Kodeks pracy: Urlop na żądanie w 2026 r. i 2027 r. – zasady udzielania, wynagrodzenie, urlop zaległy

• Urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego
• Czy wystarczy zgłosić żądanie udzielenia urlopu?
• Czy niewykorzystany urlop na żądanie przechodzi na 2027 rok?
• Wynagrodzenie za urlop na żądanie

Urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego

Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego w wymiarze:

• 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;
• 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym pracodawca zobowiązany jest udzielić urlopu w każdym roku kalendarzowym. Łączny wymiar urlopu na żądanie nie może przekroczyć w roku kalendarzowym 4 dni.

Czytaj również

Praca w godzinach nadliczbowych osób o lekkim, umiarkowanym i znacznym stopniu niepełnosprawności

Urlop na żądanie udzielany jest z rocznej puli urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi, czyli pracownik może skorzystać z urlopu na żądanie tylko wtedy, gdy nie wykorzystał jeszcze całego przysługującego w danym roku kalendarzowym limitu urlopu. To pracownik decyduje czy z takiego urlopu skorzysta, a jeśli tak, to z ilu dni - urlop na żądanie można wykorzystać jednorazowo lub w częściach. Wymiar urlopu na żądanie jest niezależny od liczby pracodawców, z którymi pracownik pozostaje w danym roku w kolejnych stosunkach pracy. Także w przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy urlop na żądanie przysługuje w wymiarze 4 dni.

Urlopu na żądanie nie uwzględnia się w planie urlopów. Jest to oczywiste, bowiem plan urlopów obejmuje urlop bieżący oraz zaległy urlop wypoczynkowy, natomiast o wykorzystaniu urlopu na żądanie pracownik decyduje z dnia na dzień.

Czy wystarczy zgłosić żądanie udzielenia urlopu?

Pracownik może zgłosić pracodawcy żądanie udzielenia urlopu telefonicznie, pisemnie, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub w każdy inny sposób przyjęty u danego pracodawcy. Nie ma potrzeby szczegółowego uzasadnienia i podawania prywatnej przyczyny. Żądanie pracownik zgłasza najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Kodeks pracy nie precyzuje, jak należy rozumieć pojęcie „dzień”: czy chodzi tu o dzień w znaczeniu kalendarzowym, rozumianym potocznie, czy może o dobę pracowniczą? Sąd Najwyższy w wyroku z 15 listopada 2006 r. (sygn. akt I PK 128/06) stwierdził, że wniosek o udzielenie urlopu na żądanie powinien być zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy.

Czy samo zgłoszenie żądania udzielenia urlopu automatycznie uprawnia pracownika do jego wykorzystania? Odpowiadając na to pytanie także warto sięgnąć do orzecznictwa sądowego. W wyroku z 16 września 2008 r. (sygn. akt II PK 26/08) Sąd Najwyższy uznał, że nie istnieją żadne racjonalne argumenty dla uzasadnienia stanowiska, że do wykorzystania urlopu na żądanie uprawnia pracownika samo złożenie wniosku. Pracownik nie może zatem rozpocząć tego urlopu, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udzieli mu urlopu. Rozpoczęcie urlopu na żądanie przed udzieleniem go przez pracodawcę może być uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, będącą ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych. Czyli obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie jest bezwzględny i możliwe jest, że pracodawca w niektórych sytuacjach odmówi udzielenia pracownikowi tego urlopu.

Czytaj również

Pijany pracownik? Pracodawca przeprowadza kontrolę trzeźwości alkomatem, policja może skierować na badanie krwi

Czy niewykorzystany urlop na żądanie przechodzi na 2027 rok?

Urlop na żądanie przysługuje na dany rok kalendarzowy. Tak więc, jeżeli pracownik w 2026 roku nie skorzysta z urlopu na żądanie albo wykorzysta mniej niż 4 dni takiego urlopu, nie oznacza to zwiększenia wymiaru urlopu na żądanie w 2027 roku. Z dniem 1 stycznia 2027 roku niewykorzystane dni urlopu na żądanie stają się częścią zaległego urlopu wypoczynkowego, który należy wykorzystać w terminie uzgodnionym z pracodawcą.

W przypadku urlopu na żądanie jest jednak pewna różnica względem zwykłego urlopu. Mianowicie, niewykorzystana część urlopu na życzenie nie jest objęta obowiązkiem udzielenia jej pracownikowi w terminie do 30 września. W związku z tym inny jest termin wykorzystania tej części urlopu. Wynika to z przyjętej interpretacji wspomnianego przepisu, zgodnie z którym obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu zaległego w terminie wskazanym w tym przepisie nie dotyczy części urlopu udzielanego na żądanie. Tak więc dni zaległego urlopu za żądanie z roku poprzedniego można wykorzystywać do 31 grudnia kolejnego roku, a nie do końca września (pismo Departamentu Prawnego PIP z 7 kwietnia 2008 r., sygn. GPP-110-4560-170/08/PE).

Wynagrodzenie za urlop na żądanie

Z uwagi na to, że urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego, w kwestii wynagrodzenia jest traktowany tak samo. Tak więc obowiązuje zasada, że za czas urlopu na żądanie pracownikowi przysługuje takie wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował.

Obliczając wynagrodzenia za urlop na żądanie należy najpierw ustalić jego podstawę wymiaru. W podstawie ujmuje się zarówno składniki wynagrodzenia określone stawką miesięczną w stałej wysokości, jak i składniki zmienne, uzależnione od ilości wykonanej pracy czy liczby godzin przepracowanych w danym miesiącu. Jednakże przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop nie uwzględnia się:

• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie;
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas nie zawinionego przez pracownika przestoju;
• gratyfikacji (nagrody) jubileuszowej;
• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy;
• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;
• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego;
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną;
• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę;
• nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej;
• odprawy emerytalnej lub rentowej albo innych odpraw pieniężnych;
• wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Czytaj również

Jak prawidłowo napisać do PIP skargę na nieuczciwego pracodawcę?

Podstawa prawna

• ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 z późn. zm.)
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. nr 2 poz. 14)