| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE MOBILNE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Prawo > Praca > Praca > Pracodawca > Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja od 1 stycznia 2019 r.

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja od 1 stycznia 2019 r.

W dniu 24 października 2017 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Rząd chce aby od 1 stycznia 2019 r. skrócono okres przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat oraz aby prowadzono i przechowywano dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej.

Długie przechowywanie dokumentacji pracowniczej generuje u pracodawców koszty ok. 130 mln zł rocznie. Obecne regulacje nie gwarantują też ubezpieczonemu, że w chwili wystąpienia do ZUS z wnioskiem o przyznanie należnego świadczenia (emerytury lub renty) będzie mógł otrzymać od byłego pracodawcy wszystkie niezbędne dokumenty (np. często dokumentacja została zniszczona, zakład pracy zlikwidowano).

W niektórych krajach obowiązują podobne okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej lub krótsze: Finlandia – 10 lat, Dania – 5 lat, Niemcy 6-10 lat (do celów podatkowych i ubezpieczeń społecznych) i 10 lat (listy płac).

  1. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej

Możliwe będzie prowadzenie oraz przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej w postaci elektronicznej. Jeśli pracodawca wybierze formę elektroniczną, nie będzie już musiał przechowywać dokumentacji w postaci papierowej. Jednak pracodawca nadal będzie mógł prowadzić i przechowywać dokumentację w formie papierowej. Wybór formy zawsze będzie należał do niego.

Szczegółowe zasady oraz kwestie bezpieczeństwa, dostępu i warunków przechowywania dokumentacji będą określone w rozporządzeniu ministra rodziny, pracy i polityki społecznej, wydanym w porozumieniu z ministrem cyfryzacji.

Przechowywanie dokumentacji w postaci elektronicznej wpłynie na zmniejszenie kosztów u pracodawców związanych z pozapłacowymi obowiązkami wobec pracowników. Skróci się też czas przeszukiwania akt osobowych i poprawi jakość dokumentacji (nie będzie dochodziło do jej zużycia).

Digitalizacja akt osobowych będzie odpowiednio zabezpieczona, tak aby nie dochodziło do utraty danych przez pracodawców.

  1. Przyjęcie jako preferowanej bezgotówkowej formy wypłaty wynagrodzeń dla pracowników

Ze względu na dynamiczny rozwój usług bankowych bezgotówkowa forma wypłaty wynagrodzeń staje się coraz bardziej powszechna. Z danych Banku Światowego wynika, że w 2014 r. blisko 77,8 proc. pracowników w Polsce otrzymywało wynagrodzenie na rachunki płatnicze. Jednak na wniosek pracownika (złożony pisemnie lub elektronicznie) wynagrodzenie będzie można nadal wypłacać gotówką.

reklama

Polecamy artykuły

Data publikacji:

Źródło:

Kancelaria Prezesa Rady Ministrów

Zdjęcia

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja od 1 stycznia 2019 r./ fot. Fotolia
Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja od 1 stycznia 2019 r./ fot. Fotolia

KPA. Komentarz do zmian99.00 zł

Narzędzia

POLECANE

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Eksperci portalu infor.pl

Ewelina Stachowiak

Marketing Team Leader w firmie HR Tools

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »