| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Programy dla księgowych > Nowoczesne archiwum online i offline

Nowoczesne archiwum online i offline

Porządek w dokumentach to dla każdej firmy – niezależnie od jej wielkości – niemałe wyzwanie. Jak uporządkować wszystko tak, by każdy dokument można było znaleźć bez problemu w ciągu kilku sekund? Jak zarządzać archiwum, by nie tracić czasu na przerzucanie kolejnych segregatorów? Integracja tradycyjnego archiwum z wersją elektroniczną jest idealną receptą na każdy bałagan w dokumentach.

Jak zachować porządek w dokumentach firmowych?

Umowy z pracownikami, faktury i inne dokumenty księgowe, gwarancje, umowy z kontrahentami, pisma urzędowe i korespondencja biznesowa, zwrotki i nadania – wszystkie te dokumenty będące codziennością każdej firmy już po 2-3 latach jej prowadzenia dają dość pokaźną liczbę segregatorów. Jeśli dodamy do tego fakt, że w czasie funkcjonowania firmy system archiwizacji dokumentów zmienił się 2-3 razy (np. ze względu na zmianę obsługującej go asystentki), to okazuje się, że zorientowanie się w tym, gdzie umieszczona jest np. faktura za ekspres, który musimy dać do naprawy, jest poważnym wyzwaniem. A gdyby tak mieć system, który pozwala archiwizować każdy dokument w wersji elektronicznej i do tego umożliwia znalezienie go w wersji papierowej w kilka sekund? To możliwe – np. z wykorzystaniem systemu SaldeoSMART.

Polecamy: Przewodnik po zmianach w ustawie o rachunkowości 2015/2016 (PDF)

System dzięki wykorzystaniu technologii OCR pozwala na szybkie zeskanowanie każdego dokumentu dostępnego w formie papierowej i jego archiwizację w wersji elektronicznej. Nie jest to jedynie przechowywanie skanów – czyli obrazów – faktur lub dokumentów, ale także możliwość ich edytowania, wprowadzania zmian czy dodawania do nich dodatkowych informacji – np.: numerów porządkowych czy opisów. Pozwala to na stworzenie elektronicznego archiwum dowolnych typów dokumentów, które dostępne będą online przez 24 godziny na dobę 365 dni w roku dla każdego, komu zostanie ono udostępnione. W razie potrzeby odnalezienie jakiegokolwiek dokumentu i jego wydrukowanie lub przesłanie mailem zajmuje dosłownie kilka sekund.

Archiwum online z możliwością edycji gromadzonych w nim dokumentów i tworzenia własnych baz danych umożliwia również precyzyjne oznaczenie miejsca lokalizacji papierowej wersji dokumentu. Zamiast przeszukiwać segregatory, by odnaleźć określony dokument, wystarczy go wyszukać drogą elektroniczną, a dołączony komentarz czy numer powie nam, gdzie konkretnie znajduje się jego oryginał. Pozwala to nie tylko na jego szybkie znalezienie, ale również utrzymanie porządku w dokumentacji (jeśli dokument trzeba ponownie zarchiwizować, wystarczy sprawdzić, gdzie powinien się znaleźć, i odłożyć go w dokładnie wskazane miejsce).

3 typy firm, którym pomaga archiwum online

Co daje posiadanie zintegrowanego archiwum online i offline?

  • Oszczędność czasu związanego z wyszukiwaniem dokumentów.
  • Usprawnienie obiegu dokumentów w firmie.
  • Dostęp do elektronicznych wersji dokumentów 24 godziny na dobę z każdego miejsca na świecie.
  • Porządek w dokumentacji dzięki możliwości kategoryzacji i tworzenia różnorodnych zestawień i opisów.
  • Możliwość precyzyjnego odnajdywania dokumentów w wersji papierowej dzięki dokładnej bazie danych dostępnej w wersji elektronicznej.
  • Ułatwienie i przyspieszenie pracy każdej osoby, która w ramach swoich obowiązków służbowych zarządza fakturami, dokumentami (nie tylko księgowymi), umowami.

Autor: SaldeoSMART

50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Narzędzia księgowego

reklama

PRACA DLA KSIĘGOWYCH

BIURA RACHUNKOWE

POLECANE

reklama

Ostatnio na forum

Eksperci portalu infor.pl

Tax-Net Jacek Adamczak

Kancelaria Podatkowa - Biuro Rachunkowe

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »