstawie art. 29 ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

2) ekspertyza archiwalna – czynności mające na celu ocenę dokumentacji i ustalenie jej ostatecznej kwalifikacji archiwalnej. Ekspertyzę archiwalną przeprowadzają pracownicy archiwum, a jej wyniki dokumentowane są w protokole zatwierdzonym przez dyrektora Centralnego Archiwum Wojskowego;

3) kwalifikacja archiwalna – przyporządkowanie dokumentacji do kategorii archiwalnej i oznaczenie jej odpowiednim symbolem zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt jednostki organizacyjnej lub kwalifikatorem dokumentacji;

4) skład chronologiczny – uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją, utworzony w jednostce organizacyjnej, w której wprowadzono ten system;

5) ustawa – ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „Bc” można prowadzić bezpośrednio po utracie jej znaczenia dla jednostki organizacyjnej.

3. Brakowaniu nie podlega dokumentacja niearchiwalna niezbędna do prac bieżących w jednostce organizacyjnej, zwłaszcza niezbędna do celów kontrolnych i dowodowych.

1) powołanie komisji brakowania przez kierownika jednostki organizacyjnej lub kierownika komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej;

2) wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej, dla której upłynął okres przechowywania;

3) przeprowadzenie oceny dokumentacji niearchiwalnej;

4) sporządzenie protokołu brakowania i spisu dokumentacji niearchiwalnej odrębnie dla dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „B”, „BE” i „Bc”;

5) wystąpienie z wnioskiem o wydanie zezwolenia na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej;

6) fizyczne zniszczenie dokumentacji.

2. Protokół brakowania i spis dokumentacji niearchiwalnej sporządza się w dwóch egzemplarzach, według wzoru określonego odpowiednio w załącznikach Nr 1 i Nr 2 do zarządzenia.

3. Czynności brakowania dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „BE” poprzedza ekspertyza archiwalna.

4. Czynności brakowania dokumentacji niearchiwalnej innej niż określonej w ust. 3 mogą być poprzedzone ekspertyzą archiwalną.

2. Zezwolenia na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w archiwum wyodrębnionym, o którym mowa w zarządzeniu wydanym na podstawie art. 29 ust. 3 ustawy, udziela dyrektor Centralnego Archiwum Wojskowego.

2. Zezwolenie sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden jest przeznaczony dla jednostki organizacyjnej prowadzącej brakowanie, a drugi dla archiwum.

3. Ewidencję wydanych zezwoleń prowadzi archiwum według wzoru określonego w załączniku Nr 4 do zarządzenia.

2. Wyłączeniu z zezwolenia może podlegać dokumentacja, wobec której nastąpiła zmiana kwalifikacji archiwalnej albo której kwalifikacja archiwalna dokumentacji budzi wątpliwości.

2. Informację o zniszczeniu dokumentacji zamieszcza się w odpowiednich urządzeniach ewidencyjnych.

1) zamknąć lub zakończyć prowadzone sprawy;

2) wykonać spisy dokumentacji zgromadzonej w jednostce;

3) przekazać dokumentację lub zakończyć brakowanie dokumentacji.

2. Zamknięcie prowadzonych spraw polega na zakończeniu czynności związanych z prowadzeniem sprawy i jej opisaniu w sposób umożliwiający dalsze jej prowadzenie przez inną jednostkę organizacyjną.

3. Zakończenie prowadzonych spraw polega na ostatecznym ich skompletowaniu i opisaniu dokumentacji tych spraw w celu jej archiwizacji.

1) podstawach prawnych trwałego zaprzestania działalności przez jednostkę organizacyjną;

2) dacie trwałego zaprzestania działalności przez jednostkę organizacyjną;

3) normatywach kancelaryjnych, w szczególności jednolitych rzeczowych wykazach akt, z podaniem okresów ich obowiązywania, protokołach ekspertyz archiwalnych oraz innych przepisach stanowiących podstawę kwalifikacji dokumentacji.

2. Dyrektor archiwum określa termin nadesłania spisów, o których mowa w § 12 ust. 1 pkt 2, oraz określa ostateczny termin przekazania materiałów archiwalnych.

2. Dyrektor archiwum określa zakres i termin ekspertyzy archiwalnej.

1) dokumentację osobową – do archiwum, o którym mowa w zarządzeniu wydanym na podstawie art. 29 ust. 3 ustawy;

2) dokumentację spraw niezakończonych i dokumentację niezbędną do prowadzenia działalności w zakresie przejętych kompetencji i zadań – do jednostki organizacyjnej przejmującej te zadania i kompetencje;

3) pozostałą dokumentację – do jednostki organizacyjnej lub organu, o których mowa w zarządzeniu wydanym na podstawie art. 29 ust. 3 ustawy, wskazanych w rozkazie (decyzji) o zaprzestaniu działalności.

2. Wykazy dokumentacji, o której mowa w ust. 1, podlegają uzgodnieniu z dyrektorem archiwum, a następnie akceptacji ze strony kierownika jednostki organizacyjnej nadrzędnej w stosunku do jednostki organizacyjnej, która zaprzestaje działalności.

1) wykaz dokumentów znajdujących się w teczce;

2) dokumenty organizacyjne – zarządzenia i decyzje organizacyjne Ministra Obrony Narodowej oraz rozkazy organizacyjne dowódców (szefów, komendantów, dyrektorów, kierowników) jednostek organizacyjnych poszczególnych szczebli dowodzenia Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej oraz osób funkcyjnych, którym są podporządkowane jednostki organizacyjne podległe Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowane;

3) plany, wytyczne, harmonogramy określające w sposób szczegółowy przedsięwzięcia w zakresie rozformowania;

4) meldunki z realizacji zadań ujętych w rozkazach organizacyjnych;

5) spisy akt przekazanych do archiwum i protokoły lub wykazy dokumentacji niearchiwalnej przekazanej do innych jednostek organizacyjnych;

6) protokoły brakowania i zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej przeprowadzonego w związku z zaprzestaniem działalności przez jednostkę organizacyjną.

2. Za przekazanie teczki likwidacyjnej do archiwum odpowiada kierownik jednostki organizacyjnej nadrzędnej w stosunku do jednostki organizacyjnej, która trwale zaprzestaje działalności.

3. Dokumentację niearchiwalną dotyczącą zaprzestania działalności, inną niż wymienioną w § 18, przekazuje się do jednostki organizacyjnej, o której mowa w § 16 ust. 1 pkt 2 lub pkt 3.

2. Sposób i tryb brakowania dokumentacji, o której mowa w ust. 1, określają odrębne przepisy.

Minister Obrony Narodowej: A. Macierewicz

1) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz. 628, i z 2014 r. poz. 1055 oraz z 2015 r. poz.1322.

2) Niniejsze zarządzenie było poprzedzone zarządzeniem nr 42/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 19 grudnia 2013 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. z 2013 poz. 368), które utraciło moc z dniem 1 listopada 2015 r. na podstawie art. 1 pkt 2 lit. d ustawy z dnia 20 marca 2015 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. poz. 566)

Załączniki do zarządzenia Nr 9/MON
Ministra Obrony Narodowej
z dnia 17 marca 2016 r. (poz. 32)

Załącznik Nr 1

WZÓR – PROTOKÓŁ BRAKOWANIA DOKUMENTCAJI NIEARCHIWALNEJ

Załącznik Nr 2

WZÓR – SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ

Załącznik Nr 3

WZÓR – ZEZWOLENIE NA ZNISZCZENIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ

Załącznik Nr 4

WZÓR – REJESTR ZEZWOLEŃ NA ZNISZCZENIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ