Dzienniki Urzędowe - rok 2017 poz. 50

Na podstawie art. 34 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2012 r. poz. 392 oraz z 2015 r. poz. 1064) zarządza się, co następuje:

2. Przepisów zarządzenia nie stosuje się w przypadku, gdy tryb i zasady udzielania lub zatwierdzania rozliczenia dotacji celowych określają odrębne przepisy, umowa międzynarodowa lub porozumienie o współpracy zawarte przez Ministra z jednostką sektora finansów publicznych, będącą państwową osobą prawną.

3. Do udzielania pomocy humanitarnej na podstawie art. 11a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2016 r. poz. 1817 i 1948 oraz z 2017 r. poz. 60 i 573), zwanej dalej „ustawą o działalności pożytku publicznego”, oraz na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 16 września z 2011 r. o współpracy rozwojowej (Dz. U. z 2016 poz. 1392 i 2260) nie stosuje się przepisów zarządzenia dotyczących przeprowadzenia konkursu, komisji konkursowej oraz zasad opiniowania i wyboru ofert.

1) komisji – rozumie się przez to komisję konkursową, o której mowa w art. 15 ust. 2a ustawy o działalności pożytku publicznego;

2) Ministerstwie – rozumie się przez to Ministerstwo Spraw Zagranicznych;

3) konkursie – rozumie się przez to otwarty konkurs ofert, o którym mowa w art. 11 ust. 2 ustawy o działalności pożytku publicznego;

4) właściwym członku kierownictwa – rozumie się przez to odpowiednio Ministra, sekretarza stanu albo podsekretarza stanu w Ministerstwie nadzorującego komórkę organizacyjną Ministerstwa występującą z wnioskiem o przeprowadzenie konkursu oraz nadzorującego przebieg konkursu;

5) właściwej komórce organizacyjnej – rozumie się przez to właściwą merytorycznie komórkę organizacyjną Ministerstwa, której dyrektor występuje do właściwego członka kierownictwa z wnioskiem o przeprowadzenie konkursu;

6) oferencie – rozumie się przez to podmiot, którzy złożył ofertę;

7) ofercie – rozumie się przez to ofertę realizacji zadania publicznego, o której mowa w art. 14 ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego;

8) zleceniobiorcy – rozumie się przez to podmiot, z którym została zawarta umowa dotacji celowej.

2. Załącznikiem do wniosku, o którym mowa w ust. 1, jest projekt ogłoszenia konkursu oraz projekt regulaminu konkursu. Ramowy wzór ogłoszenia konkursu oraz ramowy wzór regulaminu konkursu są określone odpowiednio w załącznikach nr 2 i nr 3 do zarządzenia.

2. Obsługę administracyjną komisji zapewnia właściwa komórka organizacyjna.

3. Koszty obsługi działalności komisji pokrywane są ze środków budżetowych ujętych w planie finansowym właściwej komórki organizacyjnej.

4. Nadzór nad pracami komisji sprawuje właściwy członek kierownictwa.

2. W razie nieobecności członka komisji będącego pracownikiem Ministerstwa, niewyznaczonego imiennie przez dyrektora generalnego służby zagranicznej, dyrektor odpowiedniej komórki organizacyjnej Ministerstwa wyznacza pisemnie innego pracownika do pracy w komisji, jeżeli jest to niezbędne dla zapewnienia właściwego przebiegu prac komisji.

3. Członkami komisji mogą być osoby niebędące pracownikami Ministerstwa.

4. Osoby niebędące pracownikami Ministerstwa, z wyłączeniem osób, o których mowa w § 6, reprezentują Ministra na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej z dyrektorem właściwej komórki organizacyjnej.

5. Przewodniczący komisji może zapraszać do prac komisji osoby posiadające specjalistyczną wiedzę z dziedziny obejmującej zakres zadań publicznych, których dotyczy konkurs, zgodnie z art. 15 ust. 2e ustawy o działalności pożytku publicznego.

2. Najpóźniej w dniu ogłoszenia konkursu, właściwa komórka organizacyjna publikuje na stronach internetowych i w siedzibie Ministerstwa zaproszenie do zgłaszania kandydatów na członków komisji. Wzór zaproszenia jest określony w załączniku nr 5 do zarządzenia.

3. Właściwa komórka organizacyjna dokonuje formalnej weryfikacji zgłoszeń kandydatów na członków komisji, zgodnie z kryteriami opisanymi w zaproszeniu i pisemnie informuje kandydatów o wynikach naboru.

2. W przypadku stwierdzenia przez członka komisji konfliktu interesów w trakcie opiniowania przedłożonych mu ofert, członek komisji informuje o tym przewodniczącego komisji.

3. Wyłączenie z prac komisji członka powołanego imiennie przez dyrektora generalnego służby zagranicznej wymaga zmiany decyzji, o której mowa w § 4 ust. 1. Projekt decyzji zmieniającej przygotowuje właściwa komórka organizacyjna.

4. W przypadku wyłączenia z prac komisji członka komisji niewyznaczonego imiennie przez dyrektora generalnego służby zagranicznej, dyrektor komórki organizacyjnej Ministerstwa, w której jest zatrudniony członek komisji podlegający wyłączeniu, wyznacza pisemnie innego pracownika do pracy w komisji, jeżeli jest to niezbędne dla zapewnienia właściwego przebiegu prac komisji.

5. Do chwili dokonania w składzie komisji zmian, o których mowa w ust. 3 i 4, komisja może kontynuować swoje prace bez udziału członka podlegającego wyłączeniu. Czynności komisji dokonane z udziałem członka podlegającego wyłączeniu, z wyjątkiem opiniowania ofert, są ważne.

1) opiniowanie ofert złożonych w konkursie;

2) przedstawienie do akceptacji właściwego członka kierownictwa listy ofert rekomendowanych do udzielenia dotacji wraz z proponowanymi kwotami dotacji oraz listy ofert, które nie uzyskały rekomendacji udzielenia dotacji;

3) w przypadkach przewidzianych w regulaminie konkursu – przedstawienie do akceptacji właściwego członka kierownictwa listy ofert rezerwowych.

2. Dyrektor właściwej komórki organizacyjnej, na wniosek przewodniczącego komisji, może zlecać, w tym podmiotom zewnętrznym, przygotowanie opinii i innych materiałów niezbędnych do prac komisji.

1) organizacja pracy komisji, w tym zwoływanie posiedzeń komisji;

2) zapewnienie bezstronności i przejrzystości prac komisji;

3) zapewnienie stosowania i przestrzegania postanowień regulaminu konkursu oraz regulaminu pracy komisji przez członków komisji;

4) nadzór nad dokumentacją związaną z pracami komisji.

2. Jeżeli dyrektor generalny służby zagranicznej wyznaczył w decyzji, o której mowa w § 4 ust. 1, więcej niż jednego zastępcę przewodniczącego, przewodniczący komisji na okres swojej nieobecności wskazuje pisemnie zastępcę, któremu powierza swoje obowiązki.

1) zasady organizacji pracy komisji i podkomisji, w przypadku ich utworzenia;

2) sposób opiniowania ofert;

3) szczegółowe obowiązki i uprawnienia przewodniczącego, zastępcy lub zastępców przewodniczącego, sekretarza i pozostałych członków komisji.

1) podmioty nieuprawnione do ubiegania się o dotacje w konkursie;

2) podmioty, w których pracownicy Ministerstwa lub placówek zagranicznych pełnią funkcje w organach zarządzających lub organach kontroli lub nadzoru, chyba że zostali skierowani do pełnienia tych funkcji przez Ministra lub pełnią te funkcje w podmiocie należącym do sektora finansów publicznych albo w fundacji, której fundatorem jest Skarb Państwa;

3) podmioty, które na dzień zakończenia naboru ofert:

a) nie przedstawiły wymaganego przed tym terminem sprawozdania z realizacji zadania publicznego zleconego przez Ministra,

b) nie dokonały w wymaganym terminie zwrotu należności budżetu państwa, która podlegała zwrotowi z tytułu:

– niewykorzystanej części dotacji,

– dotacji lub jej części wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem, pobranej nienależnie lub w nadmiernej wysokości,

– z tytułu dotacji lub jej części wykorzystanej niezgodnie z warunkami umowy;

4) podmioty, w których osoby, wobec których orzeczono zakaz pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi, pełnią funkcje w organach zarządzających bądź zostały upoważnione do podpisania umowy dotacji lub jej rozliczenia.

2. Oferty, które zostały zaopiniowane negatywnie pod względem formalnym podlegają odrzuceniu bez opinii merytorycznej. Listę ofert odrzuconych podpisuje przewodniczący komisji i jego zastępca lub zastępcy, jeśli zostali powołani.

3. Lista ofert odrzuconych jest publikowana na stronie internetowej Ministerstwa niezwłocznie po zatwierdzeniu przez właściwego członka kierownictwa, o ile publikację listy przewiduje regulamin konkursu.

2. Komisja wydaje opinię końcową dla danej oferty, wyrażoną w punktach, w oparciu o opinie wystawione przez co najmniej dwóch członków komisji, wskazanych przez przewodniczącego do zaopiniowania danej oferty, oraz pozostałych członków komisji.

3. Pozytywna końcowa opinia komisji oznacza, że oferta uzyskała co najmniej minimalną liczbę punktów określoną w regulaminie konkursu, wymaganą do uzyskania rekomendacji do udzielenia dotacji.

4. Oferty, które uzyskały pozytywną opinię końcową komisji i mieszczą się w limicie środków finansowych przeznaczonych na konkurs są umieszczane na liście ofert rekomendowanych do udzielenia dotacji.

5. Kolejność na liście ofert rekomendowanych do udzielenia dotacji ustala się w porządku malejącym na podstawie liczby punktów przyznanych przez komisję w końcowych opiniach.

2. Kolejność ofert na liście rezerwowej ustala się w porządku malejącym na podstawie końcowych opinii komisji.

2. Protokół końcowy zawiera w szczególności:

1) datę sporządzenia protokołu i nazwę konkursu;

2) imiona i nazwiska członków komisji;

3) listę zgłoszonych ofert, z uwzględnieniem ofert odrzuconych;

4) listę ofert opiniowanych pod względem merytorycznym wraz z wynikami opinii, w tym z opiniami końcowymi komisji;

5) listę ofert rekomendowanych do udzielenia dotacji z proponowaną wysokością dotacji;

6) listę ofert rezerwowych, jeśli jest przewidziana w regulaminie konkursu;

7) listę ofert nierekomendowanych do udzielenia dotacji;

8) informację o wyłączeniu członków komisji oraz osób, o których mowa w art. 15 ust. 2e ustawy o działalności pożytku publicznego, z udziału w jej pracach;

9) ewentualne zdania odrębne członków komisji;

10) podpisy członków komisji.

2. Informacja zawierająca nazwę oferenta, nazwę zadania publicznego oraz wysokość przyznanej dotacji jest publikowana zgodnie z art. 15 ust. 2j ustawy o działalności pożytku publicznego.

3. Do właściwego członka kierownictwa stosuje się odpowiednio zasady wyłączania z prac komisji, o których mowa § 7, w stosunku do oferentów, których oferty są umieszczone na liście ofert rekomendowanych do udzielania dotacji oraz na liście rezerwowej. W przypadku stwierdzenia przesłanek wykluczenia decyzję o udzieleniu lub odmowie udzielenia dotacji oferentowi lub oferentom umieszczonym na liście ofert rekomendowanych oraz liście rezerwowej podejmuje Minister.

2. Umowa dotacji zawierana jest w imieniu dysponenta części budżetowej przez dyrektora właściwej komórki organizacyjnej lub inną osobę działającą z upoważnienia dysponenta części budżetowej.

3. Przed podpisaniem umowa dotacji jest parafowana przez radcę prawnego Ministerstwa oraz głównego księgowego resortu.

4. Nie podlega parafie radcy prawnego Ministerstwa umowa dotacji, jeżeli została sporządzona na podstawie wzoru umowy dla danego konkursu, w przypadku gdy:

1) stanowił on załącznik do regulaminu konkursu albo

2) został on zaakceptowany przez radcę prawnego Ministerstwa.

5. Dla każdej umowy dotacji prowadzona jest karta umowy, której ramowy wzór jest określony w załączniku nr 7 do zarządzenia.

2. Sprawozdanie z wykonania zadania publicznego podlega kontroli merytorycznej, dokonywanej przez właściwą komórkę organizacyjną oraz kontroli formalno-rachunkowej, dokonywanej przez komórkę organizacyjną Ministerstwa właściwą do spraw finansowych.

1) kompletność dokumentacji wymaganej umową dotacji;

2) czytelność wszystkich kopii dokumentów finansowych, w tym dowodów księgowych, jeżeli były przedstawione;

3) zgodność kwot na wszystkich złożonych dokumentach, w tym kwot dotacji otrzymanej, kwot zrealizowanych wydatków ze środków dotacji, odsetek bankowych, innych przychodów, kwot podlegających zwrotowi oraz wysokość wkładu własnego;

4) prawidłowość numeracji dokumentów finansowych, dat ich wystawienia, kwot sfinansowanych z dotacji i wkładu własnego podanych w sprawozdaniu w stosunku do widniejących na dokumencie;

5) prawidłowość opisania lub opieczętowania dowodów księgowych dotyczących realizowanego zadania publicznego, zgodnie z wymogami określonymi w umowie dotacji i przepisach powszechnie obowiązujących, jeżeli były przedstawione; w przypadku dokumentów obcojęzycznych (w tym faktur, rachunków, umów) sprawdzeniu podlega:

a) kompletność opisów w języku polskim umożliwiająca ich prawidłową weryfikację (nazwa wystawcy, nazwa odbiorcy, data wystawienia dokumentu, numer dokumentu, kwota, przedmiot zakupu),

b) wskazanie prawidłowego kursu wymiany na złoty i przeliczeń na wartości w walucie polskiej, w przypadku dokumentów finansowych w walutach obcych;

6) prawidłowość poświadczenia dokumentów za zgodność z oryginałem i opatrzenia podpisem osoby upoważnionej, jeżeli były przedstawione.

2. W trakcie kontroli merytorycznej uwzględnia się wyniki bieżącego nadzoru nad realizacją zadania publicznego sprawowanego przez właściwą komórkę organizacyjną.

3. W przypadku uwag wymagających wyjaśnień właściwa komórka organizacyjna prowadzi korespondencję ze zleceniobiorcą.

1) nie wnieść uwag do sprawozdania;

2) zgłosić uwagi niemające wpływu na finansowe rozliczenie dotacji;

3) stwierdzić nieprawidłowości skutkujące uznaniem kosztów lub wydatków za poniesione niezgodnie z umową dotacji lub uznaniem wykorzystania środków niezgodnie z przeznaczeniem, pobrania ich nienależnie lub w nadmiernej wysokości.

2. Właściwa komórka organizacyjna przekazuje do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej do spraw finansowych część finansową sprawozdania z adnotacją „zatwierdzono pod względem merytorycznym” w terminie 14 dni od dnia wpływu sprawozdania do Ministerstwa, a w przypadku sprawozdania z zadań realizowanych za granicą – w terminie 34 dni od dnia wpływu sprawozdania do Ministerstwa.

3. Komórce organizacyjnej Ministerstwa właściwej do spraw finansowych wraz z częścią finansową sprawozdania przekazywana jest karta umowy i projekt pisma zatwierdzającego rozliczenie dotacji w zakresie rzeczowym i finansowym. W przypadku stwierdzenia w wyniku kontroli merytorycznej nieprawidłowości skutkujących uznaniem kosztów lub wydatków za poniesione niezgodnie z umową dotacji lub uznaniem wykorzystania środków niezgodnie z przeznaczeniem, pobrania ich nienależnie lub w nadmiernej wysokości, projekt pisma zatwierdzającego rozliczenie dotacji zawiera jednoznaczne wskazanie nieprawidłowości, o których mowa w ust. 1 pkt 3, oraz kwot podlegających zwrotowi i należnych odsetek oraz termin ich zwrotu.

4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, ze względu na stwierdzone w sprawozdaniu nieprawidłowości, dopuszcza się:

1) wydłużenie terminu, o którym mowa w ust. 2, o okres niezbędny na uzyskanie od zleceniobiorcy wymaganych wyjaśnień;

2) przekazanie komórce organizacyjnej Ministerstwa właściwej do spraw finansowych finansowej części sprawozdania z uwagami, bez adnotacji „zatwierdzono pod względem merytorycznym”, z wnioskiem o przedstawienie dodatkowych uwag lub informacji o ich braku przez komórkę organizacyjną Ministerstwa właściwą do spraw finansowych.

5. Czynności, o których mowa w ust. 4, dokonuje się w terminach pozwalających na zachowanie wynikających z ustawy o finansach publicznych terminów na zatwierdzenie rozliczenia dotacji w zakresie rzeczowym i finansowym.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, ze względu na stwierdzone nieprawidłowości, dopuszcza się wydłużenie terminu, o którym mowa w ust. 1, o okres niezbędny na uzyskanie od właściwej komórki organizacyjnej wymaganych wyjaśnień, z uwzględnieniem terminów określonych w ustawie o finansach publicznych na zatwierdzenie rozliczenia dotacji w zakresie rzeczowym i finansowym.

3. W przypadku braku uwag do części finansowej sprawozdania lub zgłoszenia zastrzeżeń niemających wpływu na rozliczenie dotacji w zakresie finansowym lub braku uwag do nieprawidłowości stwierdzonych przez właściwą komórkę organizacyjną w projekcie pisma zatwierdzającego rozliczenie dotacji w zakresie rzeczowym i finansowym główny księgowy resortu parafuje finansową część sprawozdania w zakresie dokonania kontroli, o której mowa w art. 54 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych oraz projekt pisma zatwierdzającego rozliczenie dotacji w zakresie rzeczowym i finansowym.

2. W przypadku niedokonania przez zleceniobiorcę zwrotu środków wraz z należnymi odsetkami z tytułu wykorzystania dotacji niezgodnie z warunkami umowy w terminie określonym w piśmie zatwierdzającym rozliczenie dotacji w zakresie rzeczowym i finansowym, właściwa komórka organizacyjna przekazuje sprawę do komórki organizacyjnej właściwej do spraw prawnych w celu podjęcia działań dotyczących dochodzenia należności podlegających zwrotowi.

2. Kontrola, o której mowa w ust. 1, obejmuje co najmniej 10% dotacji udzielonych w wyniku przeprowadzonych konkursów przez właściwą komórkę organizacyjną i ujętych w zestawieniu umów dotacji podlegających kontroli z analizą źródłowej dokumentacji księgowej, zwanego dalej „zestawieniem”.

3. Zestawienie sporządzane jest przez właściwą komórkę organizacyjną w porozumieniu z komórką organizacyjną właściwą do spraw finansowych w terminie do końca drugiego kwartału roku następującego po roku, w którym dotacje zostały udzielone.

4. Podstawą opracowania zestawienia są kryteria określone przez właściwą komórkę organizacyjną.

5. Kontrola prawidłowości realizacji zleconego zadania publicznego, o której mowa w ust. 1, obejmuje kontrolę merytoryczną, dokonywaną przez właściwą komórkę organizacyjną oraz kontrolę formalno-rachunkową, dokonywaną przez komórkę organizacyjną Ministerstwa właściwą do spraw finansowych.

„§ 19. Szczegółowe zasady dokonywania kontroli sprawozdania z realizacji zadania publicznego regulują odrębne przepisy wewnętrzne.”.

2. Czynności dokonane przed dniem wejścia w życie zarządzenia w konkursach, o których mowa w ust. 1, w szczególności ogłoszenia konkursów, rozstrzygnięcia o wyłączeniu członków komisji i wydane przez komisje opinie, pozostają w mocy.

Minister Spraw Zagranicznych: Witold Waszczykowski

¹⁾ Minister Spraw Zagranicznych kieruje działami administracji rządowej – sprawy zagraniczne i członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 17 listopada 2015 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. poz. 1899 oraz z 2016 r. poz. 131).

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2016 r. poz. 1948, 1984 i 2260 oraz z 2017 r. poz. 60, 191, 659, 933, 935, 1086 i 1475.

Załączniki do zarządzenia nr 26 Ministra Spraw Zagranicznych
z dnia 25.08.2017 r. (poz. 50)

Załącznik nr 1

WZÓR – WNIOSEK O PRZEPROWADZENIE KONKURSU

Załącznik nr 2

RAMOWY WZÓR – OGŁOSZENIE KONKURSU

Załącznik nr 3

RAMOWY WZÓR – REGULAMIN KONKURSU

Załącznik nr 4

WZÓR – DECYZJA DYREKTORA GENERALNEGO SŁUŻBY ZAGRANICZNEJ W SPRAWIE KOMISJI DO OPINIOWANIA OFERT ZŁOŻONYCH W KONKURSIE

Załącznik nr 5

WZÓR – ZAPROSZENIE DO ORGANIZACJI POZARZĄDOWYCH I INNYCH PODMIOTÓW PROWADZĄCYCH DZIAŁALNOŚĆ POŻYTKU PUBLICZNEGO W SPRAWIE ZGŁASZANIA KANDYDATÓW NA CZŁONKÓW KOMISJI KONKURSOWEJ

Załącznik nr 6

WZÓR – OŚWIADCZENIE O BRAKU KONFLIKTU INTERESÓW

Załącznik nr 7

RAMOWY WZÓR – KARTA UMOWY DOTACJI