Dziennik Ustaw - rok 2010 nr 34 poz. 181

Na podstawie art. 5 ust. 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

1) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania w komórkach organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa, utworzonych w urzędach obsługujących organy państwowe i państwowych jednostkach organizacyjnych, innych niż wymienione w art. 5 ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej „ustawą”, oraz w urzędach obsługujących organy jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych;

2) sposób:

a) przekazywania materiałów archiwalnych do Centralnego Archiwum Wojskowego,

b) brakowania dokumentacji niearchiwalnej;

3) wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.²⁾).

2. Sposób kwalifikowania dokumentacji, o której mowa w § 2, i oznaczania jej kategorii archiwalnej ze względu na okresy przechowywania określa załącznik do rozporządzenia.

3. Szef Centralnego Archiwum Wojskowego może przekwalifikować do materiałów archiwalnych dokumentację niearchiwalną, która zyskała znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej.

2. Jedna pozycja w spisie zdawczo-odbiorczym materiałów archiwalnych w postaci papierowej odpowiada jednej teczce, a w przypadku gdy teczka dzieli się na tomy – jednemu tomowi.

3. Jedna pozycja w spisie zdawczo-odbiorczym materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej odpowiada jednej sprawie.

4. Spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych zawiera:

1) nazwę i adres jednostki organizacyjnej, w której utworzono komórkę organizacyjną;

2) datę sporządzenia spisu;

3) nazwę komórki organizacyjnej, która wytworzyła materiały archiwalne, będące przedmiotem przekazania, oraz

4) dla każdej pozycji spisu co najmniej:

a) liczbę porządkową,

b) oznaczenie kancelaryjne, jeżeli było stosowane,

c) tytuł,

d) roczne daty krańcowe,

e) liczbę stron w teczce, jeżeli materiały archiwalne są w postaci papierowej, lub liczbę dokumentów w sprawie, jeżeli materiały archiwalne są w postaci elektronicznej.

2. Do sposobu przygotowania i uporządkowania materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej stosuje się przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy.

2. Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia zawiera:

1) nazwę i adres jednostki organizacyjnej, w której utworzono komórkę organizacyjną;

2) datę sporządzenia spisu;

3) stwierdzenie, że dokumentacja utraciła przydatność do celów, o których mowa w ust. 1;

4) imiona i nazwiska, stanowiska służbowe oraz podpisy osób dokonujących stwierdzenia, o którym mowa w pkt 3, oraz

5) dla każdej pozycji spisu co najmniej:

a) liczbę porządkową,

b) oznaczenie kancelaryjne, jeżeli było stosowane,

c) tytuł sprawy wraz z wykazem dokumentów w sprawie,

d) roczne daty krańcowe w obrębie pozycji spisu,

e) ewentualne uwagi.

3. Dokumentacja niearchiwalna jest niszczona tak, aby niemożliwe było jej odtworzenie.

Prezes Rady Ministrów: D. Tusk

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600, z 2007 r. Nr 64, poz. 426, z 2008 r. Nr 227, poz. 1505 oraz z 2009 r. Nr 39, poz. 307 i Nr 166, poz. 1317.

²⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501, z 2008 r. Nr 127, poz. 817 oraz z 2009 r. Nr 157, poz. 1241.

Załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów
z dnia 26 lutego 2010 r. (poz. 181)

SPOSÓB KWALIFIKOWANIA DOKUMENTACJI I OZNACZANIA JEJ KATEGORII ARCHIWALNEJ

Symbolem „A” oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne.

Symbolem „B10” oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej dokumentację niearchiwalną.

Do dokumentacji oznaczonej symbolem „A” kwalifikuje się dokumentację wynikającą z realizacji spraw lub dotyczącą:

1) wojewódzkich planów poboru,

2) planowania operacyjnego,

3) programowania obronnego,

4) przeglądów obronnych,

5) planów mobilizacji gospodarki,

6) planowania i realizacji zadań wynikających z PMG,

7) zestawień zadań w zakresie militaryzacji oraz aktów kierowania wewnętrznego w tym zakresie,

8) regulaminów organizacyjnych jednostek zmilitaryzowanych,

9) planów formowania jednostek zmilitaryzowanych,

10) programów i planów szkoleń z zakresu obronności, reagowania kryzysowego, obrony cywilnej, militaryzacji,

11) planów reagowania kryzysowego,

12) dokumentacji posiedzeń zespołów reagowania kryzysowego,

13) planów pracy zespołów reagowania kryzysowego,

14) planów ćwiczeń zespołów reagowania kryzysowego,

15) sprawozdań i raportów rocznych zespołów reagowania kryzysowego,

16) planów ochrony infrastruktury krytycznej,

17) nadzoru nad organizacją formacji obrony cywilnej,

18) planów obrony cywilnej,

19) wykazów obiektów służących obronie cywilnej,

20) planowania i organizowania systemów ostrzegania ludności,

21) przedsięwzięć związanych z ochroną dóbr kultury, płodów rolnych i produktów żywnościowych, zwierząt gospodarskich, ujęć i urządzeń wodnych, aparatury i dokumentacji naukowej, technicznej i technologicznej, zakładów pracy i obiektów użyteczności publicznej,

22) kontroli zewnętrznych w zakresie wykonania zadań obronności, reagowania kryzysowego, obrony cywilnej, militaryzacji,

23) innych zagadnień, wyłączoną w trakcie wyrażania zgody przez Centralne Archiwum Wojskowe.

4. Do dokumentacji oznaczonej symbolem „B10” kwalifikuje się inną niż wymienioną w pkt 3 dokumentację dotyczącą zagadnień z zakresu obronności, obrony cywilnej, militaryzacji i reagowania kryzysowego.