| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Programy dla księgowych > Elektroniczny obieg dokumentów w dziale księgowym (EDI)

Elektroniczny obieg dokumentów w dziale księgowym (EDI)

Elektroniczny obieg dokumentów (EDI) powinien gwarantować sprawne zarządzanie przepływem dokumentów, takich jak np. faktury, zamówienia, oferty, etc. w firmie. System powinien pozwolić na uporządkowanie procesu przekazu informacji oraz dokumentacji, dzięki czemu każda sprawa będzie realizowana w zaplanowany i usystematyzowany sposób.

Dokumenty do systemu mogą być zeskanowane i wprowadzone z uwzględnieniem wielu parametrów, które w późniejszym czasie zapewnią sprawne wyszukiwanie sprawy.

Program powinien zagwarantować zawsze aktualną wersje dokumentu, eliminując potrzebę powielania. Każda korespondencja w firmie zarówno przychodząca jak i wychodząca może być dokładnie opisana i sprawnie obsłużona.

Użytkownik w dowolnym momencie powinien mieć możliwość sprawdzenia, jaki status otrzymał dokument oraz który z pracowników zajmował się daną sprawą.

Program powinien być zintegrowany z kartoteką kontrahentów oraz kartoteką osób do kontaktu. Dzięki czemu, po uzupełnieniu w korespondencji wychodzącej adresu e-mail lub numeru faksu, system automatycznie wyszuka osobę powiązaną z tym adresem i przypisze do niej tworzoną korespondencję.

Dokumenty w księgowości

Podobnie jest przy odbieraniu poczty przychodzącej, gdzie system sam identyfikuje osobę, która przesłała wiadomość, co w późniejszym okresie umożliwia szybką i prostą analizę całej korespondencji. Program powinien pozwolić także na łączenie ze sobą, zarówno wychodzących, jak i przychodzących informacji, jeśli dotyczą tego samego tematu oraz klienta.

Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, żeby można było wysyłać i odbierać wiadomości, które nie są skojarzone w systemie z żadnym z klientów.

Połączenie modułu z systemem CRM umożliwia również powiązanie korespondencji z wybraną informacją zarejestrowaną w CRM – kontaktem z klientem.  Dzięki czemu otrzymujemy czytelny obraz przebiegu współpracy z klientem oraz powiązanej z nim dokumentacji np.: faktur.

Wybór programu księgowego – wersja webowa czy deskopowa?

Do wglądu w korespondencję utworzoną przez pracownika w module, na czas jego nieobecności, uprawniona powinna być osoba, która posiada login i hasło dostępu.

Automatyczne zapisywanie plików w systemie, daje możliwość korzystania zawsze z aktualnej wersji dokumentu, a system nadawania uprawnień dostępu dla użytkowników jest gwarancją bezpieczeństwa i poufności informacji w przechowywanych dokumentach.

Wdrażając taki system obiegu dokumentów w firmie zyskuje również dział księgowy, ponieważ dokumenty kosztowe są wprowadzane i skanowane na poziome sekretariatu. Dzięki takiemu rozwiązaniu dział księgowy uzyskuje natychmiast informację o nowych dokumentach oraz jest w stanie szybciej utworzyć dokument elektroniczny, kopiując dokument z archiwum. W ten sposób budowane jest elektroniczne archiwum dokumentów księgowych. W większych firmach system obiegu dokumentów pozwala uniknąć problemu niedostarczonego dokumentu do działu księgowego (i nie tylko) ponieważ papierowy dokument zostaje na poziome sekretariatu.

Zobacz: Formularze księgowe


Firma Meritus Systemy Informatyczne Sp. z o.o. objęła patronat merytoryczny nad działem "Programy księgowe"

Narzędzia księgowego

reklama

PRACA DLA KSIĘGOWYCH

BIURA RACHUNKOWE

POLECANE

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Eksperci portalu infor.pl

AchieveGlobal

Firma szkoleniowa

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »