| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE MOBILNE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Prawo > Praca > Praca > Kompetentny pracownik > Etapy dobrze prowadzonego spotkania

Etapy dobrze prowadzonego spotkania

Każde dobrze przeprowadzone zebranie składa się z określonych etapów, zaczynając od planowaniu kończąc na wnioskach końcowych.

Po pierwsze fakty, następnie interpretacja a na końcu działanie. Należy tak kontrolować przebieg spotkania i moderować nim, aby uczestnicy nie mogli przeskakiwać z tematu na temat a pilnowali się wcześnie ustalonej agendy.

Najważniejszą sprawą jest prowadzenie i kontrolowanie dyskusji w taki sposób, który umożliwi wyciągnięcie najlepszych wniosków w jak najkrótszym czasie. Każda dyskusja powinna mieć swoją strukturę.

  • propozycję,
  • uzasadnienie,
  • wysłuchanie argumentów za i przeciw,
  • przejście do konkluzji.

Wspólne i uzgodnione fakty to podstawowa kwestia, na nich można budować dyskusję, zadając odpowiednie pytania. Osoba która omawia dany temat powinna zrobić krótkie wprowadzenie w zagadnienie, określając:

  • dlaczego dana kwestia jest omawiana,
  • niezbędne informacje dotyczące omawianego problemu,
  • aktualna sytuacja,
  • elementy do ustalenia,
  • przedstawienie różnych aspektów sprawy,
  • działania jakie dotychczas podjęto w danej sprawie.

Zadaniem prowadzącego spotkanie, jest zapobieganie niejasnościom i zamieszaniu.

Spóźnialscy zmorą zebrań - Zebrania muszą rozpoczynać się punktualnie. Spóźnialscy, widząc, że obrady trwają bez nich, szybko uświadomią sobie własny nietakt. Istnieje jeszcze inna metoda na punktualność: wpisanie w protokole z zebrania nazwisk osób, które się spóźniły lub opuściły je wcześniej. Ma to dodatkową zaletę a mianowicie pokazuje, kto był obecny przy podejmowaniu decyzji.

Na zakończenie każdego punktu zebrania, prowadzący powinien dokonać krótkiego i jasnego podsumowania wszystkich ustaleń (dobrze jest, kiedy wyznaczona osoba natychmiast notuje co zostało ustalone, razem z nazwiskami osób odpowiedzialnych za działania.) Może to być krótka notatka, lub nawet tabela, ale powinna obejmować następujące elementy:

  • Data, czas, miejsce obrad i nazwiska uczestników
  • Porządek obrad, inne punkty, które zostały omówione, oraz decyzje.
  • Jeżeli postanowiono podjąć działania - nazwiska osób wybranych do wykonania go (można zapisać ich inicjały na marginesie, dla łatwiejszego odszukania).
  • Zapisanie ważnych uwag nie.
  • Data, godzina oraz miejsce kolejnego zebrania.

Ważne jest aby zebranie zakończyć wskazaniem jakiegoś sukcesu, można wrócić również do wcześniejszych spraw, załatwionych pozytywnie, i zakończyć podziękowaniem za zaangażowanie i dobre działanie.

Umiejętność efektywnego prowadzenia zebrań to podstawa skutecznego zarządzania. Jest ona więcej niż ważna - jest podstawową niezbędną umiejętnością każdego menedżera.

Kontakt: mdabrowska@target-consulting.pl

www.targetcc.pl

reklama

Polecamy artykuły

Ekspert:

Magdalena Dąbrowska

Ekspert z zakresu doradztwa personalnego  

Źródło:

INFOR

Zdjęcia


Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych 2017 Komentarz69.00 zł

Narzędzia

POLECANE

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Eksperci portalu infor.pl

Foryś Wojciechowski Spółka komandytowa

Kancelaria Radców Prawnych

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »