Czy pracodawca może samodzielnie wysłać pracownika na urlop wypoczynkowy? Co zrobić, gdy pracownik nie chce skorzystać z urlopu?

• Pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu wypoczynkowego
• Czy pracodawca może wysłać pracownika na urlop wypoczynkowy?
• PIP: Samorzutne udzielenie urlopu jest niedopuszczalne
• Konsekwencje nieudzielenia urlopu wypoczynkowego

Pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu wypoczynkowego

Pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym ten uzyskał do niego prawo. Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane:

• zgodnie z planem urlopów – jeśli u pracodawcy funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa,
• po porozumieniu z pracownikiem – jeżeli u pracodawcy nie funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa lub gdy funkcjonuje, ale wyraziła zgodę na nietworzenie planu urlopów.

Urlop niewykorzystany do końca roku zgodnie z ustalonym planem urlopów lub w terminie uzgodnionym z pracownikiem, staje się urlopem zaległym. Urlopem zaległym może być również dodatkowy urlop wypoczynkowy przysługujący pracownikowi na podstawie przepisów szczególnych (np. urlop przysługujący pracownikom niepełnosprawnym).

Niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego pracodawca powinien udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Wystarczy, że pracownik w tym terminie rozpocznie korzystanie z urlopu, nawet wtedy, gdy większa część urlopu będzie przypadać w październiku.

Czy pracodawca może wysłać pracownika na urlop wypoczynkowy?

Co do zasady, termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego musi wynikać z porozumienia pracodawcy i pracownika. Niedopuszczalne jest zmuszanie pracownika do skorzystania z urlopu wypoczynkowego. Wyjątek stanowią sytuacje dotyczące zaległego urlopu wypoczynkowego lub urlopu w okresie wypowiedzenia umowy o pracę.

Kodeks pracy określa, że w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop wypoczynkowy, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu. Zatem pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego (zarówno bieżącego, jak i zaległego) bez wniosku pracownika, a nawet bez jego zgody. Decyzję pracodawca podejmuje jednostronnie, bez względu na to, kto dokonał wypowiedzenia umowy o pracę.

Niestety, Kodeks pracy nie reguluje sytuacji poza okresem wypowiedzenia. Dlatego warto wspomóc się orzecznictwem sądowym. W wyroku Sądu Najwyższego z 2 września 2003 r. (sygn. akt I PK 403/02) sąd uznał, że udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego za poprzednie lata do 30 września następnego roku nie wymaga zgody pracownika. Podobnie orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z 7 maja 2008 r. (sygn. akt II PK 313/07). Sąd stwierdził, że „z art. 168 k.p. wynika obowiązek pracodawcy udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie w przepisie tym określonym, a udzielenie urlopu we wskazanym terminie nie wymaga od pracodawcy uzyskania zgody pracownika i jest dla niego wiążące”. Z uzasadnienia wyroku wynika, że pracodawca ma możliwość wydania wiążącego polecenia wykorzystania urlopu zaległego w przewidzianym w Kodeksie pracy terminie, a nie wyznaczenia konkretnego terminu jego wykorzystania.

PIP: Samorzutne udzielenie urlopu jest niedopuszczalne

Niestety, powyższe stanowisko w sprawie wysłania pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy przez pracodawcę nie jest akceptowane przez wszystkich. Według Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy PIP samorzutne udzielenie przez pracodawcę urlopu, wbrew woli pracownika, nawet jeżeli jest to urlop zaległy, wkracza w sferę uprawnień pracowniczych i jako takie jest prawnie niedopuszczalne.

PIP podkreśla jednak, że pracodawca może zobowiązać pracowników do określenia terminów, w których chcą wykorzystać zaległe urlopy w określonym przepisami okresie, a brak współpracy w tym zakresie sankcjonować dopuszczalnymi środkami porządkowymi przewidzianymi w art. 108 Kodeksu pracy. Procedura wyznaczania terminów wykorzystywania urlopów jest elementem organizacji pracy i porządku, do którego przestrzegania zobowiązać może np. umieszczenie jej w regulaminie pracy (GNP-110-4560-46 /07/PE). Zgodnie z powyższym, pracodawca może wydać pracownikowi polecenie wykorzystania zaległego urlopu i je egzekwować, ale nie posiada uprawnienia do jednostronnego wyznaczenia konkretnego terminu jego wykorzystania.

Prawo pracy nie reguluje możliwości udzielenia jednostronnie przez pracodawcę urlopu zaległego pracownikowi już po 30 września następnego roku kalendarzowego, w którym pracownik nabył prawo do danego urlopu wypoczynkowego. Dlatego też, w przypadku niewykorzystania urlopu zaległego do 30 września, słuszne wydaje się analogiczne stosowania rozwiązań przedstawionych w wyżej wskazanym stanowisku Państwowej Inspekcji Pracy.

Konsekwencje nieudzielenia urlopu wypoczynkowego

Pracodawca, który nie udzielił pracownikowi urlopu zaległego w terminie do 30 września następnego roku popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym zagrożone sankcją. Kodeks pracy stanowi bowiem, że kto wbrew obowiązkowi nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Pracownik także może ponieść konsekwencje niewykorzystania urlopu wypoczynkowego. Mianowicie urlop jako prawo o charakterze majątkowym ulega przedawnieniu. Roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem trzech lat od dnia, w którym stało się wymagalne, przy czym rozpoczęcie biegu tego terminu następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje, bądź najpóźniej z końcem września roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (wyrok Sądu Najwyższego z 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 367/00).

Podstawa prawna

Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2026 r. poz. 1245)