Odpis na ZFŚS – jak obliczyć przeciętne zatrudnienie w skali miesiąca

• Przeciętne zatrudnienie w skali miesiąca
• Wybór metody wpłynie na stan konta funduszu
•  Zatrudnienie w trakcie miesiąca trzeba uwzględnić w obliczeniach

Przeciętne zatrudnienie w skali miesiąca

Podstawę naliczania odpisu na ZFŚS stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). Przepisy nie wskazują, jak obliczyć przeciętne zatrudnienie w skali miesiąca, co pracodawcom przysparza w praktyce wielu trudności. Korzysta się w tym zakresie pomocniczo z metod statystycznych:

• uproszczonej - polegającej na zsumowaniu stanów zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i podzieleniu otrzymanego wyniku przez 2 (zalecana przy niewielkich zmianach w stanie zatrudnienia),
• średniej arytmetycznej - polegającej na zsumowaniu stanów zatrudnienia ze wszystkich dni miesiąca i podzieleniu uzyskanego wyniku przez liczbę tych dni (zalecana przy dużych zmianach w zatrudnieniu),
• średniej chronologicznej – polegającej na zsumowaniu połowy stanu zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i pełnego stanu zatrudnienia w 15 dniu miesiąca i podzieleniu otrzymanego wyniku przez 2 (zalecana pryz małych zmianach w zatrudnieniu).

Wybór metody wpłynie na stan konta funduszu

Czy wybór metody ma znaczenie? Tak i pracodawca powinien dobrze go przemyśleć, bo w zależności od sytuacji w zakładzie pracy i stabilności stanu zatrudnienia wybór, którego dokona, może mu sprzyjać, bądź nie. Dla przykładu, przy uwzględnieniu tego samego stanu zatrudnienia wyniki mogą przedstawiać się następująco:

 Zatrudnienie w trakcie miesiąca trzeba uwzględnić w obliczeniach

Jak uwzględniać w obliczeniach pracownika zatrudnionego w trakcie miesiąca? Odpowiedź na to pytanie jest uzależniona od tego, jaka metoda obliczeń jest stosowana – to ona zdecyduje o wpływie takiego zatrudnienia na ostateczny wynik. Jeżeli np. pracownik zostaje zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy 15 dnia miesiąca, to: stosując metodę uproszczoną w 1 dniu miesiąca wliczamy 0, w ostatnim 1. Po podzieleniu przez 2 do średniego zatrudnienia wliczamy 0,5 etatu. Gdybyśmy jednak stosowali metodę średniej chronologicznej, to: w pierwszym dniu miesiąca zaliczamy 0, w 15 dniu 1, w ostatnim dniu 0,5. Dalsze obliczenia to: 1,5 / 2 = 0,75 etatu. Po obliczeniu miesięcznych stanów zatrudnienia, należy obliczyć średni roczny stan zatrudnienia (oddzielnie dla poszczególnych grup zatrudnionych) – sumujemy poszczególne miesiące i dzielimy przez 12.