ZUS ws. kart lunchowych dla pracowników. Bezkompromisowa decyzja urzędu, jeden błąd i tracisz ulgę

• Złapani w pułapkę przepisów. Jeden błąd i tracisz ulgę na ZUS
• Zakupy pod lupą urzędników. Czego absolutnie nie wolno kupić z karty?
• Bezkompromisowa decyzja urzędu. Ciężar dowodu spoczywa na firmie
• Część środków przechodzi na kolejne miesiące? ZUS ma złe wiadomości dla oszczędnych

Popularne karty lunchowe miały być prostym sposobem na docenienie zespołu i legalne obniżenie kosztów zatrudnienia. Okazuje się jednak, że optymalizacja składkowa do kwoty 450 zł miesięcznie to dla wielu pracodawców stąpanie po polu minowym. Najnowsza interpretacja Zakładu Ubezpieczeń Społecznych brutalnie obdziera przedsiębiorców ze złudzeń – urzędnicy nie zamierzają przymykać oka na żadne błędy, a niewiedza w tym temacie grozi bolesnymi konsekwencjami finansowymi. Zamiast oszczędności, firmom grozi konieczność natychmiastowego uregulowania zaległych składek wraz z odsetkami.

Złapani w pułapkę przepisów. Jeden błąd i tracisz ulgę na ZUS

Ta konkretna sprawa dotyczy przedsiębiorcy, który wystąpił do ZUS z wnioskiem o interpretację, bo zatrudniał pracowników na podstawie umów o pracę oraz rozważa zaoferowanie im dodatkowego świadczenia, polegającego na przekazanie środków (w formie kart przedpłaconych, tzw. „kart lunchowych”) uprawniających do nabycia posiłków do spożycia oraz przetworzonych produktów w placówkach gastronomicznych lub handlowych. Świadczenie to stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przedsiębiorca ten planuje zastosowanie środków i rozwiązań praktycznych związanych z wydatkowaniem środków w ramach kart lunchowych dla pracowników. Wszystko po to, aby zapewnić, że karty lunchowe są wykorzystywane zgodnie z ich przeznaczeniem (wyłącznie w celu nabycia posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia).

Zakupy pod lupą urzędników. Czego absolutnie nie wolno kupić z karty?

W regulaminie pracodawcy i regulaminie karty lunchowej zawarte zostaną w szczególności następujące postanowienia:

1. udostępniona pracownikowi karta lunchowa, będzie co miesiąc doładowywana przez pracodawcę określoną kwotą (nie wyższą co do zasady niż 450 zł), z przeznaczeniem tych środków na zakup przez pracownika posiłków (jeżeli kwota doładowania karty lunchowej przez pracodawcę przekroczy kwotę wyłączoną przepisami prawa spod podstawy wymiaru na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, wówczas pracodawca naliczy, pobierze i uiści odpowiednie składki do ZUS od kwoty ponad zwolniony limit);
2. karta lunchowa uprawnia jej użytkownika (pracownika) do nabywania wyłącznie posiłków do spożycia oraz przetworzonych produktów w placówkach gastronomicznych lub handlowych;
3. karta lunchowa nie uprawnia do nabywania produktów i usług innych niż posiłki, w szczególności nie uprawnia do nabywania artykułów chemicznych, artykułów odzieżowych, alkoholi, tytoniu, paliw i nieprzetworzonych produktów spożywczych nienadających się do bezpośredniego spożycia. W przypadku, gdy pracownik dokona zakupu z wykorzystaniem takiej karty produktów niedozwolonych, zobowiązany będzie do zwrotu na kartę wydanej sumy, pod rygorem zablokowania karty. W przypadku braku zwrotu ww. środków - koszt takiego zakupu pokrywa dostawca karty;
4. karta lunchowa nie podlega wymianie na gotówkę - za jej pośrednictwem nie można dokonywać wypłat z bankomatów, banków ani jakichkolwiek innych punktów (także w ramach usługi cashback);
5. kartą lunchową można dokonywać płatności wyłącznie w placówkach gastronomicznych i handlowych (ograniczenie karty po kodach MCC);
6. w sytuacji, gdy wartość posiłku jest wyższa niż aktualne saldo na karcie lunchowej, użytkownik karty lunchowej (pracownik) zobowiązany jest do dopłacenia różnicy.

Przedsiębiorca chciał się dowiedzieć, czy w przypadku braku niewykorzystania w danym miesiącu przez pracownika całej przekazanej kwoty (do kwoty objętej limitem wskazanym w rozporządzeniu składkowym), pracownik ten może wydać w kolejnym miesiącu (kolejnych miesiącach) o tę kwotę więcej - co nie będzie skutkowało utratą możliwości zastosowania wyłączenia z podstawy wymiaru składek zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia. Jego zdaniem - tak.

Bezkompromisowa decyzja urzędu. Ciężar dowodu spoczywa na firmie

W odpowiedzi Zakładu Ubezpieczeń Społecznych możemy przeczytać: „Zagadnienia dotyczące obowiązku opłacania i ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne regulowane są za pośrednictwem przepisów ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.”

ZUS wyjaśnił, że „stosownie do treści art. 18 ust. 1 i 2, art. 20 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz § 1 ww. rozporządzenia podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe, chorobowe) stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyłączeniem:

• przychodów wymienionych w § 2 ww. rozporządzenia,
• wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych.

Za przychody ze stosunku pracy uważa się: wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zamknięty i wyczerpujący katalog przychodów niestanowiących podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe został zawarty ww. rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Oznacza to, że podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie stanowią jedynie te przychody, które prawodawca enumeratywnie wymienił w § 2 ust. 1 pkt 1-30 tegoż rozporządzenia.

Z dniem 1 września 2023 r. uległ zmianie § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Z nowego brzmienia przepisu wynika, że z podstawy wymiaru składek na ww. ubezpieczenia wyłączona jest wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł.

Powyższy przepis dotyczy dwóch sytuacji, pierwsza część przepisu odnosi się do wartości finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu, natomiast druga część przepisu, odnosi się do wartości otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych. W przypadku przedsiębiorcy zastosowanie będzie miała druga część przepisu.

W świetle powyższego podstawy wymiaru składek nie stanowi wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych, które (technicznie) umożliwiają zakup nie tylko gotowych posiłków, czy przetworzonych produktów żywnościowych, pod warunkiem jednak, że opłata wydatkowana z nich zostanie przeznaczona tylko i wyłącznie na zakup posiłków czy też przetworzonych produktów żywnościowych. W celu zastosowania zwolnienia wynikającego z § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia, przedsiębiorca powinien zastosować rozwiązania mające na celu zminimalizowanie ryzyka nadużyć oraz zapewnienie prawidłowości wydatkowania środków na posiłki zgodnie z przepisami prawa. Aby dany przychód uzyskany przez pracownika mógł być zwolniony z podstawy wymiaru składek to na przedsiębiorcy spoczywa ciężar udowodnienia istnienia przestanek do zastosowania § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia.

§ 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia umożliwia wyłączenie z podstawy wymiaru składek wartości otrzymanych przez pracownika (wartości środków przekazanych przez pracodawcę w danym miesiącu) bonów talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł, niezależnie od faktycznej wartości środków wydatkowanych przez pracownika na ww. cel w ciągu tego miesiąca, różnicę stanowiącą wartość, która nie została wydatkowana zgodnie z przeznaczeniem w ramach przyznanego limitu 450 zł miesięcznie należy uwzględnić w podstawie wymiaru składek. Pracodawca może przekazać pracownikowi środki na zakup gotowego posiłku w dowolnej kwocie, rozporządzenie wskazuje jedynie na limit podlegający wyłączeniu z podstawy wymiaru składek przy zachowaniu określonych warunków, który nie może być wyższy niż 450 zł, co oznacza, że może być mniejszy.”

Część środków przechodzi na kolejne miesiące? ZUS ma złe wiadomości dla oszczędnych

Wobec tego ZUS uznał, że „w sytuacji, gdy środki przekazane na kartę lunchową nie zostaną w całości wykorzystane przez pracownika w danym miesiącu kalendarzowym, a niewykorzystana część środków przechodzi na kolejne miesiące i może zostać wykorzystana w terminie późniejszym, to wartość ta powinna zostać uwzględniona w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.”

Zakład wyjaśnił, że „§ 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia w swej treści odnosi się do nabycia wyłącznie posiłków do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł, a nie do kwoty udostępnianej miesięcznie przez pracodawcę. Przedsiębiorca wskazał, że nadwyżka na karcie lunchowej powstała w sytuacji, gdy pracownik nie wyda całej kwoty w danym miesiącu będzie przychodem pracownika z tytułu stosunku pracy w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie więc z art. 18 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wartość tego świadczenia (kwota powstałej nadwyżki) stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.”