Dzienniki Urzędowe - rok 2016 poz. 17

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2012 r. poz. 392 oraz z 2015 r. poz. 1064) w związku z § 3 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. poz. 46) zarządza się, co następuje:

1) przyjmuje oraz rejestruje petycje, skargi i wnioski;

2) obsługuje skrzynkę poczty elektronicznej: petycje.skargi.wnioski@msz.gov.pl;

3) przyjmuje interesantów zgłaszających się w sprawach skarg i wniosków do Ministerstwa;

4) kieruje przyjęte petycje, skargi i wnioski do załatwienia zgodnie z właściwością do komórek organizacyjnych Ministerstwa, placówek zagranicznych lub innych organów administracji rządowej i samorządowej oraz organizacji i instytucji społecznych w związku z wykonywanymi przez nie zadaniami zleconymi z zakresu administracji publicznej;

5) prowadzi centralny rejestr petycji, skarg i wniosków wpływających do Ministerstwa;

6) przechowuje oryginały petycji, skarg i wniosków wpływających do Ministerstwa oraz kopie udzielonych odpowiedzi.

2. Pozostawia się bez rozpatrzenia skargi, wnioski lub petycje kierowane do Ministerstwa i placówek zagranicznych:

1) składane w imieniu innej osoby bez jej pisemnej zgody;

2) adresowane do innego organu, przesłane do wiadomości Ministerstwa;

3) sformułowane jedynie w języku obcym;

4) cofnięte na wyraźną prośbę wnoszącego;

5) zawierające wyrażenia powszechnie uznawane za wulgarne lub obraźliwe.

1) podpisywania korespondencji w zakresie petycji, skarg i wniosków kierowanej do dyrektorów i pracowników komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz kierowników i pracowników placówek zagranicznych oraz instytucji zewnętrznych;

2) występowania do dyrektorów i pracowników komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz kierowników i pracowników placówek zagranicznych o udzielanie informacji, wyjaśnień oraz przekazywanie materiałów dotyczących załatwiania petycji, skarg i wniosków.

1) skarg dotyczących działalności organów państw obcych;

2) spraw dotyczących stosunku pracy, w których stosuje się przepisy ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. o służbie zagranicznej (Dz. U. poz. 1403, z późn. zm²⁾), ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2014 r. poz. 1111, z późn. zm.³⁾) oraz przepisy z zakresu prawa pracy.

2. Informacja o dniach i godzinach przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków jest umieszczona w widocznej formie w miejscach dostępnych dla interesantów zarówno w siedzibie Ministerstwa, jak i placówek zagranicznych oraz na stronach internetowych Ministerstwa i placówek zagranicznych.

1) poniedziałek – w godzinach od 16:00 do 18:00;

2) wtorek, środę i czwartek – w godzinach od 14:00 do 16:00

– po uprzednim umówieniu terminu drogą telefoniczną lub przy pomocy adresu poczty elektronicznej: petycje.skargi.wnioski@msz.gov.pl.

2. Wyznaczony przez Ministra Spraw Zagranicznych sekretarz lub podsekretarz stanu lub zastępujący ich w przypadku nieobecności członek kierownictwa przyjmuje w imieniu Ministra Spraw Zagranicznych interesantów w sprawach skarg i wniosków w poniedziałki, gdy są to dni robocze, w godzinach od 15:30 do 16:30.

3. Podanie o osobiste spotkanie z członkiem kierownictwa Ministerstwa musi być uzasadnione i dotyczyć spraw, które nie mogą być rozpatrzone zgodnie z zasadami wymienionymi w § 11 ust. 1. Termin spotkania z członkiem kierownictwa jest uzgadniany z sekretariatem właściwego członka kierownictwa.

2. Petycje, skargi i wnioski wpływające pocztą elektroniczną bezpośrednio do komórek organizacyjnych Ministerstwa przekazuje się niezwłocznie na adres poczty elektronicznej: petycje.skargi.wnioski@msz.gov.pl.

3. Placówka zagraniczna po otrzymaniu z Ministerstwa petycji, skargi lub wniosku, który nie został zarejestrowany w centralnym rejestrze petycji, skarg i wniosków, o którym mowa w § 19, zobowiązana jest zawiadomić o tym fakcie pracownika, o którym mowa w § 2.

1) dyrektor komórki organizacyjnej – skargi dotyczące pracowników danej komórki organizacyjnej oraz petycje, skargi i wnioski dotyczące zadań komórki;

2) kierownik placówki zagranicznej – skargi dotyczące pracowników danej placówki zagranicznej oraz petycje, skargi i wnioski dotyczące zadań placówki z wyłączeniem zadań określonych w ustawie z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne (Dz. U. poz. 1274);

3) kierownik właściwego terytorialnie przedstawicielstwa dyplomatycznego - skargi dotyczące konsulów honorowych, a w sprawach dotyczących wykonywania czynności konsularnych przez konsula honorowego, właściwy konsul Rzeczypospolitej Polskiej;

4) kierownik urzędu konsularnego – skargi dotyczące pracowników danego urzędu konsularnego oraz petycje, skargi i wnioski dotyczące zadań urzędu;

5) dyrektor właściwej komórki organizacyjnej nadzorującej placówkę zagraniczną – skargi dotyczące kierownika placówki zagranicznej;

6) dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach konsularnych lub w sprawach współpracy z Polonią – skargi dotyczące konsulów Rzeczypospolitej Polskiej;

7) konsul Rzeczypospolitej Polskiej – skargi na personel lub działalność podmiotu zewnętrznego w zakresie przyjmowania wniosków wizowych w ramach nadzoru nad realizacją zawartej umowy;

8) dyrektor generalny służby zagranicznej – skargi dotyczące dyrektorów komórek organizacyjnych oraz petycje, skargi i wnioski dotyczące funkcjonowania Ministerstwa.

2. Osoby wymienione w ust. 1 pkt 1-8 są uprawnione do podpisywania zawiadomień o sposobie załatwienia petycji, skarg i wniosków kierowanych do skarżących lub wnioskodawców oraz odpowiadają za prawidłowość i terminowość załatwiania petycji, skarg i wniosków.

3. Załatwianie skarg dotyczących sekretarzy i podsekretarzy stanu, dyrektora generalnego służby zagranicznej, członków Gabinetu Politycznego, Dyrektora Politycznego, Rzecznika Prasowego MSZ oraz osób pełniących funkcję pełnomocnika lub specjalnego wysłannika Ministra Spraw Zagranicznych należy do kompetencji Ministra Spraw Zagranicznych.

2. Komórka organizacyjna właściwa do załatwienia petycji jest odpowiedzialna za umieszczenie odwzorowania cyfrowego petycji na stronie internetowej urzędu, a także za aktualizację danych dotyczących przebiegu postępowania, w szczególności dotyczących zasięganych opinii, przewidywanego terminu oraz sposobu załatwienia petycji, w uzgodnieniu z pracownikiem o którym mowa w § 2.

3. Podmiot rozpatrujący petycję umieszcza na stronie internetowej urzędu informację o podmiocie wnoszącym petycje jedynie w wypadku pisemnego wyrażenia zgody przez podmiot wnoszący petycję na opublikowanie jego danych osobowych.

2. Wzór rejestru jest określony w załączniku nr 2 do zarządzenia.

2. Wzór rejestru jest określony w załączniku nr 3 do zarządzenia.

1) rejestr, o którym mowa w § 19 ust. 1, w terminie wskazanym przez osobę, o której mowa w § 2;

2) sprawozdanie roczne, w terminie do dnia 15 lutego roku następnego, składające się z:

a) zestawienia sposobu załatwiania petycji, skarg i wniosków; wzoru zestawienia jest określony w załączniku nr 4 do zarządzenia,

b) rejestru, o którym mowa w § 19 ust. 1, obejmującego okres 1 stycznia – 31 grudnia danego roku,

c) propozycji działań w kierunku zmniejszenia liczby skarg.

2. Dyrektor generalny służby zagranicznej przedkłada sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, do wiadomości Ministrowi Spraw Zagranicznych do dnia 31 marca każdego roku.

3. Komórka właściwa w sprawach koordynacji załatwienia skarg i wniosków opracowuje i umieszcza na stronie internetowej urzędu zbiorczą informację o petycjach rozpatrzonych w roku poprzednim zgodnie z terminem określonym w ustawie z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach ( Dz. U. poz. 1195).

2. Czynności z zakresu bieżącego nadzoru nad prawidłowością przyjmowania i rozpatrywania petycji, skarg i wniosków wpływających do Ministerstwa należą do kompetencji dyrektora generalnego służby zagranicznej.

Minister Spraw Zagranicznych: Witold Waszczykowski

¹⁾ Minister Spraw Zagranicznych kieruje działami administracji rządowej – sprawy zagraniczne i członkostwo w Unii Europejskiej, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 17 listopada 2015 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. poz. 1899 oraz z 2016 r. poz. 131).

²⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2004 r. poz. 2703, z 2006 r. poz. 1217, 1218, i 1600, z 2008 r. poz. 1505, z 2009 r. poz. 1277, z 2015 r. poz. 1220 i 1274 oraz z 2016 r. poz. 34.

³⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2014 r. poz. 1199, z 2015 r. poz. 211, 1220 i 1269 oraz z 2016 r. poz. 34.

Załączniki do zarządzenia nr 13 Ministra Spraw Zagranicznych
z dnia 19 kwietnia 2016 r.

Załącznik nr 1

WZÓR – PROTOKÓŁ PRZYJĘCIA SKARGI/WNIOSKU

Załącznik nr 2

CENTRALNY REJESTR PETYCJI, SKARG I WNIOSKÓW

Załącznik nr 3

REJESTR PETYCJI, SKARG I WNIOSKÓW PLACÓWKI ZAGRANICZNEJ

Załącznik nr 4