Dzienniki Urzędowe - rok 2020 poz. 30

Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351, z późn. zm.¹⁾) w związku z art. 53 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, z późn. zm.²⁾) oraz rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342) zarządza się, co następuje:

Wprowadza się w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej:

1) zasady organizacji rachunkowości, stanowiące załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) zakładowy plan kont, stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia;

3) opis informatycznego systemu przetwarzania i ochrony danych, stanowiący załącznik nr 3 do zarządzenia.

Traci moc zarządzenie nr 19 Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 czerwca 2018 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (Dz. Urz. Min. Rodz. Prac. i Pol. Społ. poz. 19 i 29 oraz z 2019 r. poz. 42).

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia, z mocą obowiązującą od dnia 4 sierpnia 2020 r.

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2019 r. poz. 1495, 1571, 1655 i 1680 oraz z 2020 r. poz. 568.

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2019 r. poz. 1622, 1649, 2020 i 2473 oraz z 2020 r. poz. 284, 374, 568, 695 i 1175.

Załączniki do zarządzenia nr 28 Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
z dnia 1 października 2020 r. (poz. 30)

Załącznik nr 1

ZASADY ORGANIZACJI RACHUNKOWOŚCI

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1.

1. W Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, zwanym dalej "Jednostką", prowadzona jest obsługa finansowo-księgowa w zakresie:

1) dysponenta części budżetu państwa: 31 - Praca, 44 - Zabezpieczenie społeczne, 63 - Rodzina, zwanego dalej "Dysponentem";

2) dysponenta środków budżetu państwa trzeciego stopnia, zwanego dalej "Ministerstwem";

3) dysponenta Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, zwanego dalej "FGŚP";

4) dysponenta Funduszu Pracy, zwanego dalej "FP";

5) dysponenta Funduszu Solidarnościowego zwanego dalej "FS".

2. Ewidencję księgową Dysponenta, FGŚP, FP i FS prowadzi w Jednostce Biuro Budżetu i Finansów, zwane dalej "BBF", zgodnie z zakresem zadań określonym w przepisach regulaminu wewnętrznego BBF.

3. Ewidencję księgową Ministerstwa prowadzi w Jednostce Biuro Dyrektora Generalnego, zwane dalej "BDG", zgodnie z zakresem zadań określonym w przepisach regulaminu wewnętrznego BDG.

4. Wypłaty ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z tytułu finansowania i dofinansowania działalności socjalnej określonej w przepisach Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych są dokonywane przez Ministerstwo.

§ 2.

1. Obieg i kontrola dokumentów finansowych określone zostały w zarządzeniu nr 18 Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 7 maja 2019 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowych w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (Dz. Urz. Min. Rodz. Prac. i Pol. Społ. poz. 20).

2. Zasady obrotu gotówkowego reguluje zarządzenie nr 13 Dyrektora Generalnego z dnia 29 listopada 2019 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji kasowej w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz zarządzenie nr 8 Dyrektora Generalnego z dnia 25 sierpnia 2020 r. zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzenia Instrukcji kasowej w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

3. Zasady korzystania z kart płatniczych reguluje decyzja nr 4 Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 czerwca 2010 r. w sprawie sposobu dokonywania wydatków przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych użytkowanych w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej oraz podległych jednostkach organizacyjnych (Dz. Urz. Min. Prac. i Pol. Społ. poz. 8).

4. Zasady i terminy przeprowadzania inwentaryzacji określa zarządzenie nr 35 Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 7 października 2015 r. w sprawie ustalenia instrukcji inwentaryzacyjnej Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej (Dz. Urz. Min. Prac. i Pol. Społ. poz. 38).

5. W zasadach inwentaryzacji aktywów i pasywów przyjmuje się następujące uproszczenia:

1) salda zerowe należności nie podlegają potwierdzaniu drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych stanu tych należności;

2) salda zerowe należności i zobowiązań, na których w trakcie roku budżetowego wystąpiły obroty, inwentaryzuje się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości.

SZCZEGÓLNE ZASADY RACHUNKOWOŚCI

§ 3.

1. Rokiem obrotowym jest rok budżetowy.

2. Okresami sprawozdawczymi są odpowiednio miesiąc, kwartał, półrocze lub rok, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa.

§ 4.

1. Księgi rachunkowe prowadzone są w siedzibie Jednostki, odrębnie dla Dysponenta, Ministerstwa, FGŚP, FP i FS.

2. Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i walucie polskiej, w złotych i groszach.

3. Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe, stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.

4. Księgi rachunkowe otwierane są na dzień rozpoczynający każdy rok obrotowy i zamykane na dzień kończący rok obrotowy.

5. Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych następuje do dnia 30 kwietnia roku następnego.

6. Zamknięcie ksiąg rachunkowych następuje poprzez nieodwracalne wyłączenie możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach danych tworzących zamknięte księgi rachunkowe.

7. Księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

8. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą:

1) dziennik;

2) księgę główną (konta syntetyczne);

3) księgi pomocnicze (konta analityczne);

4) zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych.

9. Dziennik prowadzony jest w sposób następujący:

1) operacje, które wystąpiły w danym okresie sprawozdawczym, ujmowane są w nim chronologicznie;

2) zapisy są kolejno numerowane w sposób automatyczny;

3) sumy zapisów (obroty) liczone są w sposób ciągły;

4) obroty dziennika są zgodne z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.

10. Dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, które nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym.

11. W Jednostce stosuje się dzienniki częściowe (rejestry księgowe), grupujące dokumenty posiadające cechy wspólne lub pochodzące z tego samego źródła. Zmiana grupowania dokumentów w odpowiednich rejestrach księgowych może nastąpić od początku roku kalendarzowego. Sposób grupowania oraz symbole grup rodzajowych dokumentów księgowych (rejestrów księgowych) ustala główny księgowy.

12. Księga główna (konta syntetyczne) prowadzona jest w sposób spełniający następujące zasady:

1) podwójnego zapisu;

2) systematycznego i chronologicznego rejestrowania operacji gospodarczych zgodnie z zasadą memoriałową, z wyjątkiem dochodów i wydatków, które ujmowane są w terminie ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą;

3) powiązania dokonywanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku.

13. Księgi pomocnicze (konta analityczne) stanowią zapisy uszczegóławiające wybranych kont księgi głównej (syntetyka). Prowadzone są one w ujęciu systematycznym, w postaci komputerowych zbiorów danych uzgodnionych z saldami i zapisami księgi głównej. Zapisy na kontach pomocniczych dokonywane są według zasady podwójnego zapisu i są pierwotne w stosunku do zapisu kont głównych wynikających z sumowania obrotów i sald kont pomocniczych.

14. Zestawienie obrotów i sald zawiera:

1) symbole lub nazwy kont;

2) salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego;

3) sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

15. Obroty zestawienia obrotów i sald są zgodne z obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych.

16. Zestawienie obrotów i sald sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, w celu umożliwienia sporządzenia w terminie obowiązujących sprawozdań.

17. Zapis księgowy zawiera w szczególności:

1) datę dokonania operacji gospodarczej;

2) określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę;

3) skrócony opis operacji;

4) kwotę dokonanej operacji;

5) oznaczenie kont, których dotyczy.

18. Korekty błędnych zapisów księgowych są dokonywane na podstawie własnego dowodu księgowego (PK - polecenie księgowania). Dokonanie zapisu korygującego polega na poprawieniu błędnego zapisu poprzez zaksięgowanie błędnej kwoty na tych samych kontach i na tych samych stronach kont, na których dokonano nieprawidłowego zapisu, lecz z zastosowaniem liczb o znaku przeciwnym.

19. Ewidencja zaangażowania dotyczącego planu wydatków budżetowych dokonywana jest w szczególności na podstawie dokumentów stanowiących podstawę powstania zobowiązania, o których mowa w zarządzeniu w sprawie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Jednostce.

20. Ewidencja zaangażowania dotyczącego planu wydatków w zakresie wynagrodzeń i pochodnych finansowanych z budżetu państwa i Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna, z wyłączeniem pozostałych realizowanych przez Ministerstwo programów i projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, dokonywana jest do wysokości planu finansowego na dany rok.

21. BDG, uwzględniając stopień realizacji planowanych wydatków w danym roku budżetowym, o którym mowa w ust. 20, dokonuje korekty zaangażowania z własnej inicjatywy na podstawie posiadanych danych lub na wniosek komórki organizacyjnej Ministerstwa.

22. Ewidencję operacji gospodarczych prowadzi się zgodnie z treścią ekonomiczną, w porządku chronologicznym i systematycznym (na bieżąco), z podziałem na poszczególne okresy sprawozdawcze, w sposób wiarygodny i kompletny.

23. Ewidencję i rozliczanie kosztów działalności podstawowej Jednostki prowadzi się zgodnie z zasadą ujmowania ponoszonych kosztów na kontach Zespołu 4 - "Koszty według rodzajów i ich rozliczenie".

24. W Jednostce na kontach Zespołu 4 - "Koszty według rodzajów i ich rozliczenie" ewidencjonuje się wszystkie koszty związane z wydatkami budżetowymi, z wyjątkiem różnic kursowych, które ewidencjonuje się na kontach Zespołu 7 - "Przychody, dochody i koszty", oraz dotacji i płatności z budżetu środków europejskich.

25. Umowy cywilnoprawne w imieniu i na rzecz FGŚP, FP oraz FS są zawierane przez Jednostkę.

26. Wydatki dotyczące kosztów obsługi FGŚP realizowane są w ramach planu finansowego Ministerstwa.

27. Dokumenty potwierdzające dokonanie operacji gospodarczych na rzecz FGŚP, FP oraz FS wystawiane są na Jednostkę.

28. Rozliczenia pomiędzy FGŚP a Ministerstwem odbywają się na podstawie not księgowych wystawianych przez Ministerstwo.

29. Wynagrodzenia z tytułu umów cywilnoprawnych zawartych z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej w zakresie FP oraz FS nalicza i wypłaca Ministerstwo.

30. Inne wydatki dotyczące FP oraz FS, które nie mogą zostać poniesione bezpośrednio ze środków FP oraz FS, w szczególności koszty wynagrodzeń osobowych z tytułu zadań wykonywanych na rzecz projektów, realizowane są w ramach planu finansowego Ministerstwa.

31. Rozliczenia pomiędzy FP oraz FS a Ministerstwem w zakresie, o którym mowa w ust. 29 i 30, odbywają się na podstawie not księgowych wystawianych przez Ministerstwo.

32. Na kontach Zespołu 4 - "Koszty według rodzajów i ich rozliczenie", na kontach Zespołu 7 - "Przychody, dochody i koszty" oraz na kontach 983 - "Zaangażowanie wydatków środków europejskich roku bieżącego", 984 -"Zaangażowanie wydatków środków europejskich przyszłych lat", 998 - "Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego" i 999 - "Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat" ujmuje się operacje gospodarcze dokonane w miesiącu sprawozdawczym, wynikające z dokumentów finansowych, które wpłynęły do BBF lub BDG do końca miesiąca. Po tym terminie dokumenty finansowe ujmowane są w ewidencji księgowej w miesiącu, w którym wpłynęły do BBF lub BDG, z zastrzeżeniem ust. 39-42.

33. Operacje gospodarcze, o których mowa w ust. 32, dokonane w grudniu ujmuje się w ewidencji księgowej w grudniu - pod warunkiem wpływu dokumentów finansowych do BBF lub BDG do dnia 8 stycznia roku następującego po roku obrotowym. Po tym terminie dokumenty finansowe będą ujmowane w ewidencji księgowej roku bieżącego w miesiącu, w którym wpłynęły do BBF lub BDG.

34. Operacje gospodarcze dotyczące rezerw na zobowiązania z tytułu toczących się postępowań sądowych ujmuje się w ewidencji księgowej roku obrotowego do końca lutego roku następującego po roku obrotowym.

35. Operacje gospodarcze dotyczące FP, dokonane w miesiącu sprawozdawczym i wynikające z dokumentów finansowych, które wpłynęły do końca miesiąca do BBF, ujmuje się w ewidencji księgowej w miesiącu, którego dotyczą. Po tym terminie dokumenty finansowe ujmowane są w ewidencji księgowej w miesiącu, w którym wpłynęły do BBF.

36. Operacje gospodarcze, o których mowa w ust. 35, dokonane w grudniu ujmuje się w ewidencji księgowej w grudniu - pod warunkiem wpływu dokumentów finansowych do BBF do dnia 8 stycznia roku następującego po roku obrotowym. Po tym terminie dokumenty finansowe będą ujmowane w ewidencji księgowej roku bieżącego w miesiącu, w którym wpłynęły do BBF.

37. Zapisy księgowe dotyczące rozliczeń środków wypłaconych w formie dotacji są dokonywane na podstawie zatwierdzonych pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, w szczególności: rozliczeń, sprawozdań z wykorzystania dotacji lub innych dokumentów finansowych otrzymanych zgodnie z podpisanymi umowami lub odrębnymi postanowieniami.

38. Operacje gospodarcze, dotyczące rozliczeń dotacji roku obrotowego, ujmuje się w ewidencji księgowej w grudniu - pod warunkiem wpływu dowodów księgowych do BBF do dnia 15 marca roku następującego po roku obrotowym. Po tym terminie dowody księgowe są ujmowane w ewidencji księgowej roku bieżącego w miesiącu, w którym wpłynęły do BBF.

39. Zapisy w księgach rachunkowych dotyczące wydatków z budżetu środków europejskich realizowanych przez Bank Gospodarstwa Krajowego, zwany dalej "BGK", dokonywane są na podstawie informacji udostępnionych przez BGK drogą elektroniczną o:

1) zleceniach płatności otrzymanych przez BGK - w dacie udostępnienia informacji;

2) płatnościach zrealizowanych przez BGK - w dacie ich zrealizowania;

3) przekazanych i anulowanych zleceniach płatności, korektach zwrotów oraz korektach informacji o zrealizowanych zleceniach płatności - w dacie udostępnienia informacji przez BGK.

40. Zapisy w księgach rachunkowych dotyczące zwrotów wydatków z budżetu środków europejskich oraz zrealizowanych nadpłat zwrotów wydatków z budżetu środków europejskich realizowanych przez BGK są dokonywane odpowiednio na podstawie informacji o zwrocie środków europejskich udostępnionych przez BGK drogą elektroniczną lub informacji o zrealizowanych nadpłatach udostępnionych przez BGK drogą elektroniczną, w dacie udostępnienia informacji przez BGK.

41. Informacje BGK w zakresie zwrotów środków europejskich oraz zrealizowanych nadpłat, dotyczących miesiąca sprawozdawczego, udostępnione przez BGK drogą elektroniczną do piątego dnia kalendarzowego miesiąca następującego po miesiącu sprawozdawczym, ujmuje się w księgach rachunkowych Jednostki w miesiącu sprawozdawczym, którego dotyczą. Po tym terminie informacje te ujmuje się w ewidencji księgowej w miesiącu, w którym zostały udostępnione.

42. Informacje BGK w zakresie zwrotów środków europejskich oraz zrealizowanych nadpłat, dotyczących miesiąca grudnia, ujmuje się w księgach rachunkowych Jednostki w miesiącu grudniu.

43. Wpłaty i wypłaty gotówkowe krajowych środków pieniężnych ewidencjonuje się na koncie 130 - "Rachunek bieżący jednostki". Obroty z tego tytułu wykonane na koncie 130 ujmuje się na koncie 101 - "Kasa złotówkowa". Saldo kasy złotówkowej ewidencjonuje się w ramach paragrafu klasyfikacji wydatków 441 - "Podróże służbowe krajowe", zgodnie z rozporządzeniem, o którym mowa w § 5 ust. 20.

44. Wydatki dotyczące kosztów opłat bankowych w zakresie rachunków bankowych prowadzonych dla Dysponenta realizowane są w ramach planu finansowego Ministerstwa na podstawie not księgowych wystawianych przez Dysponenta.

§ 5.

1. W Jednostce aktywa i pasywa wycenia się według zasad określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz przepisów szczególnych wydanych na podstawie ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych, z uwzględnieniem postanowień niniejszego zarządzenia.

2. Przy wycenie poszczególnych grup aktywów i pasywów oraz ustaleniu wyniku finansowego stosowane są szczegółowe zasady wynikające z nadrzędnych zasad rachunkowości, którymi są:

1) zasada kontynuacji, która zakłada, że działalność Jednostki będzie prowadzona w dającej się przewidzieć przyszłości, w niezmniejszonym istotnie zakresie;

2) zasada ciągłości, która oznacza, że w kolejnych latach będą:

a) jednakowo grupowane operacje gospodarcze,

b) według tych samych zasad wyceniane będą aktywa i pasywa Jednostki,

c) tym samym sposobem ustalany będzie wynik finansowy Jednostki,

d) stosowane obowiązujące zasady sporządzania sprawozdań finansowych;

3) zasada memoriału, która oznacza konieczność ujęcia w księgach rachunkowych wszystkich przypadających przychodów i obciążających kosztów związanych z tymi przychodami jako dotyczących danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty, z zastrzeżeniem przepisów niniejszego zarządzenia;

4) zasada współmierności, która oznacza konieczność zaliczenia do aktywów i pasywów okresu sprawozdawczego kosztów i przychodów dotyczących przyszłych okresów oraz przypadających na ten okres sprawozdawczy kosztów, które nie zostały jeszcze poniesione, z wyjątkiem biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów wynikających z obowiązku wykonania przyszłych świadczeń na rzecz pracowników, w tym świadczeń emerytalnych;

5) zasada ostrożnej wyceny, która oznacza, że poszczególne składniki aktywów i pasywów wycenia się, stosując rzeczywiście poniesione na ich nabycie ceny z zachowaniem zasady ostrożności, która oznacza uwzględnienie w wyniku finansowym zmniejszenia wartości użytkowej składników aktywów, wyłącznie niewątpliwych pozostałych przychodów operacyjnych i zysków nadzwyczajnych, wszystkich poniesionych kosztów operacyjnych i strat nadzwyczajnych oraz rezerw na znane ryzyko, grożące straty oraz skutki innych zdarzeń;

6) zasada istotności, która oznacza możliwość stosowania uproszczeń w ramach przyjętych zasad rachunkowości, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelność i jasność przedstawienia sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego.

3. Dochody i wydatki Jednostki są ujmowane w księgach i prezentowane w sprawozdaniach finansowych w zakresie faktycznych (kasowo zrealizowanych) wpływów i wydatków dokonanych na rachunkach dochodów i wydatków budżetowych.

4. W zasadach wyceny aktywów i pasywów przyjmuje się następujące uproszczenie: ponoszone z góry wydatki, dotyczące w szczególności kosztów zakupu prenumeraty, opłat abonamentowych, dostaw energii, ubezpieczeń majątkowych i rzeczowych, podatku od nieruchomości, ponoszone za okres przekraczający jeden miesiąc, nie podlegają rozliczeniom w czasie za pośrednictwem rozliczeń międzyokresowych kosztów. Koszty te księguje się w całości w miesiącu, w którym dokument finansowy wpłynął do BDG, z zastrzeżeniem § 4 ust. 33 i 36.

5. Środki przekazane do BGK z przeznaczeniem na udzielanie pożyczek w ramach programów: "Praca dla młodych" i "Program Aktywizacji Obszarów Wiejskich - Komponent A" ewidencjonuje się w księgach rachunkowych Ministerstwa jako należności w wysokości środków przekazanych, a następnie należności pomniejsza się o spłaty kapitału pożyczek lub inne zmniejszenia kapitału pożyczek. Należności z tytułu odsetek i inne należności dotyczące pożyczek udzielanych przy udziale BGK w ramach programów: "Praca dla młodych" i "Program Aktywizacji Obszarów Wiejskich - Komponent A" ewidencjonuje się w księgach rachunkowych Ministerstwa w dacie wpływu środków na rachunek Ministerstwa.

6. W zasadach prowadzenia ksiąg rachunkowych przyjmuje się następujące uproszczenie: na kontach księgowych ewidencję wartości środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, środków trwałych w budowie (inwestycji), umorzenia i amortyzacji, prowadzi się bez wskazywania części budżetowej. Uproszczenie to nie ma wpływu na treść sprawozdania finansowego oraz innych sprawozdań prezentujących informacje dotyczące majątku trwałego.

7. Błędy popełnione w poprzednich latach obrotowych, zawarte w sporządzonych sprawozdaniach finansowych, wykryte w bieżącym roku obrotowym, koryguje się w księgach rachunkowych bieżącego roku obrotowego. Przed ujęciem korekty w księgach rachunkowych bieżącego roku obrotowego oceny wymaga, czy wpływ błędów na treść sporządzonych sprawozdań finansowych był istotny czy nieistotny z punktu widzenia oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego.

8. Korekty błędów popełnionych w poprzednich latach obrotowych, uznanych za nieistotne, wpływają na wynik finansowy bieżącego roku obrotowego.

9. W zakresie Dysponenta i Ministerstwa korekty błędów popełnionych w poprzednich latach obrotowych, uznanych za istotne, ujmuje się na koncie 800 - "Fundusz jednostki".

10. W zakresie FGŚP, FP oraz FS korekty błędów popełnionych w poprzednich latach obrotowych, bez względu na ich istotność, ujmuje się na koncie 853 - "Fundusze celowe".

11. W zakresie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych korekty błędów popełnionych w poprzednich latach obrotowych, bez względu na ich istotność, ujmuje się na koncie 851 - "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych".

12. Za nieistotne z punktu widzenia oceny sytuacji majątkowej i finansowej Jednostki oraz jej wyniku finansowego uznaje się operacje gospodarcze o wartości jednostkowej nieprzekraczającej progu istotności.

13. Próg istotności ustala się na poziomie 0,001% sumy bilansowej wykazanej w sprawozdaniu Jednostki.

14. Rezerwy na przyszłe zobowiązania wynikające ze skutków toczących się postępowań sądowych tworzy się na dzień bilansowy, z uwzględnieniem zasady istotności odnoszącej się do obowiązku wykazywania w sprawozdaniu finansowym informacji istotnych, wpływających na ocenę kondycji finansowej i sytuacji majątkowej Jednostki. Uwzględniając zasadę istotności, rezerwy na zobowiązania w Jednostce tworzy się na przyszłe zobowiązania wynikające ze skutków toczących się postępowań sądowych, których prawdopodobieństwo wystąpienia wynosi co najmniej 80%. Odsetki od utworzonej wartości rezerwy na przyszłe zobowiązania wynikające ze skutków toczących się postępowań sądowych nalicza się na dzień bilansowy oraz na koniec każdego kwartału.

15. Rezerwy na przyszłe zobowiązania wynikające ze skutków toczących się postępowań sądowych tworzy się na podstawie informacji sporządzonej przez komórkę organizacyjną prowadzącą postępowanie sądowe, parafowanej przez radcę prawnego i zaakceptowanej przez kierownika danej komórki organizacyjnej. Informacja zawiera w szczególności wskazanie stopnia prawdopodobieństwa wystąpienia przyszłego zobowiązania i jego wartość.

16. Rezerwy zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych - w zależności od okoliczności, z którymi przyszłe zobowiązania się łączą.

17. Powstanie zobowiązań, na które utworzono rezerwę, zmniejsza rezerwę.

18. W przypadku zmniejszenia lub ustania ryzyka uzasadniającego utworzenie rezerwy odpis rezerwy zalicza się odpowiednio do pozostałych przychodów operacyjnych lub przychodów finansowych.

19. Dopuszcza się korygowanie błędów w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych, otrzymanych od kontrahentów nieprowadzących ksiąg rachunkowych, w szczególności dotyczących świadczeń na rzecz osób fizycznych, z zastosowaniem zasady określonej w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości dla poprawiania błędów w dowodach wewnętrznych: błędy mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie poprawnej treści i daty poprawki oraz złożenie podpisu wystawcy dowodu źródłowego zewnętrznego obcego lub osoby przez niego upoważnionej.

20. Klasyfikowanie przychodów i dochodów oraz wydatków i kosztów odbywa się zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, z późn. zm.¹⁾).

21. Do spraw dotyczących niepodatkowych należności budżetowych o charakterze publiczno-prawnym stosuje się przepisy określone w dziale III ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 i 1423).

22. Rozliczeń kosztów zagranicznych podróży służbowych dokonuje się zgodnie z § 20 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), z uwzględnieniem przepisów zarządzenia nr 14 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 5 września 2016 r. w sprawie zasad organizacji i rozliczania podróży zagranicznych oraz przyjmowania delegacji zagranicznych składających wizytę w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz zarządzenia nr 3 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 marca 2017 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie zasad organizacji i rozliczania podróży zagranicznych oraz przyjmowania delegacji zagranicznych składających wizytę w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz zarządzenia nr 2 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 3 stycznia 2019 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie zasad organizacji i rozliczania podróży zagranicznych oraz przyjmowania delegacji zagranicznych składających wizytę w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

23. Zaliczka na poczet kosztów zagranicznej podróży służbowej wypłacana jest w kasie Ministerstwa, po kursie waluty zastosowanym przez bank przy pobraniu gotówki z banku do kasy.

24. Wpłaty walutowe z tytułu rozliczeń kosztów podróży służbowych dokonywane w kasie Ministerstwa przeliczane są według tabeli kursów kupna i sprzedaży walut obowiązującej w Narodowym Banku Polskim, zwanym dalej "NBP", z dnia wpłaty. Wpłaty waluty na konto Ministerstwa z tytułu rozliczeń kosztów podróży służbowych przeliczane są według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wpłaty.

25. Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej dokonywane jest po kursie waluty zastosowanym przez bank przy pobraniu gotówki z banku do kasy.

26. W przypadku dołączenia do rozliczenia kosztów podróży zagranicznej dokumentów finansowych wystawionych w walutach innych niż waluta otrzymanej zaliczki i braku potwierdzenia kursu faktycznie zastosowanego przez obiekt hotelowy koszt usługi hotelowej wynikający z faktury przelicza się na walutę otrzymanej zaliczki przy zastosowaniu kursu średniego ogłaszanego przez NBP z dnia poprzedzającego datę wystawienia faktury.

27. Kwota wynikająca z zatwierdzonego rozliczenia podróży służbowej jest wypłacana lub wpłacana w walucie udzielonej zaliczki. Kwota ta może zostać wypłacona lub wpłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej kwoty w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wypłacenia zaliczki.

§ 6.

1. Aktywa trwałe obejmują:

1) środki trwałe;

2) pozostałe środki trwałe;

3) środki trwałe w budowie (inwestycje);

4) wartości niematerialne i prawne;

5) pozostałe wartości niematerialne i prawne.

2. Środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku, mogące samodzielnie funkcjonować, przeznaczone na potrzeby Jednostki, których wartość początkowa jest wyższa od kwoty określonej w art. 16f ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1406 i 1492), zwanej dalej "wartością ustaloną w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych", nabyte z własnych środków lub stanowiące własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, otrzymane w zarząd lub użytkowanie.

3. Środki trwałe obejmują w szczególności:

1) grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu;

2) lokale będące odrębną własnością;

3) budynki;

4) budowle;

5) maszyny i urządzenia techniczne;

6) środki transportu i inne rzeczy.

4. Każdorazowa zmiana wartości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych powoduje automatycznie zmianę kwot określonych w niniejszym zarządzeniu.

5. Środki trwałe wycenia się:

1) w przypadku zakupu - według ceny nabycia; obejmuje ona cenę należną sprzedającemu powiększoną o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem do stanu zdatnego do używania, w szczególności: koszty transportu, załadunku, wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, składowania, a obniżoną o upusty i inne udzielone przez sprzedającego bonifikaty. Wartość początkową nieodpłatnie otrzymanego środka trwałego od jednostki sektora finansów publicznych stanowi wartość wyszczególniona w dokumencie przekazania, tj. cena nabycia i dotychczasowe umorzenie. W pozostałych przypadkach, innych niż wyżej wymienione, wartość początkową środka trwałego stanowi cena sprzedaży lub wartość godziwa, o ile w indywidualnych sytuacjach dysponent nie określi inaczej. Przez wartość godziwą należy rozumieć kwotę, za jaką dany składnik aktywów mógłby zostać wymieniony, a tym samym zobowiązanie uregulowane na zasadach transakcji rynkowej;

2) w przypadku spadku lub darowizny - według wartości określonej w umowie o przekazaniu lub wartości rynkowej z dnia otrzymania;

3) w przypadku otrzymania nieodpłatnie od Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego - w wysokości określonej w decyzji o przekazaniu;

4) w przypadku przejęcia w wyniku zmiany formy prawnej - według wartości określonej w protokole zdawczo-odbiorczym;

5) w przypadku ujawnienia środka trwałego - według zasad określonych w pkt 1-4, a w przypadku braku odpowiednich dokumentów pozwalających ustalić tę wartość - w wartości rynkowej;

6) w innych przypadkach - według wartości określonej przez powołaną w Jednostce Komisję oceny przydatności do dalszego użytkowania składników majątkowych w Ministerstwie.

6. Wartość rynkowa określana jest na podstawie przeciętnych cen stosowanych w obrocie rzeczami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem ich stanu i stopnia zużycia.

7. W przypadku otrzymania środka trwałego na skutek wymiany niesprawnego środka trwałego - środek trwały w dniu przyjęcia do użytkowania wycenia się w wysokości wynikającej z dowodu dostawcy, z podaniem cech szczególnych nowego środka trwałego.

8. Jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu, wartość początkową tych środków powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie, w tym także o wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych. Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy wydatki poniesione na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację powodują wzrost wartości użytkowej w danym roku budżetowym o kwotę wyższą od wartości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania.

9. Pozostałe środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku, mogące samodzielnie funkcjonować, przeznaczone na potrzeby Jednostki, których wartość początkowa jest niższa od wartości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, nabyte z własnych środków lub stanowiące własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, otrzymane w zarząd lub użytkowanie oraz, niezależnie od wartości, meble i dywany, książki i inne zbiory biblioteczne oraz odzież i umundurowanie.

10. Pozostałe środki trwałe ewidencjonuje się na koncie 013 - "Pozostałe środki trwałe".

11. Zmniejszenie stanu środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych następuje w wyniku likwidacji, czyli wycofania z używania w związku ze zniszczeniem, zużyciem fizycznym lub moralnym (związanym z postępem technicznym), a także w związku ze sprzedażą, nieodpłatnym przekazaniem lub ujawnieniem niedoborów i szkód w środkach trwałych.

12. Od dnia postawienia środka trwałego lub pozostałego środka trwałego w stan likwidacji do czasu jego całkowitej likwidacji środek jest ewidencjonowany na koncie pozabilansowym 092 - "Środki trwałe w likwidacji".

13. Podstawą całkowitego wykreślenia środka trwałego lub pozostałego środka trwałego z ewidencji jest protokół likwidacji, protokół darowizny lub nieodpłatnego przekazania, umowa sprzedaży lub inny dowód sprzedaży (faktura, rachunek), protokół stwierdzonych i rozliczonych różnic inwentaryzacyjnych, sporządzony na podstawie przepisów zarządzenia nr 10 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 13 września 2017 r. w sprawie powołania i funkcjonowania Komisji oceny przydatności do dalszego użytkowania składników majątkowych w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zmienionego zarządzeniem nr 10 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 listopada 2018 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie powołania i funkcjonowania Komisji oceny przydatności do dalszego użytkowania składników majątkowych w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz zarządzeniem nr 8 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 lipca 2019 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie powołania i funkcjonowania Komisji oceny przydatności do dalszego użytkowania składników majątkowych w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

14. Wykreślenia środka trwałego lub pozostałego środka trwałego z ewidencji dokonuje się z datą wskazaną w dokumentach wymienionych w ust. 13 czyli z dniem dokonania fizycznego zniszczenia, określonym w fakturze (rachunku) dniem wydania kupującemu, określonym w protokole zdawczo-odbiorczym dniem nieodpłatnego przekazania, bądź z określonym w protokole rozliczenia inwentaryzacji dniem stwierdzenia niedoboru lub szkody.

15. Nieodpłatne przekazanie środka trwałego lub pozostałego środka trwałego innej jednostce, sprzedaż, oddanie w najem lub dzierżawę, darowizna i likwidacja zużytych lub zbędnych składników majątku ruchomego następuje w trybie określonym w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 21 października 2019 r. w sprawie szczegółowego sposobu gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego Skarbu Państwa (Dz. U. poz. 2004), z uwzględnieniem przepisów zarządzeń, o których mowa w ust. 13.

16. Środki trwałe są finansowane ze środków na inwestycje w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych i wydanego na jej podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, z późn. zm.²⁾), a także rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu finansowania inwestycji z budżetu państwa (Dz. U. poz. 1579) i ewidencjonowane są na koncie 011 - "Środki trwałe".

17. Środki trwałe na dzień bilansowy wycenia się w wartości netto, tj. z uwzględnieniem odpisów umorzeniowych ustalonych na dzień bilansowy.

18. Pozostałe środki trwałe są finansowane ze środków na wydatki bieżące (z wyjątkiem pierwszego wyposażenia nowego obiektu) i umarzane w 100% ich wartości w momencie oddania do użytkowania.

19. Wartości niematerialne i prawne to nabyte przez Jednostkę prawa na dobrach niematerialnych nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do użytkowania na potrzeby Jednostki, w szczególności autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje.

20. Do wartości niematerialnych i prawnych nie zalicza się licencji i autorskich praw majątkowych dotyczących oprogramowania zakupionego wraz ze środkiem trwałym, bez którego środek ten nie jest kompletny i zdatny do użytkowania. Licencje (autorskie prawa majątkowe) w tym przypadku zwiększają wartość początkową środka trwałego.

21. Wartości niematerialne i prawne, o wartości początkowej wyższej od wartości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, finansowane są ze środków na inwestycje i ewidencjonowane na koncie 020 - "Wartości niematerialne i prawne".

22. Wartości niematerialne i prawne, o wartości początkowej niższej od wartości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, są finansowane ze środków na wydatki bieżące i ewidencjonowane na koncie 021 - "Pozostałe wartości niematerialne i prawne".

23. Przyjmuje się następujące metody prowadzenia ewidencji analitycznej rzeczowych aktywów trwałych:

1) środki trwałe i wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej wyższej od wartości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych oraz meble i dywany bez względu na wartość początkową, podlegają ewidencji ilościowo-wartościowej;

2) pozostałe środki trwałe oraz pozostałe wartości niematerialne i prawne o wartości:

a) powyżej 10% wartości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, ale nie przekraczające tej wartości, są objęte ewidencją bilansową ilościowo-wartościową;

b) do 10% wartości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, podlegają ewidencji ilościowej.

24. Odrębną ewidencją, ilościową lub ilościowo-wartościową, w zależności od potrzeb Jednostki, objęte są środki trwałe ujęte w "Wykazie asortymentowym składników majątkowych", zwanym dalej "wykazem asortymentowym". Odrębna ewidencja jest prowadzona zgodnie z zasadami prawidłowej gospodarki, z zachowaniem szczególnej staranności.

25. Wykaz asortymentowy sporządza komórka organizacyjna właściwa do spraw administracyjnych we współpracy z komórką organizacyjną właściwą do spraw infrastruktury informatycznej w zakresie jej działania. Wykaz asortymentowy zatwierdza Dyrektor Generalny Jednostki, na wniosek kierownika komórki organizacyjnej właściwej do spraw administracyjnych. Wykaz asortymentowy jest uaktualniany, w zależności od potrzeb Jednostki.

26. Ewidencja ilościowa i ilościowo-wartościowa rzeczowych aktywów trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz kartoteki osobistego wyposażenia pracowników, prowadzone są w komórce organizacyjnej właściwej do spraw administracyjnych.

27. Odrębna ewidencja, o której mowa w ust. 24 prowadzona jest w komórkach organizacyjnych odpowiednio: właściwej do spraw administracyjnych albo właściwej do spraw infrastruktury informatycznej.

28. Ministerstwo nie prowadzi ewidencji bilansowej obrotu materiałowego. Zakupione materiały wyceniane są według rzeczywistych cen zakupu brutto i ujmowane w ewidencji zgodnie z zasadami określonymi w § 4 ust. 32 i 33. Zakupione materiały przekazywane są bezpośrednio do zużycia w działalności.

29. Do materiałów zalicza się miedzy innymi:

1) materiały biurowe;

2) materiały promocyjne;

3) środki czystości;

4) teleinformatyczne części zamienne;

5) części zamienne do samochodów.

30. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne nabyte ze środków FP i FS oraz przejęte i nabyte ze środków FGŚP podlegają wyodrębnieniu w ramach ewidencji ilościowej i ilościowo-wartościowej Ministerstwa.

31. Aktywa trwałe i inne składniki majątkowe FGŚP przejęte na podstawie art. 99 ust. 1a ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. - Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (Dz. U. poz. 1241, z późn. zm.³⁾) podlegają wyodrębnieniu w ramach ewidencji bilansowej Ministerstwa.

32. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej wyższej od wartości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, nabyte w ramach planu finansowego Ministerstwa na rzecz FGŚP, podlegają wyodrębnieniu w ramach ewidencji bilansowej Ministerstwa.

33. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej wyższej od wartości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, nabywane przez samorządy wojewódzkie ze środków FGŚP, podlegają wyodrębnieniu w ramach ewidencji bilansowej Ministerstwa, na podstawie kopii dowodów zakupu wraz z protokołami odbioru, otrzymywanymi od wojewódzkich urzędów pracy.

34. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne nabyte ze środków FP, na potrzeby związane z realizacją zadań Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, zwanego dalej "Ministrem", podlegają wyodrębnieniu w ramach ewidencji bilansowej Ministerstwa, na zasadach wynikających z przepisów ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1409).

35. Aktualizacji wartości początkowej i dotychczasowego umorzenia środków trwałych dokonuje się wyłącznie na podstawie odrębnych przepisów, a wyniki takiej aktualizacji odnosi się na konto 800 - "Fundusz jednostki" w zakresie aktywów trwałych.

36. Środki trwałe w budowie (inwestycje) stanowią koszty poniesione w okresie budowy, montażu, przystosowania, ulepszenia i nabycia środków trwałych o wartości początkowej wyższej od wartości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych oraz koszty nabycia środków trwałych stanowiących pierwsze wyposażenie nowych obiektów poniesione do dnia zakończenia inwestycji, w tym również niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich finansowania i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu, opłaty notarialne, sądowe, a także odszkodowania dla osób fizycznych i prawnych powstałe do zakończenia budowy.

37. Do kosztów wytworzenia środków trwałych o wartości wyższej od wartości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych nie zalicza się kosztów poniesionych przed podjęciem decyzji o rozpoczęciu inwestycji, tj. przed zatwierdzeniem planu rzeczowo-finansowego wydatków inwestycyjnych budżetu państwa przez dysponenta części budżetowej.

38. Do kosztów środków trwałych w budowie (inwestycji) zalicza się w szczególności następujące koszty:

1) dokumentacji projektowej;

2) nabycia gruntów i innych składników majątku, związanych z budową;

3) badań geodezyjnych i innych dotyczących określenia właściwości geologicznych terenu;

4) przygotowania terenu pod budowę;

5) opłat z tytułu użytkowania gruntów i terenów w okresie budowy;

6) założenia stref ochronnych i zieleni;

7) nadzoru autorskiego i inwestorskiego;

8) ubezpieczeń majątkowych obiektów w trakcie budowy;

9) sprzątania obiektów poprzedzającego oddanie do użytkowania;

10) inne koszty bezpośrednio związane z budową.

39. Do kosztów środków trwałych w budowie (inwestycji) nie zalicza się kar i odszkodowań związanych z realizowaną inwestycją, kosztów remontów o charakterze odtworzeniowym, kosztów przetargów, ogłoszeń.

§ 7.

1. Amortyzacja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, o wartości początkowej wyższej od wartości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, odbywa się stopniowo przy zastosowaniu stawek amortyzacyjnych określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych. W Jednostce stosuje się liniową metodę amortyzacji.

2. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia do używania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, o wartości początkowej wyższej od wartości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych.

3. Umorzenie ujmowane jest na koncie 071 - "Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych"; amortyzacja obciąża konto 400 - "Amortyzacja".

4. Naliczenia odpisów amortyzacyjnych dokonuje się, nie rzadziej niż, na koniec roku obrotowego.

Od ujawnionych środków trwałych, nieobjętych dotychczas ewidencją, odpisów amortyzacyjnych dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym środki te zostały wprowadzone do ewidencji.

5. Środki trwałe o wartości przewyższającej 10% wartości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych i nieprzekraczającej wartości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, meble, dywany i książki, umarza się w 100% w miesiącu przyjęcia do używania, a umorzenie to ujmowane jest na koncie 072 - "Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych", w korespondencji z kontem 013 - "Pozostałe środki trwałe". Środki te podlegają jednorazowemu spisaniu w koszty.

6. Środki trwałe o wartości nieprzekraczającej 10% wartości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych ujmuje się tylko w ewidencji ilościowej, spisując jednorazowo w koszty.

7. Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej niższej od wartości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych umarzane są w 100% w miesiącu przyjęcia do używania, a umorzenie to ujmowane jest na koncie 072 - "Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych", w korespondencji z kontem 021 - "Pozostałe wartości niematerialne i prawne"; wartości te podlegają jednorazowemu spisaniu w koszty.

8. Ustalenia stawek amortyzacyjnych oraz naliczenia amortyzacji dokonuje komórka organizacyjna właściwa do spraw administracyjnych.

9. Poprawność stosowanych okresów i stawek amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych jest na koniec każdego roku obrotowego weryfikowana przez komórkę organizacyjną właściwą do spraw administracyjnych. Zmiana okresów i stawek amortyzacyjnych wynikająca z przeprowadzanych okresowych weryfikacji powoduje korektę odpisów amortyzacyjnych dokonywanych w następnych latach obrotowych. Nowe stawki będą miały zastosowanie do naliczania odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych począwszy od następnego roku obrotowego.

§ 8.

1. Zobowiązania i należności ewidencjonuje się w wartościach nominalnych.

2. Zobowiązania z tytułu dostaw i usług wycenia się nie rzadziej niż na koniec kwartału w kwocie wymagającej zapłaty, czyli łącznie z naliczonymi odsetkami.

3. Należności wycenia się nie rzadziej niż na dzień bilansowy w wysokości wymaganej zapłaty, łącznie z wymagalnymi odsetkami, z zachowaniem zasady ostrożnej wyceny, tj. po pomniejszeniu o wartość ewentualnych odpisów aktualizujących, z uwzględnieniem postanowień zawartych w ust. 5, 15 i 20.

4. Wartość należności aktualizuje się, uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty przez dokonanie odpisu aktualizującego w odniesieniu do:

1) należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości oraz w stosunku do których zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne lub został złożony wniosek o zatwierdzenie układu w postępowaniu o zatwierdzenie układu - do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu-komisarzowi w postępowaniu upadłościowym lub umieszczonej w spisie wierzytelności w postępowaniu restrukturyzacyjnym;

2) należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza lub jedynie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego - w pełnej wysokości należności;

3) należności kwestionowanych przez dłużników oraz z zapłatą których dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna - do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności;

4) należności stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego - w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania;

5) należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa ich nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców - w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności.

5. Odpisy aktualizujące wartość należności są dokonywane nie później niż na dzień bilansowy. Odpisy aktualizujące wartość należności zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych - zależnie od rodzaju należności, której dotyczy odpis aktualizujący, z zastrzeżeniem ust. 6.

6. Odpisy aktualizujące wartość należności dotyczących funduszy tworzonych na podstawie ustaw obciążają fundusze.

7. Należności umorzone, przedawnione lub nieściągalne zmniejszają dokonane uprzednio odpisy aktualizujące ich wartość.

8. Umorzenie, przedawnienie i nieściągalność należności - z wyłączeniem należności FGŚP, których umarzanie, odraczanie terminu spłaty oraz rozkładanie spłaty na raty określają przepisy ustawy z dnia 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy (Dz. U. z 2020 r. poz. 7) - stwierdza się:

1) w przypadku należności umorzonych:

a) w odniesieniu do należności cywilnoprawnych:

- zgodnie z art. 58 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,

b) w odniesieniu do należności publicznoprawnych - w formie ostatecznej decyzji o umorzeniu należności;

2) w przypadku należności przedawnionych - protokołem zaakceptowanym przez Ministra lub osobę upoważnioną, wskazującym dzień przedawnienia oraz zawierającym wykaz dat i zdarzeń mających wpływ na bieg, przerwanie i zawieszenie przedawnienia. Protokół sporządzany jest przez BBF lub BDG i parafowany przez głównego księgowego, radcę prawnego oraz dyrektora komórki merytorycznej - zgodnie z właściwością;

3) w przypadku należności nieściągalnych:

a) postanowieniem stwierdzającym nieściągalność, uznanym przez wierzyciela jako odpowiadającym stanowi faktycznemu, wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego, albo

b) postanowieniem sądu o:

- oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania, lub

- umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania, lub

- ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku,

c) protokołem sporządzonym przez radcę prawnego, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od kwoty wierzytelności,

d) protokołem sporządzonym przez komórkę merytoryczną prowadzącą sprawę, stwierdzającym, że miejsce pobytu dłużnika jest nieznane i nie został ujawniony jego majątek mimo podjętych przez wierzyciela działań zmierzających do ustalenia tego miejsca i majątku

- z zastrzeżeniem, że w przypadkach, o których mowa w lit. a i b, wydanie postanowienia nie zwalnia od działań zmierzających do wyegzekwowania należności oraz ustalenia, czy za należność dłużnika nie odpowiadają osoby trzecie.

9. Uznanie przez wierzyciela postanowienia wydanego przez organy, o których mowa w ust. 8 pkt 3 lit. a i b jako odpowiadającego stanowi faktycznemu, następuje na podstawie protokołu sporządzonego przez BBF lub BDG, parafowanego przez głównego księgowego, radcę prawnego, dyrektora komórki merytorycznej - zgodnie z właściwością i zaakceptowanego przez Ministra lub osobę upoważnioną.

10. Należności, o których mowa w ust. 8, od których nie dokonano odpisów aktualizujących ich wartość lub dokonano odpisów w niepełnej wysokości, zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych, kosztów finansowych lub odnosi się w ciężar funduszu dysponenta funduszu.

11. W przypadku braku informacji o sytuacji finansowej i majątkowej dłużnika, wysokość odpisu aktualizującego ustala się poprzez zakwalifikowanie należności wymagalnej do przedziału czasowego zalegania z płatnością liczonego od dnia powstania wymagalności. Przedziałom czasowym okresów zalegania z płatnością przypisane są stawki procentowe odpisów aktualizujących wycenę należności, według algorytmu podanego w ust. 12.

12. Podział na okresy zalegania z płatnością należności na dzień dokonania odpisu i przypisane im wartości odpisów aktualizujących, są następujące:

1) do 3 miesięcy - bez odpisu aktualizującego;

2) powyżej 3 miesięcy do 6 miesięcy - odpis aktualizujący w wysokości 50% należności;

3) powyżej 6 miesięcy do roku - odpis aktualizujący w wysokości 75% należności;

4) powyżej roku - odpis aktualizujący w wysokości 100% należności

- z zastrzeżeniem ust. 13.

13. W przypadku przekazania należności na drogę postępowania sądowego lub egzekucyjnego, należności te można uznać za wątpliwe i w całości aktualizować przez dokonanie odpisu aktualizującego.

14. Należności spłacone po dniu bilansowym, a przed terminem sporządzenia obowiązujących sprawozdań, nie podlegają aktualizacji wyceny.

15. Odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału, w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

16. Nie dochodzi i nie ewidencjonuje się odsetek za zwłokę od nieterminowo uregulowanych należności publicznoprawnych w przypadku, gdy wysokość odsetek nie przekracza trzykrotności wartości opłaty pobieranej przez operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2020 r. poz. 1041) za traktowanie przesyłki listowej jako przesyłki poleconej.

17. Nie dochodzi się odsetek za zwłokę od nieterminowo uregulowanych należności cywilnoprawnych w przypadku, gdy wysokość odsetek od danej należności nie przekracza trzykrotności wartości opłaty pobieranej przez operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe za traktowanie przesyłki listowej jako przesyłki poleconej. Zaewidencjonowane w księgach rachunkowych na koniec kwartału odsetki podlegają wyksięgowaniu w dniu uregulowania należności z wykorzystaniem ujemnego zapisu księgowego, natomiast odsetki dotychczas niezaewidencjonowane w księgach rachunkowych nie podlegają księgowaniu.

18. Środki pieniężne w kasie i na rachunkach bankowych wycenia się według wartości nominalnej.

19. Wyrażone w walutach obcych składniki aktywów i pasywów wycenia się, nie później niż na koniec kwartału, według zasad obowiązujących na dzień bilansowy, tj. po obowiązującym na ten dzień średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez NBP.

20. Wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia - o ile odrębne przepisy dotyczące środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej i innych krajów Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz środków niepodlegających zwrotowi, pochodzących ze źródeł zagranicznych nie stanowią inaczej - odpowiednio po kursie:

1) faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji - w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań;

2) średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego ten dzień - w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne zastosowanie kursu, o którym mowa w pkt 1, a także w przypadku pozostałych operacji.

21. Jeżeli operacje gospodarcze wyrażone są w walutach obcych, dla których NBP nie ogłasza kursu, to kurs tych walut określa się w relacji do EURO.

22. Dla potrzeb ujmowania w księgach rachunkowych kosztów operacji gospodarczych wyrażonych w walutach obcych, na podstawie dokumentów finansowych, które mogą stać się dowodami księgowymi, w sytuacji braku kursu faktycznie zastosowanego - wartość operacji gospodarczych wyrażonych w walutach obcych przelicza się na walutę polską według kursu średniego ogłoszonego dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia dokumentu finansowego.

23. Koszty operacji gospodarczych wyrażonych w walutach obcych, dotyczące składek członkowskich wnoszonych do organizacji międzynarodowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w miesiącu, w którym dokonano zapłaty, po kursie faktycznie zastosowanym.

ZASADY ZABEZPIECZANIA I PRZECHOWYWANIA DOWODÓW KSIĘGOWYCH

§ 9.

1. Dowody księgowe, po zaewidencjonowaniu w księgach rachunkowych, nie mogą być wydawane z BBF i BDG. W przypadku zaistnienia konieczności sprawdzenia dokumentu przez pracownika innej komórki organizacyjnej, dokument udostępnia się do wglądu w BBF lub BDG.

2. Wydanie oryginałów dowodów księgowych, sprawozdań finansowych i budżetowych na zewnątrz (dla organów ścigania, sądów, itp.), może nastąpić w oparciu o upoważnienie organu żądającego, za pokwitowaniem zawierającym spis wydanych dokumentów, na podstawie pisemnej zgody Dyrektora Generalnego Jednostki lub upoważnionej przez niego osoby.

3. Udostępnienie zbiorów lub ich części do kontroli przeprowadzonej przez uprawnione organy na terenie Jednostki - wymaga uprzedniego poinformowania odpowiednio Dyrektora Generalnego Jednostki lub upoważnionej przez niego osoby o przewidzianym terminie i zakresie kontroli oraz o osobach reprezentujących organ uprawniony do kontroli.

4. Wszystkie dowody księgowe, które stanowiły podstawę księgowań w poszczególnych miesiącach należy przechowywać w segregatorach, ułożone w porządku chronologicznym, według poszczególnych rodzajów działalności (np. dochody, wydatki).

5. W okresie roku sprawozdawczego oraz w ciągu roku następnego, dowody księgowe znajdują się w BBF lub BDG, po tym okresie są przekazywane do archiwum Jednostki.

6. Archiwizowanie dokumentów odbywa się zgodnie z obowiązującymi w Jednostce przepisami dotyczącymi rzeczowego wykazu akt.

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionego rozporządzenia zostały ogłoszone w Dz. U. z 2014 r. poz. 1382 i 1952, z 2015 r. poz. 931, 1470 i 1978, z 2016 r. poz. 242, 524, 1121, 1504 i 2294, z 2017 r. poz. 73, 162, 580, 1421 i 2231, z 2018 r. poz. 767 i 1393, z 2019 r. poz. 257 i 1363 oraz z 2020 r. poz. 1340.

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionego rozporządzenia zostały ogłoszone w Dz. U. z 2014 r. poz. 1382 i 1952, z 2015 r. poz. 931, 1470 i 1978, z 2016 r. poz. 242, 524, 1121, 1504 i 2294, z 2017 r. poz. 73, 162, 580, 1421 i 2231, z 2018 r. poz. 767 i 1393, z 2019 r. poz. 257 i 1363 oraz z 2020 r. poz. 1340.

³⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2009 r. poz. 1706, z 2010 r. poz. 620, 685, 1020, 1078, 1475 i 1578, z 2011 r. poz. 1016, 1061 i 1170, z 2012 r. poz. 986, 1456 i 1548 oraz z 2014 r. poz. 1457.

Załącznik nr 2

ZAKŁADOWY PLAN KONT

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 3

OPIS INFORMATYCZNEGO SYSTEMU PRZETWARZANIA I OCHRONY DANYCH

I. Opis informatycznego systemu przetwarzania danych

1. Księgi rachunkowe są prowadzone w siedzibie Jednostki przy użyciu komputera.

2. Do prowadzenia ewidencji księgowej wykorzystywany jest system informatyczny QUORUM firmy QNT Systemy Informatyczne Sp. z o.o. z siedzibą w Zabrzu przy ul. Knurowskiej 19 - wersja 7.86. Symbol wersji systemu ulega zmianie po każdorazowej aktualizacji.

3. System QUORUM funkcjonuje w Jednostce od 2006 r., z tym że do czerwca 2016 r. występował pod nazwą QREZUS. Zmiana nazwy systemu nie zmieniła w żadnym stopniu jego funkcjonalności.

4. System QUORUM jest w pełni zintegrowanym zestawem funkcji, przy pomocy których użytkownicy mogą wprowadzać i analizować dane zgromadzone w bazie danych. Dla lepszej czytelności i obsługi funkcje systemu QUORUM pogrupowane są w moduły.

5. Księgi rachunkowe Jednostki prowadzi się z wykorzystaniem następujących modułów systemu QUORUM: Księgowość, Budżet, Asystent Zarządzania Finansowaniem (AZF), Płace, Środki trwałe, zwanych dalej "modułami księgowymi". Moduły księgowe spełniają wymagania określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

6. Moduły księgowe zapewniają powiązanie poszczególnych zbiorów danych, odzwierciedlających całość ksiąg rachunkowych.

7. Szczegółowy opis modułów księgowych znajduje się w dokumentacji systemu, która zawiera w szczególności:

1) oznaczenie wersji;

2) datę rozpoczęcia eksploatacji;

3) analizę zgodności z ustawą o rachunkowości;

4) główne funkcje;

5) algorytmy obliczeniowe;

6) strukturę plików;

7) opis zasad ochrony danych.

8. Wersje modułów księgowych mogą ulec zmianie na wyższe w wyniku wprowadzania zmian w funkcjonalności modułów, wynikających ze zmian przepisów prawa lub zgłoszonych potrzeb użytkowników w Jednostce. Nowe wersje zatwierdzane są przez kierownika komórki organizacyjnej właściwej do spraw infrastruktury informatycznej lub upoważnioną przez niego osobę. Przed wdrożeniem zmiany udostępniane są w środowisku testowym w celu weryfikacji i uzgodnienia zmian z BBF lub BDG.

9. W ramach modułów możliwe jest tworzenie, w miarę potrzeb Jednostki, rejestrów księgowych, które pozwalają na grupowanie jednego rodzaju dokumentów lub wprowadzenie określonego rodzaju operacji.

10. Ewidencja w systemie odbywa się na zasadzie "dzienników". Dzienniki w systemie przypisuje się do występujących rejestrów.

11. Wykorzystywany w Jednostce system informatyczny QUORUM zapewnia automatyczną kontrolę ciągłości zapisów oraz przenoszenia obrotów i sald. Księgi rachunkowe prowadzone są na bieżąco, z odzwierciedleniem stanu rzeczywistego i zapewnieniem kompletności ujęcia wszystkich operacji gospodarczych, zgodnie z ich treścią ekonomiczną.

12. Zapisy księgowe posiadają automatycznie nadane kolejne numery pozycji i umożliwiają ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.

13. Zapisy w księgach rachunkowych dokonywane są w sposób zapewniający ich trwałość, a obroty liczone są w sposób ciągły. Wydruki komputerowe składają się z automatycznie numerowanych stron, obroty sumowane są na kolejnych stronach w sposób ciągły, narastająco.

14. Obsługa operacji finansowych w ramach budżetu państwa realizowana jest przez NBP przy wykorzystaniu systemu bankowości elektronicznej NBP (NBE). Udostępnienie funkcjonalności systemu NBE odbywa się w kanale www przez przeglądarkę internetową na zasadach określonych przez NBP.

15. Obsługa operacji finansowych w ramach budżetu środków europejskich realizowana jest przez BGK przy wykorzystaniu portalu komunikacyjnego "BGK - ZLECENIA" oraz systemu bankowości elektronicznej BGK24.

16. Obsługa operacji finansowych w ramach FP, FGŚP oraz FS realizowana jest przez BGK przy wykorzystaniu systemu bankowości elektronicznej BGK24.

17. Udostępnienie funkcjonalności portalu komunikacyjnego "BGK - ZLECENIA" oraz systemu bankowości elektronicznej BGK24 odbywa się w kanale www przez przeglądarkę internetową na zasadach określonych przez BGK.

18. Operacje finansowe, o których mowa w ust. 14-16, mogą być również dokonywane z wykorzystaniem formy alternatywnej (np. papierowe polecenie przelewu), udostępnionej przez dany bank. Formę alternatywną stosuje się tylko w wyjątkowych przypadkach.

II. Organizacja ochrony danych i dokumentów

1. Zbiory księgowe chronione są na poziomie fizycznym i technicznym.

2. Szczególnej ochronie podlegają:

1) System QUORUM;

2) sprzęt komputerowy, na którym zainstalowane są moduły księgowe;

3) kopie zapisów księgowych;

4) dowody księgowe;

5) dokumentacja inwentaryzacyjna;

6) sprawozdania budżetowe i finansowe;

7) dokumentacja rachunkowa opisująca przyjęte przez Jednostkę zasady rachunkowości.

3. Zbiory księgowe oraz nośniki informatyczne, na których zostały zapisane, przechowywane są w strzeżonym budynku. Ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych, zniszczeniem lub kradzieżą zapewniają zabezpieczone pomieszczenia. Dodatkowym zabezpieczeniem dla przechowywanych dokumentów i nośników są odpowiednie szafy.

4. Dostęp do modułów księgowych jest przyznawany pracownikom Jednostki, zgodnie z przepisami zarządzenia Dyrektora Generalnego Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wprowadzenia Polityki Bezpieczeństwa Informacji w obszarze IT Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

5. Dane w księgach rachunkowych, przetwarzane z wykorzystaniem modułów księgowych, zabezpieczone są na różnych poziomach:

1) bazy danych - system QUORUM stosuje zaawansowaną technologicznie bazę firmy Sybase Co., która gwarantuje wysoki stopień bezpieczeństwa danych w czasie eksploatacji programu;

2) aplikacji - przez zarządzanie dostępem do danych pracowników na różnych stanowiskach (imienne konta użytkowników z bezpiecznie przechowywanymi hasłami dostępu, możliwość różnicowania dostępu do baz danych i dokumentów w zależności od zakresu obowiązków danego pracownika);

3) dostępu do sieci Jednostki - przez zabezpieczenia przed atakiem z zewnątrz, tzw. Firewalls;

4) stacji końcowych - przez profilaktykę antywirusową, opracowane i przestrzegane odpowiednie procedury oraz stosowane programy zabezpieczające;

5) kopii bezpieczeństwa danych, tzw. backupów;

6) systemów podtrzymywania napięcia w razie awarii sieci energetycznej (UPS).

6. Kopie bezpieczeństwa danych przetwarzanych w systemie QUORUM wykonywane są regularnie, według stanu na koniec każdego dnia roboczego, przez komórkę organizacyjną właściwą do spraw infrastruktury informatycznej i przechowywane przez okres kolejnych pięciu dni roboczych.

7. Na koniec roku obrotowego treści ksiąg rachunkowych są przenoszone na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych. Przenoszenie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych dokonywane jest przez BBF i BDG.

8. Pracownicy posiadający dostęp do przetwarzania danych osobowych, posiadają stosowne przeszkolenie zgodnie z wymogami przepisów o ochronie danych osobowych.