Czym są spowodowane błędy biur rachunkowych

Zdarzają się biura rachunkowe bez uprawnień, bądź z uprawnieniami a bez przygotowania merytorycznego, które zaniżają ceny usług a księgi prowadzą nierzetelnie i nieterminowo. Przed zawarciem umowy warto zwrócić uwagę na to czy biuro rachunkowe posiada certyfikat Ministra Finansów oraz polisę OC.

Od 10 sierpnia 2014 r. każdy zainteresowany, który ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz spełni wymóg niekaralności, a także posiada polisę OC może prowadzić działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Tym samym posiadanie certyfikatu księgowego do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nie jest już wymagane.

Niektóre biura rachunkowe stawiają na ilość a nie na jakość i podpisują umowy z dużą ilością firm. Pracują szybko, nie zastanawiają się nad problemami, nie mają czasu na ponowne sprawdzenie zaksięgowanych dokumentów a konsekwencją tego może być źle wyliczony podatek czy deklaracja wysłana z opóźnieniem.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)

Często zmieniające się przepisy podatkowe powodują konieczność systematycznego szkolenia pracowników biura lub czytania fachowej prasy, jednak większości biur nie stać na to, gdyż takie szkolenia czy prenumeraty są dosyć kosztowne.

Firmy korzystające z usług biur nie są bez winy

Niektórzy przedsiębiorcy uważają, że dostarczenie wszystkich faktur w terminie jest wystarczające, żeby mówić o dobrej współpracy. Tymczasem bardzo ważne dla biura są też inne dokumenty, które mają wpływ na rejestrację zdarzeń gospodarczych w księgach, np. umowy kupna - sprzedaży, umowy leasingowe, akty notarialne, umowa spółki. Księgowi potrzebują tzw, „dowodów rzeczowych”, czyli kopii tych dokumentów. Należy wnikliwie je przeczytać po to, żeby prawidłowo je zaksięgować. Niektórym właścicielom firm ciężko jest to wytłumaczyć.

Polecamy: serwis Urząd skarbowy

Problemem jest też nieterminowość w dostarczaniu dokumentów. Mimo że w umowie z biurem jest termin np. do 5-go następnego miesiąca, to nagminnie firmy przynoszą je parę dni później, w skrajnych przypadkach nawet dzień przed terminem zapłaty podatku dochodowego. Taka sytuacja powoduje pracę w pośpiechu i na ostatnią chwilę. Nie ma czasu na ponowne sprawdzenie poprawności zaksięgowanych dokumentów za to jest duże prawdopodobieństwo pomyłki.

Czasami ta nieterminowość w dostarczaniu dokumentów nie jest spowodowana złą wolą klienta. Problem może stanowić np. brak wszystkich faktur kosztowych. Zdarza się, że faktura kosztowa wystawiona z datą ostatniego dnia miesiąca zostaje wysłana pocztą na początku miesiąca następnego i dociera do firmy czasem nawet po dwóch tygodniach.

Faktury kosztowe docierające do klienta z opóźnieniem można oddać do biura z dokumentami miesiąca następnego i zaksięgować je w miesiącu następnym. Należy tylko pamiętać, że nie wolno przekroczyć roku podatkowego!

Nie nalegaj

Rzadko ale zdarza się również i tak, że firmy wręcz nalegają na to aby zaksięgować fakturę niezgodnie z obowiązującymi przepisami żeby tylko zapłacić niższy podatek. Niektóre biura ulegają i to jest błąd!

Tak więc pomyłki biur rachunkowych zdarzały się i zdarzać się będą. Nie bez kozery Minister Finansów Wydał Rozporządzenie z dnia 13 kwietnia 2005 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej podmiotów uprawnionych do wykonywania działalności usługowej w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jednak firmy ubezpieczeniowe wypłacają odszkodowania klientom biur tylko za błędy popełnione z winy księgowego.

Jeżeli natomiast błędy są popełniane przez biura z winy klientów- odszkodowanie nie jest przyznawane. Każdy klient natomiast może wykupić tzw. ubezpieczenie sporów podatkowych wtedy nie musi się już martwić kontrolami skarbowymi. 

Żeby uniknąć w przyszłości wielu sporów o błędy najlepiej zabezpieczyć się już na samym początku współpracy. Ważna jest dobrze skonstruowana umowa, która szczegółowo określa obowiązki biura i obowiązki firmy oraz reguluje wszelkie kwestie związane z odpowiedzialnością.

Na pocieszenie można dodać, że Ministerstwo Finansów uważa, iż biura popełniające błędy stanowią znikomy procent w porównaniu z ilością wydawanych certyfikatów.

Polecamy: serwis Koszty