| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Programy dla księgowych > Automatyczna archiwizacja dokumentów w powiązaniu z wysyłaniem elektronicznej faktury

Automatyczna archiwizacja dokumentów w powiązaniu z wysyłaniem elektronicznej faktury

Funkcjonalności: „autoarchiwizacja” oraz „e-faktura” zostały opracowane jako uzupełnienie systemu MerSoft. Pozwalają na wykorzystanie wymiany dokumentów elektronicznych oraz dopasowane do aktualnych przepisów, możliwości archiwizowania dokumentów, a tym samym ograniczenia lub nawet pełnej likwidacji archiwum papierowego.

Z myślą o użytkownikach naszego oprogramowania staraliśmy się tak opracować zmiany w tym zakresie, aby wpisywały się w dotychczasową obsługę wystawiania oraz wydruku dokumentów i nie stanowiły dla użytkownika dodatkowego utrudnienia, czy też konieczności zmiany wypracowanych przez lata nawyków. Po wystawieniu dokumentu, kiedy zwykle wyświetlamy go na ekranie celem ostatecznej weryfikacji, za pomocą klawisza SPACJA uruchamiana jest procedura archiwizacji i ewentualnej wysyłki dokumentu elektronicznego do Klienta. Zależnie od ustawienia parametrów będzie to dokument, w postaci załącznika w formacie PDF lub tylko link do pobrania takiego dokumentu, albo obie te formy jednocześnie. Program „wiedząc” o aktywnej obsłudze „autoarchiwizacji”, niezależnie od aktualnie wybranej opcji wydruku, przełącza się na właściwy mod pracy i automatycznie podstawia specjalną opcję wydruku jako „AutoArchDokum”.

Istotną w tym miejscu informacją jest to, że funkcjonalność archiwizacji faktur sprzedaży musi działać w taki sposób, żeby zapewniony był zapis ostatecznej formy i treści dokumentu, który otrzyma(ł) Klient. Dlatego jej uruchomienie jest możliwe jedynie w przypadku takiej konfiguracji systemu, która zapewni jednokrotny wydruk tzw. „oryginału”, czyli ostatecznej wersji faktury. Program MerSoft OT posiada narzędzia do takiej właśnie konfiguracji, przy której użytkownik bez odpowiednich uprawnień będzie mógł wielokrotnie drukować i ew. reedytować jedynie fakturę w tzw. „roboczej” wersji i dopóki nie zdecyduje o ostatecznym wydruku, nie będzie mógł tego dokumentu zarchiwizować.

Dopiero próba wydruku dokumentu w wersji „ostatecznej” - ORYGINAŁ – uruchomi  obsługę automatycznej archiwizacji.

Możliwa jest też taka konfiguracja, gdzie użytkownicy z uprawnieniami do reedycji dokumentów będą mogli ponownie otwierać do edycji już zapisane i zarchiwizowane dokumenty, jednak pod warunkiem, że nie został taki dokument wysłany Klientowi w formie elektronicznej. W przeciwnym wypadku nie jest dozwolona żadna zmiana dokumentu.

Jak wyeliminować fałszywe e-faktury?

Każda poprawna reedycja dokumentu powoduje zapis do archiwum ostatniej jego wersji mimo iż poprzednie nie są usuwane i będą do wglądu (szczególnych analiz) ale jedynie dla administratora systemu.

Taka opcja wysyłki e-faktury została opracowana, jako efekt uzgodnień praktycznych z użytkownikami programu. Każda faktura może podlegać automatycznej archiwizacji i dopóki nie zostanie ona wysłana do Klienta, program pozwoli na wielokrotną reedycję i drukowanie jej treści w formie specyfikacji do faktury, co pozwala na pełną identyfikację i kompletację pozycji dokumentu przez obsługę magazynu, bez potrzeby drukowania samej faktury, która może przecież posiadać  rozbudowaną szatę graficzną i taki wydruk byłby nieekonomiczny i wymagałby drukarki z odpowiednim sterownikiem.

Narzędzia księgowego

reklama

PRACA DLA KSIĘGOWYCH

BIURA RACHUNKOWE

POLECANE

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Eksperci portalu infor.pl

Robert Ofiara

Kancelaria Adwokacka

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »