Rola systemów finansowo-księgowych w dzisiejszych organizacjach

Przewodnik po zmianach przepisów III-IV kwartał 2014 r

Wielu przedsiębiorców i menedżerów postrzega rolę księgowości jako obszar działalności organizacji, której podstawową funkcją jest dostarczanie wymaganej informacji finansowej oraz wymaganych raportów dla instytucji zewnętrznych. Dodając do tego nadal dość niski poziom ich edukacji w zakresie rachunkowości finansowej – to częstym zjawiskiem w polskich przedsiębiorstwach jest wykorzystywanie systemów już nieaktualnych, zawierających błędy, nieposiadających aktualizacji, przestarzałych i trudnych w obsłudze, itd. Mało tego. Mimo że Działy Księgowe borykają się z częstymi problemami z takimi systemami, a korzystanie z pomocy informatyków lub producentów tego typu rozwiązań jest na porządku dziennym, to pierwszym obszarem w organizacji podlegającym redukcji kosztów są właśnie służby i narzędzia księgowe. Opinia menedżerów, że „przecież jakoś do tej pory sobie radzili, a urząd podatkowy czy biegły rewident nie stwierdził żadnych nieścisłości – zatem nie ma potrzeby zmiany systemu FK” jest wystarczającym komentarzem. A jeśli uwzględnimy jeszcze fakt, że w sytuacji koniecznej redukcji kosztów, to właśnie proces księgowy jest najczęstszym przykładem przekazywania jego obsługi firmom zewnętrznym (outsourcing), to mamy pełen obraz pozycji Działów Księgowych w hierarchii organizacyjnej. Jaka pozycja Działu Księgowego w hierarchii organizacyjnej, taka pozycja systemów finansowo – księgowych w hierarchii systemów informatycznych wspomagających zarządzanie.

Na potwierdzenie powyższej tezy można przytoczyć ostatnie badania prowadzone przez serwis decyzje-IT.pl nt. okresu wykorzystywania systemów FK w przedsiębiorstwach produkcyjnych w Polsce z których wynika, że w prawie 11% badanej próby przedsiębiorstw czas ich użytkowania wynosi ponad 20 lat, a w 49% ponad 10.

Po drugiej stronie postrzegania roli księgowości stoją organizacje budżetowe, np. ministerstwa, urzędy miejskie, samorządy, itp., czyli organizacje publiczne bardzo wrażliwe na zmiany makroekonomiczne, politykę gospodarczą i społeczną. W tego rodzaju organizacjach, zarządzający pieniędzmi publicznymi są absolutnie skoncentrowani na wyłącznie finansowym aspekcie działalności (budżety finansowe są absolutnie priorytetowe, a budżety rzeczowe dopiero nieśmiało zaglądają do organizacji publicznych), a wszystkie działania i funkcje w organizacji są oceniane wyłącznie przez pryzmat finansowy. Tego rodzaju organizacje korzystają z systemów „szytych na miarę”, w których trudno już rozróżnić funkcję standardową, od modyfikowanej, a których aktualny stan rozwoju został osiągnięty w wyniku wieloletnich zmian i adaptacji.

Programy księgowe/rachunkowe w wersji web