| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Programy dla księgowych > Oszczędności z zastosowania e-faktur w firmie

Oszczędności z zastosowania e-faktur w firmie

Jakie oszczędności może uzyskać firma z wdrożenia u siebie obiegu e-faktur? W odpowiedzi na to pytanie prezentujemy jeden z pierwszych na polskim rynku przypadków wyliczenia realnych oszczędności z zastosowania e-faktur w obiegu gospodarczym w firmie średniej wielkości.

Firma Sage dokonała takich obliczeń u siebie i okazało się, że przejście z papierowego na elektroniczny obieg faktur pozwala jej zaoszczędzić w skali roku ponad 50 tys. zł.

Informatyczna firma Sage specjalizuje się w produkcji i wdrażaniu oprogramowania wspomagającego zarządzanie dla małych i średnich firm. Przed ponad dwoma laty w spółce podjęto decyzję o zmianie modelu obiegu i obsługi faktur sprzedaży z papierowego na elektroniczny. Teraz można wyliczyć, jaka jest rzeczywista skala oszczędności z wdrożenia nowego systemu obiegu dokumentów.

Oszczędności wprost proporcjonalne do skali

W ciągu roku Sage wystawia około 60 tys. faktur (średnio 5000 w miesiącu). Po przejściu na system elektroniczny dla prawie połowy faktur całkowicie wyeliminowano papier. Do obiegu wewnętrznego wprowadzane są faktury sprzedaży w formie elektronicznej i papierowej (w przypadku braku zgody klienta), natomiast wszystkie kopie faktur są przechowywane formie elektronicznej. Do systemu trafiają także faktury elektroniczne, przychodzące od klientów i kontrahentów. To tu głównie powstają oszczędności, wynikające z automatycznego wprowadzania e-faktur do systemu księgowego – w miejsce uprzedniego przepisywania ręcznego.

 „Ponieważ dokumenty nie są drukowane, firma nie ponosi kosztów związanych z zakupem kopert i znaczków oraz pakowaniem listów. Oszczędza też na papierze, materiałach biurowych i eksploatacyjnych. Najwięcej jednak zaoszczędziliśmy dzięki uwolnieniu czasu potrzebnego do należytej obsługi faktur w formie papierowej” – mówi Liliana Gabryel, główna księgowa w Sage Sp. z o.o.

Elektroniczny obieg dokumentów w dziale księgowym (EDI)

Dzięki wdrożeniu modelu obiegu e-faktur, realne oszczędności uzyskiwane przez Sage w ciągu roku kształtują się następująco:

  • eliminacja kosztu przesyłek pocztowych – ok. 20 000 zł;
  • uwolniony czas pracy w księgowości będący ekwiwalentem umowy zlecenia – ok. 30 000 zł;
  • redukcja kosztów artykułów biurowych o 2500 zł (ok. 10 segregatorów, 10 ryz papieru, toner);
  • ograniczenie o ok. 10% liczby niepotwierdzonych faktur korygujących, co dało firmie możliwość rozliczenia VAT w miesiącu wystawienia faktury.

Dodatkowe ważne korzyści odnotowane przez spółkę to:

  • poprawa płynności finansowej (e-faktury docierają do odbiorcy w kilka sekund, co znacznie przyspiesza uzyskanie należności);
  • skrócenie do minimum procesu rejestracji faktur w systemie finansowo-księgowym,
  • szybkość pracy archiwum – błyskawiczne wyszukiwanie faktur.

Narzędzia księgowego

reklama

PRACA DLA KSIĘGOWYCH

BIURA RACHUNKOWE

POLECANE

reklama

Ostatnio na forum

Eksperci portalu infor.pl

RT Tax Poland

Założona w 2000 roku firma jest obecnie jednym ze światowych liderów. Oferuje usługi zwrotu podatku dla osób, które pracowały za granicą. RT Tax posiada około 400 przedstawicielstw w 40 krajach na całym świecie.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »