Dzienniki Urzędowe - rok 2016 poz. 41

Na podstawie art. 7 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2015 r. poz. 335, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

1) materiały archiwalne – dokumentację, o której mowa w art. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446 oraz z 2016 r. poz. 352);

2) dokumentacja niearchiwalna – dokumentację niestanowiącą materiałów archiwalnych, zakwalifikowaną do kategorii archiwalnej „B” oznaczonej symbolem „B”, „BE” lub „BC”, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt Policji, stanowiącym załącznik do zarządzenia nr 93 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 grudnia 2007 r. w sprawie jednolitego rzeczowego wykazu akt Policji (Dz. Urz. Min. Spraw Wew. i Ad. z 2008 r. poz. 1, z późn. zm.²⁾);

3) jednostka organizacyjna Policji – Komendę Główną Policji, Centralne Biuro Śledcze Policji, komendę wojewódzką (Stołeczną) Policji, komendę powiatową (miejską, rejonową) Policji, komisariat Policji, komisariat specjalistyczny Policji, Wyższą Szkołę Policji w Szczytnie, szkołę policyjną, Centralne Laboratorium Kryminalistyczne Policji, oddział prewencji Policji, samodzielny pododdział prewencji Policji, samodzielny pododdział antyterrorystyczny Policji oraz ośrodek szkolenia Policji;

4) komórka organizacyjna – wyodrębniona część jednostki organizacyjnej Policji.

2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na wydzieleniu dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia, przeprowadzeniu oceny przydatności dokumentacji do celów praktycznych lub ekspertyzy archiwalnej oraz na fizycznym zniszczeniu tej dokumentacji.

3. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej symbolem „B” lub „BE” dokonuje się nie wcześniej niż po dniu 1 stycznia roku następującego po roku, w którym upływa okres jej przechowywania.

4. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej należy prowadzić systematycznie.

2. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w ust. 1, dokonuje komisja w składzie co najmniej trzech osób, powoływana przez kierownika jednostki organizacyjnej Policji lub osobę przez niego upoważnioną. W skład komisji wchodzą przedstawiciele archiwum, składnicy akt Policji, wytwórców akt lub ich następców prawnych.

3. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej symbolem „BE” komisja, o której mowa w ust. 2, przeprowadza ekspertyzę archiwalną. Ekspertyza archiwalna może być przeprowadzona w przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej symbolem „B”.

4. W przypadku brakowania dokumentacji niejawnej, wszyscy członkowie komisji oraz osoby uprawnione do zatwierdzania protokołów, muszą posiadać aktualne uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli równej lub wyższej od najwyższej klauzuli tajności dokumentów podlegających brakowaniu oraz aktualne zaświadczenia o odbyciu szkolenia z zakresu ochrony informacji niejawnych.

1) wydzielenie dokumentacji, dla której upłynął okres przechowywania, wskazany w jednolitym rzeczowym wykazie akt Policji;

2) sporządzenie wykazu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia;

3) przekazanie kierownikowi komórki lub jednostki organizacyjnej Policji, której dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu lub jego następcy prawnemu wykazu, o którym mowa w pkt 2, w celu dokonania oceny przydatności do celów praktycznych dokumentacji przeznaczonej do brakowania oraz zgłoszenia w formie pisemnej uwag i wniosków dotyczących brakowania tej dokumentacji;

4) fizyczne zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej;

5) sporządzenie protokołu zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej;

6) naniesienie zmian w ewidencji archiwalnej wynikających z protokołu brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej symbolem „B” lub „BE”.

2. Do zadań komisji, o której mowa w § 4 ust. 2, należy:

1) sporządzenie protokołu ekspertyzy archiwalnej, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia, w przypadkach określonych w § 4 ust. 3;

2) sporządzenie protokołu brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej symbolem „B” lub „BE”, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia, zawierającego wykaz dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania wraz z oceną tej dokumentacji;

3) przekazanie protokołu brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej symbolem „B” lub „BE” do zatwierdzenia, zgodnie z właściwością wskazaną w § 6.

3. Protokół ekspertyzy archiwalnej stosuje się również w sytuacji nadzwyczajnej, w szczególności w razie pożaru lub powodzi.

1) dla Głównego Archiwum Policji – Komendant Główny Policji lub osoba pisemnie przez niego upoważniona;

2) dla archiwów komend wojewódzkich (Stołecznej) Policji, składnic akt Policji podległych komendom wojewódzkim (Stołecznej) Policji – komendant wojewódzki (Stołeczny) Policji lub osoba pisemnie przez niego upoważniona;

3) dla archiwum Wyższej Szkoły Policji w Szczytnie – Komendant-Rektor Wyższej Szkoły Policji w Szczytnie lub osoba pisemnie przez niego upoważniona;

4) dla archiwów szkół policyjnych – komendant szkoły policyjnej lub osoba pisemnie przez niego upoważniona.

2. Zatwierdzenie protokołu brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej symbolem „B” lub „BE” oznacza zgodę na fizyczne zniszczenie tej dokumentacji.

2. Fizyczne zniszczenie dokumentacji, o której mowa w ust. 1, wykonuje się w urządzeniu technicznym, w sposób uniemożliwiający odtworzenie lub odczytanie treści dokumentu.

3. Pracownicy archiwów i składnic akt Policji zapewniają stały nadzór nad procesem niszczenia dokumentacji niearchiwalnej do czasu jego zakończenia. Zabronione jest pozostawianie dokumentacji niearchiwalnej bez nadzoru.

4. Fizyczne zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej symbolem „B” lub „BE” może być dokonane w podmiocie zewnętrznym, z zachowaniem warunków, o których mowa w ust. 2 i 3.

5. Pomoc techniczną, w tym transport, załadunek i wyładunek dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia, zapewniają komórki organizacyjne właściwe do spraw logistyki.

6. Konwojowanie transportu dokumentacji niejawnej do miejsca niszczenia oraz ochronę podczas procesu niszczenia, organizuje się zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie nadawania, przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne (Dz. U. Nr 271, poz. 1603).

7. Po zakończeniu procesu niszczenia dokumentacji niearchiwalnej komisja, o której mowa w ust. 1, sporządza protokół zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do zarządzenia.

2. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w ust. 1, dokonuje komisja powołana przez kierownika komórki organizacyjnej lub jednostki organizacyjnej Policji, który zatwierdza protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej symbolem „BC” przeznaczonej do zniszczenia, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do zarządzenia.

3. Zgodę na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej symbolem „BC” wydaje kierownik komórki organizacyjnej lub jednostki organizacyjnej Policji, w strukturach której znajduje się archiwum lub składnica akt Policji lub osoba upoważniona przez tego kierownika po uprzedniej kontroli brakowanej dokumentacji przez pracownika archiwum lub składnicy akt Policji. W przypadku brakowania dokumentów oznaczonych klauzulą tajności podlegają one również ocenie kierownika kancelarii tajnej lub pracownika innej niż kancelaria tajna komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za przetwarzanie informacji niejawnych, wyznaczonego przez jego przełożonego.

4. Zatwierdzania protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej symbolem „BC” przeznaczonej do zniszczenia i wydawania zgody na zniszczenie dokumentacji nie może dokonywać ta sama osoba.

5. Fizyczne zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej symbolem „BC” wykonuje się w komórce będącej dysponentem dokumentów w urządzeniu technicznym, w sposób uniemożliwiający odtworzenie lub odczytanie treści dokumentu.

6. Przedstawiciele komisji, o której mowa w ust. 2, lub inni pracownicy wyznaczeni przez kierownika komórki organizacyjnej lub jednostki organizacyjnej Policji zapewniają stały nadzór nad procesem niszczenia dokumentacji do czasu jego zakończenia. Zabronione jest pozostawianie dokumentacji bez nadzoru.

7. Fizyczne zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej symbolem „BC” może być dokonane w podmiocie zewnętrznym z zachowaniem warunków, o których mowa w ust. 5 i 6.

8. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej symbolem „BC” przeznaczonej do zniszczenia sporządza się w 2 egzemplarzach. Egzemplarz nr 1 przechowuje się wraz ze spisami zawartości teczek lub przeglądami akt w komórce organizacyjnej lub jednostce organizacyjnej, o której mowa w ust. 1. Egzemplarz nr 2 przechowuje archiwum lub składnica akt Policji.

9. Zniszczenie dokumentów podlega potwierdzeniu w protokole zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej, którego wzór stanowi załącznik nr 4. Potwierdzenia zniszczenia dokumentów dokonują osoby, o których mowa w ust. 6. Protokoły zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej sporządza się w 2 egzemplarzach i dołącza odpowiednio do protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej symbolem „BC” przeznaczonej do zniszczenia.

10. W przypadku brakowania dokumentacji niejawnej, stosuje się wymogi określone w § 4 ust. 4.

1) w § 1 w ust. 1 uchyla się pkt 5;

2) uchyla się rozdział 6;

3) uchyla się załącznik nr 9 i 11.

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2015 r. poz. 529, 1045, 1066, 1217, 1268, 1890, 2023 i 2281 oraz z 2016 r. poz. 147, 437, 669, 862, 904 i 960.

²⁾ Zmiany wymienionego zarządzenia zostały ogłoszone w Dz. Urz. Min. Spraw Wew. z 2012 r. poz. 58 oraz z 2015 r. poz. 12.

Załączniki do zarządzenia nr 8 Komendanta Głównego Policji
z dnia 14 lipca 2016 r.

Załącznik nr 1

WZÓR - WYKAZ DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ PRZEZNACZONEJ DO BRAKOWANIA

Załącznik nr 2

WZÓR – PROTOKÓŁ EKSPERTYZY ARCHIWALNEJ

Załącznik nr 3

WZÓR - PROTOKÓŁ BRAKOWANIA DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ KATEGORII „B” OZNACZONEJ SYMBOLEM „B” lub „BE”

Załącznik nr 4

WZÓR – PROTOKÓŁ ZNISZCZENIA DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ

Załącznik nr 5

WZÓR – PROTOKÓŁ OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ KATEGORII „B” OZNACZONEJ SYMBOLEM „BC” PRZEZNACZONEJ DO ZNISZCZENIA