Automatyzacja procesów księgowych

W większości systemów informatycznych producenci skupiają się na jak najszybszej i najefektywniejszej obsłudze procesów logistycznych, pozostawiając księgowość na drugim planie. Jest to duży błąd, gdyż wszystkie dokumenty istniejące w firmie ostatecznie trafiają do działu księgowości i w nim są dekretowane i przechowywane. Prawie wszyscy producenci mają w swojej ofercie systemy pozwalające na łatwą i w miarę przyjazną metodę księgowania dokumentów sprzedaży, czy standardowego zakupu na magazyn. Dużo gorzej niestety jest z dekretacją dokumentów kosztowych, czy też z automatyzacją przeksięgowań. Dokumenty te, występujące i powtarzające się w księgowości również mogłyby być automatycznie dekretowane i po szybkiej kontroli, księgowane.

W małych systemach automatyczna dekretacja oparta jest o zdefiniowanie kont dla określonego dekretu, w większych, możemy określić nie tylko konta, ale również warunki  wystąpienia danej pozycji, czy też kwotę wynikającą z obliczeń dla danej linijki dekretu. W przypadku, gdy producent udostępnia wszystkie możliwe wartości pól dokumentu źródłowego, możemy przed dekretowaniem wyliczyć kwoty dodatkowe, określić warunki dla jakich dana kwota znajdzie się na określonym koncie, czy też zaksięgować dodatkowe informacje kwotowe na kontach pozabilansowych.

Podobnie jest jeżeli chodzi o dekrety związane z rozliczeniem różnic kursowych, informatycznie jest to proste do zrobienia (określenie kont różnic kursowych dodatnich i ujemnych dla określonej waluty oraz wyliczenie wartości różnicy pomiędzy fakturą a zapłatą). Niestety tylko w nielicznych systemach istnieje takie rozwiązanie.

Tworzenie nowych dokumentów w programie dla zmieniających się przepisów

TAX FREE – zwrot podatku VAT dla podróżnych

Zapraszamy do dyskusji na forum

Bardzo łatwo można również zdefiniować przeksięgowania na wynik finansowy, które co roku praktycznie nie różnią się pomiędzy sobą.

Przypisanie atrybutu do pozycji dokumentu kosztowego pozwoli na automatyczne wybranie przez system odpowiedniego konta zespołu 4 czy też 4 i 5.

Łatwo można dokonać automatycznych księgowań bardziej skomplikowanych dokumentów jak np.: listy płac czy SAD-y.

Niestety, większość tych czynności dalej jest wykonywana ręcznie przez osoby z działu finansowego. Być może warto, podczas szukania optymalnego systemu wspierającego pracę w firmie, zwrócić uwagę nie tylko na moduły związane z logistyką, czy też produkcją, ale również na moduł księgowy, który prawidłowo skonfigurowany i wdrożony, powinien w znacznym stopniu przyśpieszyć i ułatwić pracę działu księgowości.

Zapisz sięna nasz newsletter

Firma Meritus Systemy Informatyczne Sp. z o.o. objęła patronat merytoryczny nad działem "Programy księgowe"