| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE MOBILNE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Programy dla księgowych > Jak wyeliminować fałszywe e-faktury?

Jak wyeliminować fałszywe e-faktury?

Fałszywe e-faktury są coraz bardziej powszechnym zjawiskiem w obrocie gospodarczym. Czy zatem istnieje skuteczny sposób na wyeliminowanie przestępczości opartej na rozsyłaniu fałszywych e-faktur lub zarażonych wirusami komputerowymi plików?

Po pierwsze, zastanawiają się nad powrotem do faktur papierowych, co nie opłaca się zarówno im, jak i wystawcom. Po drugie, zaczynają aktywniej wykorzystywać filtry poczty elektronicznej, które coraz częściej lokują maile z prawdziwymi fakturami w spamie czyli katalogu niechcianej i pomijanej poczty. Operatorzy już dziś skarżą się na to, że coraz więcej klientów dzwoni na infolinie, by prosić o ponowne przesłanie mailem poprawnie wysłanej faktury. Obsługa tego procesu w pełnej skali dużo kosztuje a zabiera czas klienta, konsultanta infolinii oraz często dodatkowo pracownika operacyjnego, który wysyła ponownie e-fakturę. Zresztą w takich sytuacjach ponownie wysłane e-faktury często znowu trafiają do spamu adresata. W kontekście masowego stosowania e-faktur zjawisko to zaczyna być problemem.

Oszczędności z zastosowania e-faktur w firmie

Jedno rozwiązanie

Istnieje co najmniej jedno skuteczne rozwiązanie, które eliminuje zagrożenia związane z otrzymywaniem fałszywych faktur oraz e-faktur z wirusami. To bezpieczna strona www czyli serwis internetowy, który świadczy usługi elektronicznego listonosza w obiegu faktur między firmami. Do serwisu trafiają z jednej strony faktury nadawców, którzy przed wysłaniem dokumentów muszą zostać zarejestrowani i zweryfikowani. Przesłane faktury odbierane są bezpośrednio z serwisu, a nie z poczty elektronicznej. Wsparcie komunikacji przez e-mail w tym przypadku ogranicza się jedynie do powiadomień: adresata o tym, że ma do odebrania fakturę, a nadawcy – o fakcie odbioru faktury przez adresata. Konieczność rejestracji nadawcy w serwisie i weryfikacja danych rejestrowych eliminuje możliwość przesyłania przez serwis zainfekowanych plików. Bo każda próba przesłania imitacji faktury np. z fałszywym kontem wierzyciela, skutkowałaby szybkim wykryciem sprawcy.

Wykorzystanie serwisu internetowego do wymiany e-faktur między firmami i konsumentami buduje przestrzeń zaufania. Co więcej, z perspektywy przedsiębiorstw, elektroniczny listonosz daje możliwości integracji z użytkowanymi systemami informatycznymi. Z jednej strony system rozliczeń lub sprzedaży u dostawcy może automatycznie wysyłać fakturę do serwisu. Natomiast po stronie odbiorcy system finansowo-księgowy może automatycznie te faktury odbierać i rejestrować, tak by ułatwić pracę księgowym. W następnym kroku, po sprawdzeniu, faktury są wprowadzane do firmowego procesu przetwarzania dokumentów, czyli akceptacji, księgowania i archiwizacji.

Dokumenty w księgowości

Jest bardzo prawdopodobne, że bezpieczne rozwiązania wymiany faktur elektronicznych między nadawcą a odbiorcą, będą szybko zyskiwały popularność nie tylko ze względu na usprawnienie pracy, ale również ze względu na rosnącą lawinowo ilość cyberataków. Faktury elektroniczne mają wiele zalet, ale aby je w pełni wykorzystać warto zmienić powszechne przesyłanie faktur pocztą elektroniczną na autoryzowaną, uniwersalną i bezpieczną strefę wzajemnego zaufania.

Bogdan Zatorski, ekspert konsultingu w Sage Sp. z o.o.


Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Polecamy artykuły

Narzędzia księgowego

reklama

BIURA RACHUNKOWE

POLECANE

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Eksperci portalu infor.pl

topFX.pl

Portal. Platforma walutowa

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »