Dzienniki Urzędowe - rok 2016 poz. 8

Na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 11 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o Państwowej Straży Pożarnej (Dz.U. z 2016 r. poz. 603) postanawia się, co następuje:

1) zasady postępowania przy podróżach służbowych poza granicami kraju Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej, zwanego dalej „Komendantem Głównym”, i jego zastępców oraz osób delegowanych przez Komendanta Głównego;

2) zasady postępowania przy przyjmowaniu przez Komendanta Głównego delegacji zagranicznych.

2. BWM zapewnia koordynację i monitorowanie współpracy międzynarodowej prowadzonej przez jednostki organizacyjne Państwowej Straży Pożarnej, zwanej dalej „PSP”, oraz zapewnia określone środki finansowe na delegowanie przedstawicieli reprezentujących Komendanta Głównego poza granicę Polski, jak również przyjmowanie delegacji zagranicznych Komendanta Głównego w kraju.

3. Kierownicy komórek organizacyjnych Komendy Głównej PSP, zwanej dalej „KG PSP”, oraz jednostek organizacyjnych PSP są odpowiedzialni za nadzór nad merytorycznym przygotowaniem podległych im pracowników lub funkcjonariuszy do udziału w zagranicznej podróży służbowej, przyjęciu delegacji zagranicznych i przedstawieniem wymaganej sprawozdawczości oraz rozliczenia finansowego.

4. Obsługę finansową służbowych wyjazdów zagranicznych oraz przyjmowania delegacji zagranicznych prowadzi Biuro Finansów KG PSP.

2. BWM w terminie do 31 stycznia każdego roku, w ramach przyznanego limitu środków finansowych, opracowuje i przedkłada Komendantowi Głównemu do zatwierdzenia roczny plan służbowych wyjazdów zagranicznych z uwzględnieniem kwoty środków na wyjazdy nieprzewidziane na etapie konstruowania tego planu. Po jego podpisaniu przez Komendanta Głównego, dyrektor BWM przekazuje jego kopię do wiadomości kierownikom komórek organizacyjnych KG PSP oraz innym zainteresowanym jednostkom organizacyjnym PSP.

2. W przypadku organizowania wyjazdu nieujętego w zatwierdzonym przez Komendanta Głównego rocznym planie służbowych wyjazdów zagranicznych, kierownicy komórek organizacyjnych KG PSP lub jednostek organizacyjnych PSP, za pośrednictwem dyrektora BWM, nie później niż na 14 dni przed planowanym wyjazdem, występują do Komendanta Głównego o zgodę na służbowy wyjazd zagraniczny, określając cel i przewidywane efekty wyjazdu, załączając kopie zaproszenia, programu pobytu i innych posiadanych dokumentów. Wyjazd będzie realizowany po analizie dostępności środków finansowych.

3. W przypadku zaakceptowania służbowego wyjazdu zagranicznego, o którym mowa w ust. 2, kierownicy komórek organizacyjnych KG PSP lub jednostek organizacyjnych PSP niezwłocznie dostarczają do BWM wypełniony załącznik do wniosku o delegowanie na służbowy wyjazd zagraniczny wraz z pozostałymi dokumentami, o których mowa w ust. 1.

4. Podstawą do przygotowania wniosku o delegowanie na służbowy wyjazd zagraniczny oraz rozpoczęcia organizacji wyjazdu jest przekazanie do BWM kompletu otrzymanych dokumentów dotyczących wyjazdu wymienionych w ust. 1 i 2.

5. Wniosek o delegowanie na służbowy wyjazd zagraniczny przygotowuje i przedkłada do zatwierdzenia Komendantowi Głównemu dyrektor BWM, jego wzór określa załącznik nr 2 do decyzji.

6. W przypadku wyjazdów grupowych, kierownik komórki organizacyjnej KG PSP lub jednostki organizacyjnej PSP, właściwej merytorycznie dla danego wyjazdu, wyznacza kierownika delegacji. Kierownik delegacji lub inny wyznaczony przez niego uczestnik wyjazdu jest uprawniony do pobrania z kasy KG PSP i rozliczenia zaliczki środków finansowych z tytułu należności przysługujących wszystkim delegowanym w związku z poleceniem wyjazdu zagranicznego (w tym również delegacji krajowej), pod warunkiem przedłożenia właściwie sporządzonych przez pozostałych uczestników upoważnień do pobrania przez niego należnych na służbowy wyjazd zagraniczny środków finansowych. Przedmiotowe upoważnienia kierownik delegacji przedkłada najpóźniej w dniu pobrania zaliczki środków finansowych na służbowy wyjazd zagraniczny.

1) w terminie 14 dni od dnia powrotu z delegacji zagranicznej rozliczyć się z otrzymanych na ten cel środków finansowych, zgodnie z postanowieniami obowiązującej decyzji Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej w sprawie wprowadzenia „Instrukcji obiegu dokumentów księgowych (dowodów księgowych) w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej”. Służbowe wyjazdy zagraniczne osób delegowanych na służbowy wyjazd zagraniczny, których część odbywa się na terenie kraju, rozliczane są łącznie jako podróż zagraniczna;

2) w szczególnych przypadkach, na wniosek dyrektora BWM lub kierownika innej właściwej merytorycznie komórki KG PSP lub jednostki organizacyjnej PSP, w indywidualnie uzgodnionym terminie, nie dłuższym niż 14 dni kalendarzowych od dnia powrotu ze służbowego wyjazdu zagranicznego, przedstawić skrócone sprawozdanie zawierające najważniejsze informacje ze spotkania oraz wnioski. Wzór skróconego sprawozdania ze służbowego wyjazdu zagranicznego określa załącznik nr 3 do decyzji. Skrócone sprawozdanie należy również przesłać w wersji elektronicznej do BWM (na adres:bwm@kgpsp.gov.pl). Sytuacja taka dotyczy:

a) prac na forum organizacji międzynarodowych oraz innych istotnych spotkań, z których bezzwłoczne przekazanie informacji będzie przydatne dla BWM, jednostek organizacyjnych PSP lub instytucji współpracujących z KG PSP,

b) wyjazdów zagranicznych o charakterze kurtuazyjnym;

3) w terminie 14 dni od dnia powrotu z delegacji zagranicznej, w której bierze udział przedstawiciel PSP, z wykluczeniem sytuacji, o której mowa w pkt 3, przedłożyć Komendantowi Głównemu do akceptacji, za pośrednictwem dyrektora BWM, pisemne sprawozdanie z przebiegu służbowego wyjazdu zagranicznego, którego wzór określa załącznik nr 4 do decyzji.

4) w przypadku akcji ratowniczych i humanitarnych, w których biorą udział grupy ratownicze, forma sprawozdania będzie każdorazowo ustalana przez dyrektora Krajowego Centrum Koordynacji Ratownictwa i Ochrony Ludności (np. raport) lub jeżeli nie wyznaczy innej formy będzie stosowany wzór sprawozdania ze służbowego wyjazdu zagranicznego, określony w załączniku nr 4 do decyzji. Kopia sprawozdania zostaje przekazana do wiadomości BWM.

2. Sprawozdanie ze służbowego wyjazdu zagranicznego, przed przekazaniem do akceptacji Komendantowi Głównemu, powinno zostać wstępnie zatwierdzone przez kierownika komórki organizacyjnej KG PSP lub jednostki organizacyjnej PSP, w której osoba delegowana jest zatrudniona.

3. W przypadku, gdy w służbowym wyjeździe zagranicznym biorą udział pracownicy lub funkcjonariusze więcej niż jednej komórki organizacyjnej KG PSP lub/i jednostki organizacyjnej PSP lub delegowana jest więcej niż jedna osoba (nawet w przypadku wystawienia kilku wniosków o delegowanie na służbowy wyjazd zagraniczny), wyznaczony kierownik delegacji składa jedno wspólne sprawozdanie. Sprawozdanie to powinno być przekazane przez uczestników wyjazdu do zapoznania kierownikom wszystkich komórek organizacyjnych KG PSP lub/i jednostek organizacyjnych PSP właściwych dla delegowanych osób. Podpis na przedstawianym do BWM sprawozdaniu składa kierownik delegacji lub osoba sporządzająca sprawozdanie oraz jej przełożony.

4. Komendant Główny PSP oraz jego zastępcy nie składają sprawozdania ze służbowego wyjazdu zagranicznego.

5. Odpowiedzialność służbową za rzetelne i zgodne ze stanem faktycznym sporządzenie sprawozdania o którym mowa w ust. 1 pkt 3 i 4 i przekazanie go do BWM ponosi kierownik delegacji lub osoba przez niego wyznaczona do sporządzenia sprawozdania.

6. W przypadku niezłożenia sprawozdania w wyznaczonym terminie, kierownik delegacji lub osoba przez niego wyznaczona jest zobowiązana do sporządzenia wyjaśnienia dotyczącego powstałej sytuacji, które przedkłada Komendantowi Głównemu.

7. Sprawozdanie ze służbowego wyjazdu zagranicznego, w terminie 14 dni od otrzymania wersji zatwierdzonej przez Komendanta Głównego, jest zamieszczane przez BWM w intranecie KG PSP w zakładce „Sprawozdania – Sprawozdania z delegacji służbowych”. Odpowiedzialność za zamieszczenie, zgodnie z Algorytmem akceptacji sprawozdań z zagranicznych podróży służbowych oraz przyjęć zagranicznych delegacji ponosi Naczelnik Wydziału BWM, nadzorującego pracę sekretariatu.

8. Nadzór nad realizacją wniosków, zawartych w sprawozdaniach ze służbowych wyjazdów zagranicznych, sprawuje wskazany przez Komendanta Głównego kierownik właściwej komórki organizacyjnej KG PSP lub jednostki organizacyjnej PSP lub inny funkcjonariusz / pracownik PSP.

9. Wyznaczony radca/doradca Komendanta Głównego PSP, po konsultacjach ze wskazanymi kierownikami komórek organizacyjnych KG PSP lub jednostek organizacyjnych PSP, jest zobowiązany w czwartym kwartale każdego roku kalendarzowego do przedstawienia Komendantowi Głównemu raportu z nadzoru nad realizacją wniosków, o których mowa w ust. 8.

10. W odniesieniu do wybranych, strategicznych, istotnych z perspektywy rozwoju PSP, wniosków ze służbowego wyjazdu zagranicznego, które wymagają dodatkowych konsultacji merytorycznych, dyrektor BWM, może wystąpić do kierownika właściwej komórki organizacyjnej KG PSP o zajęcie stanowiska w sprawie wybranych wniosków. Wzór opinii dot. wniosków ze sprawozdania określa załącznik nr 5 do decyzji.

11. W przypadku, o którym mowa w ust. 9, prace nad realizacją strategicznych wniosków zawartych w sprawozdaniach ze służbowych wyjazdów zagranicznych, prowadzą wspólnie: zaproponowana przez BWM i zaakceptowana przez Komendanta Głównego wiodąca komórka organizacyjna KG PSP i wskazane przez Komendanta Głównego inne komórki organizacyjne KG PSP lub jednostki organizacyjne PSP, których udział w pracach jest istotny dla realizacji wniosku.

2. BWM w terminie do 31 stycznia każdego roku, w ramach przyznanego limitu środków finansowych, opracowuje i przedkłada Komendantowi Głównemu do zatwierdzenia roczny plan przyjęć delegacji zagranicznych, z uwzględnieniem kwoty środków na przyjęcia nieprzewidziane na etapie konstruowania tego planu.

2. W przypadku organizowania przyjęcia delegacji zagranicznej nieuwzględnionej w planie rocznym przyjęć delegacji zagranicznych, kierownicy komórek organizacyjnych KG PSP, za pośrednictwem dyrektora BWM, nie później niż na 14 dni przed przewidywanym terminem przybycia delegacji zagranicznej, występują do Komendanta Głównego o zgodę na przyjęcie delegacji, określając cel przyjęcia delegacji i przewidziane efekty, załączając program wizyty, szacunkowe koszty i kandydaturę opiekuna delegacji.

3. W przypadku zaakceptowania przez Komendanta Głównego przyjęcia delegacji zagranicznej spoza planu rocznego, kierownicy komórek organizacyjnych KG PSP niezwłocznie dostarczają do BWM wypełniony załącznik do wniosku o przyznanie środków finansowych na przyjęcie delegacji zagranicznej, o której mowa w ust. 1.

4. Podstawą dokonywania wydatków na przyjęcie delegacji zagranicznej jest sporządzony przez BWM i zatwierdzony przez Komendanta Głównego wniosek o przyznanie środków finansowych na przyjęcie delegacji zagranicznej zawierający wykaz planowanych na ten cel wydatków. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 7 do decyzji.

2. Opiekun delegacji zagranicznej jest upoważniony do pobierania i rozliczania środków finansowych, niezbędnych do realizacji czynności przewidzianych w planach przyjęcia delegacji zagranicznej, do wysokości kwoty wynikającej z wniosków o przyznanie środków finansowych na przyjęcie delegacji zagranicznej i na zasadach określonych w Instrukcji, o której mowa w § 5 ust. 1 pkt 1.

3. Do obowiązków opiekuna delegacji zagranicznej należy:

1) rozliczenie się w Biurze Finansów KG PSP z pobranych w formie zaliczki środków finansowych w terminie 14 dni od dnia zakończenia przyjęcia delegacji zagranicznej na zasadach określonych w Instrukcji, o której mowa w § 5 ust. 1 pkt 1;

2) w szczególnych przypadkach, na wniosek dyrektora BWM lub kierownika innej właściwej merytorycznie komórki KG PSP lub jednostki organizacyjnej PSP, w indywidualnie uzgodnionym terminie, nie dłuższym niż 14 dni kalendarzowych od dnia zakończenia wizyty, przedstawić skrócone sprawozdanie zawierające najważniejsze informacje ze spotkania oraz wnioski. Skrócone sprawozdanie należy również przesłać w wersji elektronicznej do BWM (na adres: bwm@kgpsp.gov.pl). Wzór skróconego sprawozdania określa załącznik nr 3 do decyzji;

3) sporządzenie i przedłożenie do akceptacji Komendantowi Głównemu, za pośrednictwem dyrektora BWM, z zastrzeżeniem wynikającym z pkt 2, pisemnego sprawozdania z przyjęcia delegacji zagranicznej w terminie 14 dni od dnia zakończenia wizyty. Wzór sprawozdania z przyjęcia delegacji zagranicznej określa załącznik nr 8 do decyzji. Sprawozdanie z przyjęcia delegacji zagranicznej powinno być zatwierdzone przez kierownika komórki organizacyjnej PSP, którego pracownikiem lub funkcjonariuszem jest opiekun delegacji zagranicznej. W przypadku udziału w posiedzeniach rad i komisji międzyrządowych oraz działających w ich ramach komisji i grup roboczych podpisany protokół z posiedzenia będzie traktowany jako sprawozdanie z przyjęcia delegacji zagranicznej. Wzór sprawozdania z przyjęcia delegacji zagranicznej w ramach ćwiczeń ratowniczych określa dyrektor Krajowego Centrum Koordynacji Ratownictwa i Ochrony Ludności KG PSP. Kopia sprawozdania zostaje przekazana do BWM;

4) nadzór nad prawidłowym wystawieniem faktur, związanych z przyjęciem delegacji zagranicznych;

5) przekazanie do BWM w możliwie najkrótszym czasie umożliwiającym terminowe dokonanie płatności, prawidłowo opisanych faktur związanych z przyjęciem delegacji zagranicznej w celu weryfikacji poniesionych wydatków, prawidłowego ostemplowania faktur oraz wykonania kopii na potrzeby rozliczenia;

6) przedłożenie do akceptacji Komendanta Głównego, za pośrednictwem dyrektora BWM, uzasadnienia przekroczenia wysokości środków przyznanych na przyjęcie delegacji zagranicznej, w przypadku ich zaistnienia.

4. Sprawozdanie z przyjęcia delegacji zagranicznej, w terminie 14 dni od otrzymania wersji zatwierdzonej przez Komendanta Głównego, jest zamieszczane przez BWM w intranecie KG PSP w zakładce „Sprawozdania – Przyjęcia delegacji i wizyty w KG PSP”. Odpowiedzialność za ich zamieszczenie, zgodnie z Algorytmem akceptacji sprawozdań z zagranicznych podróży służbowych oraz przyjęć zagranicznych delegacji ponosi Naczelnik Wydziału BWM, nadzorującego pracę sekretariatu.

5. Odpowiedzialność służbową za rzetelne i zgodne ze stanem faktycznym sporządzenie sprawozdania o którym mowa w ust. 4 pkt 2 i 3 oraz przekazanie go do BWM ponosi opiekun delegacji zagranicznej lub osoba przez niego wyznaczona do sporządzenia sprawozdania.

6. W przypadku niezłożenia sprawozdania w wyznaczonym terminie, opiekun delegacji zagranicznej lub osoba przez niego wyznaczona, jest zobowiązana do sporządzenia wyjaśnienia dotyczącego powstałej sytuacji, które drogą służbową przedkłada Komendantowi Głównemu.

7. Nadzór nad realizacją wniosków, zawartych w sprawozdaniu z przyjęcia delegacji zagranicznej / wizyty zagranicznej, sprawuje wskazany przez Komendanta Głównego kierownik właściwej komórki organizacyjnej KG PSP, który współpracuje z właściwym radcą/doradcą Komendanta Głównego PSP.

8. Wyznaczony radca/doradca Komendanta Głównego PSP, po konsultacjach ze wskazanymi kierownikami komórek organizacyjnych KG PSP lub jednostek organizacyjnych PSP, jest zobowiązany w czwartym kwartale każdego roku kalendarzowego do przedstawienia Komendantowi Głównemu raportu z nadzoru nad realizacją wniosków.

9. W odniesieniu do wybranych, strategicznych, istotnych z perspektywy rozwoju PSP, wniosków z przyjmowania delegacji zagranicznych lub wizyt zagranicznych, które wymagają dodatkowych konsultacji merytorycznych, dyrektor BWM może wystąpić do kierownika właściwej komórki organizacyjnej KG PSP o zajęcie stanowiska w sprawie wybranych wniosków. Wzór opinii dot. wniosków ze sprawozdania określa załącznik nr 5 do decyzji.

10. W przypadku, o którym mowa w ust. 10, prace nad realizacją strategicznych wniosków zawartych w sprawozdaniach z przyjęcia delegacji zagranicznej i wizyty zagranicznej prowadzą wspólnie: zaproponowana przez BWM i zaakceptowana przez Komendanta Głównego wiodąca komórka organizacyjna KG PSP i wskazane przez Komendanta Głównego inne komórki organizacyjne KG PSP lub jednostki organizacyjne PSP, których udział w pracach jest istotny dla realizacji wniosku.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, opiekun delegacji zagranicznej lub osoba przez niego wyznaczona, w terminie 14 dni od zakończenia przyjęcia delegacji sporządza sprawozdanie z wizyty, którego wzór określa załącznik nr 9 i przedkłada je dyrektorowi BWM celem uzyskania akceptacji Komendanta Głównego.

3. Sprawozdanie z wizyty zagranicznej, w terminie 14 dni od otrzymania wersji zatwierdzonej przez Komendanta Głównego, jest zamieszczane przez BWM w intranecie KG PSP w zakładce „Sprawozdania – Przyjęcia delegacji i wizyty w KG PSP”. Odpowiedzialność za zamieszczenie, zgodnie z Algorytmem akceptacji sprawozdań z zagranicznych podróży służbowych oraz przyjęć zagranicznych delegacji ponosi Naczelnik właściwego Wydziału BWM.

2. Rozliczenie, o którym mowa w ust. 1, zatwierdzone przez Komendanta Głównego, przekazywane jest niezwłocznie do Biura Finansów KG PSP. Wzór rozliczenia z przyjęcia delegacji zagranicznej określa załącznik nr 10 do decyzji.

2. Osoba delegowana na służbowy wyjazd zagraniczny do krajów innych niż wymienione w ust. 1, zostanie ubezpieczona w ramach budżetu KG PSP od następstw nieszczęśliwych wypadków oraz kosztów leczenia. Osoba delegowana na służbowy wyjazd zagraniczny zobowiązana jest do wpłaty podatku z tytułu ubezpieczenia NNW. W przypadku pracowników cywilnych naliczane są również składki na ubezpieczenie społeczne.

3. Ubezpieczenie, o którym mowa w ust. 2, dokonywane jest przez Biuro Logistyki KG PSP, na podstawie zaakceptowanego przez Komendanta Głównego wniosku o delegowanie na służbowy wyjazd zagraniczny.

Załącznik Nr 1 do Decyzji Nr 38
Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 14 czerwca 2016 r.

WZÓR – ZAŁĄCZNIK DO WNIOSKU O DELEGOWANIE NA SŁUŻBOWY WYJAZD ZAGRANICZNY

Załącznik Nr 2 do Decyzji Nr 38
Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 14 czerwca 2016 r.

WZÓR – WNIOSEK O DELEGOWANIE NA SŁUŻBOWY WYJAZD ZAGRANICZNY

Załącznik Nr 3 do Decyzji Nr 38
Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 14 czerwca 2016 r.

WZÓR – SKRÓCONE SPRAWOZDANIE ZE SŁUŻBOWEGO WYJAZDU ZAGRANICZNEGO/SKRÓCONE SPRAWOZDANIE Z PRZYJĘCIA DELEGACJI ZAGRANICZNEJ

Załącznik Nr 4 do Decyzji Nr 38
Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 14 czerwca 2016 r.

WZÓR – SPRAWOZDANIE ZE SŁUŻBOWEGO WYJAZDU ZAGRANICZNEGO

Załącznik Nr 5 do Decyzji Nr 38
Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 14 czerwca 2016 r.

WZÓR – OPINIA DOTYCZĄCA WNIOSKÓW ZE SPRAWOZDANIA

Załącznik Nr 6 do Decyzji Nr 38
Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 14 czerwca 2016 r.

WZÓR – ZAŁĄCZNIK DO WNIOSKU O PRZYZNANIE ŚRODKÓW FINANSOWYCH NA PRZYJĘCIE DELEGACJI ZAGRANICZNEJ

Załącznik Nr 7 do Decyzji Nr 38
Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 14 czerwca 2016 r.

WZÓR – WNIOSEK O PRZYZNANIE ŚRODKÓW FINANSOWYCH NA PRZYJĘCIE DELEGACJI ZAGRANICZNEJ

Załącznik Nr 8 do Decyzji Nr 38
Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 14 czerwca 2016 r.

WZÓR – SPRAWOZDANIE Z PRZYJĘCIA DELEGACJI ZAGRANICZNEJ

Załącznik Nr 9 do Decyzji Nr 38
Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 14 czerwca 2016 r.

WZÓR – SPRAWOZDANIE Z WIZYTY ZAGRANICZNEJ W KG PSP

Załącznik Nr 10 do Decyzji Nr 38
Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 14 czerwca 2016 r.

WZÓR – ROZLICZENIE Z PRZYJĘCIA DELEGACJI ZAGRANICZNEJ