| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Programy dla księgowych > Oszczędności z zastosowania e-faktur w firmie

Oszczędności z zastosowania e-faktur w firmie

Jakie oszczędności może uzyskać firma z wdrożenia u siebie obiegu e-faktur? W odpowiedzi na to pytanie prezentujemy jeden z pierwszych na polskim rynku przypadków wyliczenia realnych oszczędności z zastosowania e-faktur w obiegu gospodarczym w firmie średniej wielkości.

Ponadto, elektroniczny obieg faktur pozwolił usprawnić rozliczenia w sieci partnerów handlowych Sage, co w praktyce przekłada się na dokonywanie szybkich kompensat faktur prowizyjnych z fakturami sprzedaży.

Dokumenty w księgowości

Pomysł na oszczędności dla siebie i innych firm

Zmiana obsługi fakturowania z obiegu papierowego na elektroniczny to jeden z pomysłów Sage na generowanie dodatkowych oszczędności. Jego realizacji sprzyjała liberalizacja obowiązujących w Polsce przepisów w zakresie możliwości stosowania przez przedsiębiorców e-faktur. „W trakcie analiz ustaliliśmy, że zrezygnowanie z tradycyjnych, papierowych dokumentów sprzedaży pozwoli nam na ograniczenie wydatków w obszarze fakturowania nawet o 90 proc.” – wspomina Liliana Gabryel.

Jako dostawca systemów informatycznych, firma Sage zaangażowała się w tworzenie rozwiązań nie tylko dla siebie, ale również dla przedsiębiorców zainteresowanych wygodnym i szybkim przesyłaniem e-faktur. Tak powstał serwis miedzyfirmami.pl, który jest ważnym elementem integrującym obieg elektronicznych faktur. Równolegle, w oferowanych przez Sage systemach pojawiły się nowe funkcjonalności do wysyłania, odbierania oraz automatycznego importowania i archiwizowania e-faktur. „W systemach Symfonia i Forte utworzyliśmy moduł pełniący funkcję cyfrowego repozytorium dokumentów. W ten sposób udało się utworzyć uniwersalne, zintegrowane środowisko, które automatyzuje obsługę elektronicznych faktur w firmie” – dodaje Liliana Gabriel.

E-faktury sprzedaży i korygujące wysłane przez serwis miedzyfirmami.pl zostają uznane za przyjęte przez klienta w chwili ich odbioru, co pozwala błyskawicznie korygować deklaracje VAT za dany okres. Międzyfirmami.pl zintegrowano z użytkowanym w Sage oprogramowaniem, dzięki czemu faktura przesyłana przez serwis zostaje natychmiast zarejestrowana w systemie obiegu dokumentów i może być automatycznie zaksięgowana.

Mały podatnik VAT

Tło prawne

Do 2020 roku, według wytycznych Komisji Europejskiej, e-faktury mają stać się głównym systemem fakturowania w Europie. Obecnie w Polsce jedynie ok. 10 proc. wystawianych przez przedsiębiorców faktur to dokumenty elektroniczne. Polscy przedsiębiorcy nadal są nieufni wobec tego rozwiązania. Mają na to wpływ niedostateczna wiedza na ten temat, jak również przyzwyczajenie do stosowania papierowej dokumentacji oraz obawa, że fiskus zakwestionuje e-fakturę jako wiarygodny dokument. Firmy zwykle nie szacują obciążeń związanych z tradycyjnym obiegiem dokumentów sprzedaży i nie do końca zdają sobie sprawę, co mogą zyskać dzięki e-fakturom.

Tło ekonomiczne

Decydując się na wystawianie tradycyjnych faktur, przedsiębiorcy powinni liczyć koszty. Każdy dokument trzeba wydrukować, wysłać i zarchiwizować. Potrzebne są więc nie tylko materiały biurowe – takie jak papier, toner do drukarki czy koperty. Trzeba również wziąć pod uwagę opłaty pocztowe, koszty pracy związane z obsługą wysyłek i przechowywaniem dokumentów. Niebagatelne będą także koszty pracowników, którzy wykonują więcej czasochłonnych czynności, dodatkowo obarczonych wysokim ryzykiem popełnienia błędu. Koszty obsługi faktur papierowych liczą ich masowi wystawcy. Warto wziąć pod uwagę fakt, iż np. firmy telekomunikacyjne wysyłające miesięcznie miliony faktur oferują klientom za przejście na fakturę elektroniczną upusty sięgające 10 złotych miesięcznie. Można racjonalnie zakładać, że ich wyliczone koszty obsługi faktur papierowych są jeszcze wyższe.


Źródło: Sage


Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Narzędzia księgowego

reklama

PRACA DLA KSIĘGOWYCH

BIURA RACHUNKOWE

POLECANE

reklama

Ostatnio na forum

Eksperci portalu infor.pl

Roman Przasnyski

Główny analityk Gold Finance.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »