| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Infor.pl > Programy dla księgowych > Kiedy firma powinna zdecydować się na elektroniczny obieg dokumentów?

Kiedy firma powinna zdecydować się na elektroniczny obieg dokumentów?

Pisma, deklaracje, faktury, umowy czy wnioski – to tylko niektóre z dokumentów, z którymi styczność mają pracownicy firm. Każdy przedsiębiorca zdaje sobie sprawę z tego, że prawidłowe zarządzanie dokumentacją nie tylko pozwala na bardziej efektywną pracę, ale przede wszystkim oszczędza cenny czas. Obecnie coraz więcej firm nie wyobraża sobie funkcjonowania bez elektronicznych systemów zarządzania dokumentami. Dlaczego tak się dzieje i kiedy warto wprowadzić w firmie elektroniczny obieg dokumentów?

- Przedsiębiorcy obawiają się zmian i trudno jest im podjąć decyzję o wdrożeniu systemu, o którym niewiele wiedzą. To dlatego łatwiej jest tym firmom, które na pokładzie mają przynajmniej jednego pasjonata z obszaru IT, lubiącego i rozumiejącego nowinki technologiczne. Taki pracownik wytłumaczy pozostałym, jak funkcjonuje nowe rozwiązanie oraz jakie korzyści płyną z jego użytkowania – tłumaczy Edyta Wojtas.

Co istotne, pracownicy często postrzegają technologię jako konkurencję dla swoich stanowisk pracy. Winni takiej sytuacji są producenci oprogramowań podkreślający, że elektroniczny obieg dokumentów to przede wszystkim duża oszczędność pieniędzy dla firmy, co mylnie interpretowane jest z redukcją zatrudnionych specjalistów. Nic dziwnego, że propozycja wdrożenia nowoczesnego systemu nie zawsze spotyka się z entuzjazmem reszty pracowników. Warto zatem wcześniej wyjaśnić zespołowi, że nowy system nie stanowi dla nich żadnego zagrożenia, ponieważ ma na celu wyłącznie ułatwienie i usprawnienie jego pracy!

Elektroniczny lodołamacz

Czy wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów jest trudne i czasochłonne? Nie, jeżeli cały proces odbywa się pod czujnym okiem specjalistów od spraw wdrożeń. Ponadto, kluczem do sukcesu jest zrobienie analizy działania firmy oraz włączenie każdego pracownika w implementację nowego systemu.

- Na spotkaniu dotyczącym wdrożenia nowych rozwiązań rozmawiamy z każdym, który bierze czynny udział w obiegu dokumentów. Pytamy o najdrobniejsze szczegóły jego pracy z dokumentami, bo często właśnie one wpływają na płynność pracy oraz - co jest bardzo ważne - prawa do pewnych poufnych informacji  – podkreśla Edyta Wojtas.

Co ciekawe, są sytuacje, w których warto wstrzymać się z decyzją o zmianie systemu obiegu dokumentów z papierowego na elektroniczny. Należy do nich np. restrukturyzacja firmy, mająca wpływ na pracę z dokumentami i uprawnienia stanowisk poszczególnych pracowników. Warto również jeszcze przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian wskazać osobę odpowiedzialną po stronie firmy za koordynowanie całego procesu wdrożenia.

Elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie, które zaspokoi potrzeby zarówno małego, jak i dużego biznesu. Uporządkuje pracę, ułatwi współpracę z księgowością, przygotuje firmę na dalszy rozwój, a także dostosuje się do jej rosnących potrzeb. Przedsiębiorstwo, które zdecyduje się na poniesienie stosunkowo niewysokich kosztów wdrożenia obiegu, pozbędzie się problemów z biurokratyczną stroną swojej działalności – zyska porządek w papierach i przejrzystość dokumentacji. I choć najbardziej problematyczny we wdrażaniu nowych technologii jest oporny na zmiany człowiek, to pozytywnie do nich nastawiony, sprawny koordynator poradzi sobie nawet z największymi sceptykami. Przedsiębiorco, czy jesteś gotowy na zmiany w swojej firmie?

Data publikacji:

Ekspert:

SaldeoSMART

SaldeoSMART to ewolucja w księgowości.

Zdjęcia

Kiedy firma powinna zdecydować się na elektroniczny obieg dokumentów? /shutterstock.com
Kiedy firma powinna zdecydować się na elektroniczny obieg dokumentów? /shutterstock.com

Ważne rozmowy o biznesie i nie tylko….49.00 zł

Narzędzia księgowego

BIURA RACHUNKOWE

POLECANE

reklama

Ostatnio na forum

RODO 2018

Eksperci portalu infor.pl

SLOWLAJF - Fundacja Przeciw Wypaleniu Zawodowemu

SLOWLAJF - Fundacja Przeciw Wypaleniu Zawodowemu

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »