| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Infor.pl > Programy dla księgowych > Kiedy firma powinna zdecydować się na elektroniczny obieg dokumentów?

Kiedy firma powinna zdecydować się na elektroniczny obieg dokumentów?

Pisma, deklaracje, faktury, umowy czy wnioski – to tylko niektóre z dokumentów, z którymi styczność mają pracownicy firm. Każdy przedsiębiorca zdaje sobie sprawę z tego, że prawidłowe zarządzanie dokumentacją nie tylko pozwala na bardziej efektywną pracę, ale przede wszystkim oszczędza cenny czas. Obecnie coraz więcej firm nie wyobraża sobie funkcjonowania bez elektronicznych systemów zarządzania dokumentami. Dlaczego tak się dzieje i kiedy warto wprowadzić w firmie elektroniczny obieg dokumentów?

Obieg dokumentów w firmie

W tradycyjnym obiegu dokumentów klient przynosi do biura dokumentację, która jest następnie księgowana i archiwizowana przez księgowego. W większych firmach za księgowanie dokumentów odpowiada dział księgowości. Rozwiązanie to wymaga dużej terminowości od każdej ze stron i poświęcenia czasu na wymianę czy akceptację potrzebnych dokumentów. Ponadto, kiedy stosy „papierów” zaczynają wymykać się spod kontroli, łatwo o popełnienie błędu i narażenie przedsiębiorstwa na dotkliwe straty. Na szczęście istnieje rozwiązanie, dzięki któremu obieg dokumentów wewnątrz firmy lub na linii przedsiębiorstwo – biuro rachunkowe może być sprawny i szybki.

Inwestycja w elektroniczny obieg umożliwia rozwój w wymiarze, który bez tego rozwiązania byłby niemożliwy do osiągnięcia. System ten pozwala nie tylko zdalnie załatwić wszystkie formalności z jednostką odpowiadającą za księgowanie, ale przede wszystkim daje przedsiębiorcom dostęp do elektronicznego archiwum dokumentów firmy w systemie 24h na dobę. Dzięki temu firmy oszczędzają cenny czas i zwiększają produktywność, minimalizują ryzyko popełnienia błędów oraz zachowują ciągłość przepływu dokumentów. Co najważniejsze, przejrzystość w tym zdigitalizowanym procesie umożliwia odszukanie niezbędnych danych na każdym odcinku trasy, którą pokonuje będąca w obiegu dokumentacja.

Papierowy zawrót głowy

Kiedy firma powinna zdecydować się na wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów? Jak tylko przestaje sobie radzić z tymi papierowymi. Zagubione faktury, bałagan czy problemy z dotrzymaniem terminów to znaki świadczące o tym, że firma powinno pomyśleć się o zmianie systemu zarządzania na bardziej nowoczesny.

- Bardzo ważna jest też przejrzystość. Przychodzi taki moment, kiedy przedsiębiorcy chcą mieć bardziej transparenty widok dokumentów. Chcą wiedzieć, kto i ile wydaje oraz jak często sięga do firmowej kasy. Przy obiegu papierowym jest o to bardzo trudno, a taka transparentność powoduje po prostu bardziej świadome zakupy – podkreśla Edyta Wojtas, wiceprezes i analityk biznesowy w BrainSHARE IT, producenta aplikacji SaldeoSMART służącej do wspierania nowoczesnej księgowości.

Warto rozważyć wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów zanim w firmie pojawią się pierwsze sygnały zwiastujące kłopoty z ujarzmieniem papierowego bałaganu. Na szczęście widać, że świadomość przedsiębiorców wzrasta i coraz częściej stawiają oni na digitalizację, chcąc zawczasu zapobiec kłopotom związanym z przepływem papierowych dokumentów w firmie.

Sprawdź: INFORLEX SUPERPREMIUM

Technologia dla opornych

Mimo że nowocześni przedsiębiorcy chętnie korzystają z dóbr technologii, wciąż znajdą się i tacy, którzy opierają się wszelkim zmianom. Nie ma w tym nic dziwnego, wszak nie każdy od razu polubi nowe technologie - zwłaszcza, kiedy dotychczas korzystał tylko z tradycyjnych rozwiązań. I choć nie łatwo jest przekonać zwolennika papierowych dokumentów do zaawansowanych rozwiązań informatycznych, to istnieją sposoby, które ułatwią ciężką przeprawę przez meandry elektronicznego obiegu dokumentów.

Data publikacji:

Ekspert:

SaldeoSMART

SaldeoSMART to ewolucja w księgowości.

Zdjęcia

Kiedy firma powinna zdecydować się na elektroniczny obieg dokumentów? /shutterstock.com
Kiedy firma powinna zdecydować się na elektroniczny obieg dokumentów? /shutterstock.com

Ważne rozmowy o biznesie i nie tylko….49.00 zł

Narzędzia księgowego

BIURA RACHUNKOWE

POLECANE

reklama

Ostatnio na forum

RODO 2018

Eksperci portalu infor.pl

Urszula Tarsa

Specjalizuje się w tematyce finansowej i rachunkowej. Doktorantka na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »