Dzienniki Urzędowe - rok 2007 nr 13 poz. 104

W celu właściwego unormowania problematyki notatników służbowych w służbie prewencyjnej, określającej zasady ewidencjonowania, wypełniania oraz przechowywania tych notatników postanawia się, co następuje:

Wytyczne określają:

1) szczegółowy tryb wydania lub zwrotu notatników służbowych;

2) osoby prowadzące notatniki służbowe;

3) sposób dokumentowania czynności służbowych;

4) sposób przechowywania notatników służbowych.

1. Wydanie lub zwrot notatnika podlega rejestracji w ewidencji notatników służbowych.

2. Strona tytułowa notatnika zawiera:

1) kolejny numer rejestru;

2) stempel nagłówkowy jednostki lub komórki organizacyjnej Policji;

3) datę rozpoczęcia oraz zakończenia notatnika;

4) stopień, imię i nazwisko oraz numer identyfikacyjny policjanta, któremu notatnik przydzielono;

5) czytelny podpis lub imienną pieczątkę i parafę przełożonego.

Notatnik służbowy zobowiązani są prowadzić:

1) policjanci pełniący służbę patrolową (w tym policjanci komórek ruchu drogowego pełniący służbę zewnętrzną), interwencyjną, obchodową, konwojową i ochronną z wyjątkiem policjantów pełniących służbę na stanowiskach, gdzie przebieg służby rejestruje się w odrębnej dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami;

2) inni policjanci na podstawie odrębnych przepisów oraz wskazani decyzjami komendantów wojewódzkich / Stołecznego, powiatowych (rejonowych, miejskich) Policji na obszarze swojego działania.

1. W notatniku służbowym policjant dokumentuje czynności służbowe, zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz inne, niezbędne informacje, dotyczące przebiegu służby.

2. Zapisy w notatniku służbowym dotyczą:

1) odprawy do służby, a w szczególności powinny zawierać:

a) datę i godziny pełnienia służby,

b) rodzaj służby (patrol pieszy, konwój, obchód rejonu itp.),

c) rejon pełnienia służby (trasa patrolowa),

d) czas rozpoczęcia i zakończenia odprawy,

e) stopień, imię i nazwisko oraz podpis osoby przeprowadzającej odprawę,

f) skład patrolu (ze wskazaniem dowódcy) oraz kryptonim radiowy,

g) czas i miejsce przerwy w służbie,

h) przekazane w trakcie odprawy zadania doraźne o ile nie znajdują się one w cedule patrolowej;

2) wykonywanych czynności służbowych, a w szczególności:

a) legitymowania osób, ze wskazaniem podstawy faktycznej,

b) podjętych interwencji i sposobu ich załatwienia,

c) czynności związanych z użyciem środków przymusu bezpośredniego,

d) czynności związanych z użyciem broni palnej,

e) czynności związanych z ujawnionym wykroczeniem,

f) informacji dotyczących przypadku opuszczenia rejonu służbowego,

g) kontroli drogowej,

h) zatrzymania osób, dokumentów, pojazdów, rzeczy w toku wykonywanych czynności służbowych,

i) doprowadzenia oraz wykonanych konwojów,

j) użycia sygnałów pojazdu uprzywilejowanego,

k) czynności na miejscu zdarzeń,

I) kontroli osobistej, przeglądania zawartości bagaży i sprawdzania ładunków w portach i na dworcach oraz w środkach transportu lądowego, powietrznego i wodnego,

m) udzielenia pomocy lub asysty;

3) podsumowania czynności wykonanych w czasie służby, potwierdzonych podpisem upoważnionej osoby.

3. W przypadku, kiedy policjant nie korzysta z ceduły patrolowej, dopuszcza się prowadzenie przyjętego przez kierownika jednostki Policji załącznika do notatnika służbowego, zawierającego zadania stałe, doraźne oraz inne informacje przydatne w trakcie pełnienia służby.

4. Wpisy dotyczące poszczególnych czynności powinny być krótkie, rzeczowe, i zawierać dane niezbędne do opracowania innej dokumentacji, a w szczególności:

1) czasu przyjęcia zgłoszenia, miejsca oraz czasu rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych czynności;

2) zastosowania środków oddziaływania wychowawczego oraz poinformowania osoby, wobec której podjęto czynność o prawie złożenia zażalenia do właściwego miejscowo prokuratora na sposób przeprowadzania czynności określonych w odrębnych przepisach.

5. Zapisy powinny być czytelne, dokonywane w trakcie lub bezpośrednio po zakończeniu czynności służbowej.

6. W patrolach dwu– lub wieloosobowych oraz w służbie obchodowej dzielnicowych, dopuszcza się prowadzenie szczegółowego zapisu przebiegu podejmowanych czynności przez policjanta, który wykonywał czynność. Pozostali policjanci dokonują zapisu w sposób skrócony, wskazując jedynie miejsce, czas i rodzaj czynności.

1. Policjant w notatniku służbowym wpisy, o których mowa w § 3, uzupełnia o informacje dotyczące w szczególności:

1) w przypadku dokonywania kontroli drogowej:

a) danych osobowych kierującego pojazdem, a w uzasadnionych przypadkach innego uczestnika ruchu,

b) marki i numeru rejestracyjnego pojazdu,

c) rodzaju, serii i numeru zatrzymanego dokumentu oraz numeru wydanego pokwitowania;

2) czynności wykonywanych na miejscu wypadku lub kolizji drogowej z uwzględnieniem:

a) czasu, miejsca i okoliczności zdarzenia,

b) informacji o podmiotach ubezpieczeniowych, w tym o numerze polisy,

c) danych świadków,

d) informacji o sporządzeniu dokumentacji zdarzenia (szkice, protokoły, notatki urzędowe, itp.);

3) informacji dotyczących badania w celu stwierdzenia obecności w organizmie alkoholu lub podobnie działającego środka z podaniem: wyniku badania, numeru protokołu, ewentualnie numeru ampułki itp.;

4) spostrzeżeń i wniosków, w tym zgłoszonych przez uczestników ruchu, odnoszących się w szczególności do zagrożeń, utrudnień, nieprawidłowości w oznakowaniu;

5) innych wydarzeń, zmian w czasie i miejscu służby, ręcznym kierowaniu ruchem, doraźnych poleceń przełożonych lub dyżurnego jednostki Policji, a także czasu i miejsca udzielania pomocy uczestnikom ruchu.

2. W przypadku dokumentowania interwencji należy dokładnie określić:

1) rodzaj interwencji (własna lub zlecona) i jej charakter (np.: „domowa, w miejscu publicznym”);

2) dane osoby zgłaszającej;

3) przyczynę, interwencji, jej przebieg, wykonane czynności oraz dane personalne uczestników i świadków, jak również sposób zakończenia;

4) dane personalne policjantów, strażników miejskich lub innych osób udzielających wsparcia podczas interwencji (stopień, nazwisko i imię. oraz jednostkę.);

5) dane przedstawicieli służb miejskich, drogowych itp.

3. Nakładając grzywnę, w drodze mandatu karnego należy obowiązkowo odnotować rodzaj mandatu (gotówkowy, kredytowany, zaoczny), jego wysokość, serie, i numer, za jakie wykroczenie został nałożony oraz fakt odmowy przyjęcia mandatu.

1. W celu uproszczenia procedury dokonywania wpisów dopuszcza się stosowanie następujących symboli literowych:

1) O – obchód;

2) PP – patrol pieszy;

3) PZ – patrol z wykorzystaniem środka transportu;

4) PK – patrol konny;

5) PR – patrol rowerowy;

6) PM – patrol mieszany (w nawiasie skrót formacji np. SM, ŻW itp.)

7) K – konwój;

8) SO – służba ochronna;

9) A – udzielona asysta, pomoc;

10) L – osoba legitymowana;

11) Z – osoba zatrzymana;

12) ZN – osoba zatrzymana nieletnia;

13) ZP – osoba zatrzymana poszukiwana;

14) ZW – osoba doprowadzona w celu wytrzeźwienia;

15) P – zastosowany środek oddziaływania pozakarnego na podstawie art. 41 k.w. (pouczenie);

16) MKK – nałożenie grzywny w drodze mandatu karnego kredytowanego;

17) MKG – nałożenie grzywny w drodze mandatu karnego gotówkowego;

18) MKZ – nałożenie grzywny w drodze mandatu karnego zaocznego;

19) WSG – skierowanie wniosku o ukaranie do sądu;

20) KD – kontrola drogowa;

21) KO – kontrola osobista;

22) KB – kontrola bagażu;

23) KMZ – kontrola miejsca zagrożonego;

24) KZO – kontrola zabezpieczenia obiektu;

25) IW – interwencja własna;

a) IWP – interwencja własna w miejscu publicznym;

b) IWD – interwencja własna domowa;

26) IZ – interwencja zlecona;

a) IZP – interwencja zlecona w miejscu publicznym;

b) IZD – interwencja zlecona domowa;

27) ZPR – zabezpieczenie prewencyjne (imprezy masowe, zgromadzenia itp.);

28) ZMZ – zabezpieczenie miejsca zdarzenia;

29) KD – wykonywanie czynności na miejscu kolizji drogowej;

30) WD – wykonywanie czynności na miejscu wypadku drogowego;

31) ŚPB – użycie środków przymusu bezpośredniego;

32) BP – użycie broni palnej;

33) SPU – użycie sygnałów pojazdu uprzywilejowanego;

34) UP – poinformowanie osoby, wobec której podjęto czynność o prawie złożenia zażalenia do właściwego miejscowo prokuratora na sposób przeprowadzania czynności określonych w innych przepisach.

2. Symbole literowe umieszcza się na marginesie notatnika przy oznaczonej czynności.

3. W przypadku powtarzania się czynności wprowadza się oznaczenia cyfrowe w postaci cyfr arabskich przy oznaczeniach literowych określających daną czynność, np. L1, L2, L3 itd.

1. Rejestr notatników służbowych powinien zawierać:

1) imię, nazwisko policjanta oraz kolejny numer notatnika;

2) datę wydania oraz datę zdania notatnika służbowego;

3) datę przekazania notatnika zakończonego do archiwizacji;

4) czytelny podpis osoby przyjmującej notatnik na swój stan.

2. Policjant po zakończeniu służby i dokonanej ocenie realizacji zadań, przechowuje notatnik służbowy w miejscu wyznaczonym przez przełożonego.

3. Zakończony notatnik służbowy powinien być niezwłocznie zdany osobie prowadzącej rejestr i zarchiwizowany zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

Policjant prowadzi tylko jeden notatnik służbowy.

W notatniku służbowym zabrania się wyrywania stron i zacierania zapisów.

Wytyczne wchodzą w życie z dniem 1 lipca 2007 r.