Jak zawrzeć umowę o pracę lub umowę zlecenia online w rządowym Systemie eUmowy. Gotowe wzory i kreatory umów, aneksów, wypowiedzeń

• Od wstępnych ustaleń do podpisanej umowy
• Jakie dokumenty można przygotować?
• Kto może korzystać z eUmów?
• Jak działa kreator umów?
• eUmowa krok po kroku
• Podpis, doręczenie i powiadomienia
• Dokumentacja w jednym miejscu
• Aneks, wypowiedzenie, rozwiązanie umowy

Od wstępnych ustaleń do podpisanej umowy

System eUmowy to bezpłatna usługa dostępna przez Biznes.gov.pl i Praca.gov.pl. Nie ogranicza się ona do stworzenia elektronicznej wersji papierowego dokumentu. Obejmuje także przygotowanie projektu, przekazanie go drugiej stronie, podpisanie, doręczenie oraz późniejszą obsługę umowy.

Ma to znaczenie zarówno przy standardowym zatrudnianiu pracowników i rozpoczynaniu współpracy ze zleceniobiorcami, jak i wtedy, gdy firma musi przygotować kilka dokumentów w krótkim czasie, na przykład w okresie wakacyjnym przy zatrudnianiu pracowników sezonowych lub organizowaniu zastępstw.

Część danych może zostać uzupełniona automatycznie na podstawie informacji z konta użytkownika, wcześniejszych dokumentów lub danych działalności pobranych z CEIDG. Ogranicza to konieczność wielokrotnego wpisywania tych samych informacji.

System eUmowy wspiera przedsiębiorcę nie tylko przy samym przygotowaniu dokumentu. Pozwala przeprowadzić w jednym miejscu kolejne etapy związane z zawarciem i obsługą umowy, od uzupełnienia danych i zebrania podpisów po późniejszy dostęp do dokumentacji. Jest to szczególnie pomocne, gdy firma zatrudnia kilka osób w krótkim czasie, na przykład w okresie wakacyjnym – mówi Michał Jaros, wiceminister w Ministerstwie Rozwoju i Technologii.

Jakie dokumenty można przygotować?

Przez Biznes.gov.pl przedsiębiorca może zawrzeć elektronicznie umowę o pracę oraz umowę zlecenia. W przypadku umowy zlecenia dostępne są także aneksy, wypowiedzenia i dokument dotyczący powierzenia wykonania zlecenia innej osobie.

System działa również przez Praca.gov.pl, gdzie obsługiwane są także inne dokumenty, między innymi umowy uaktywniające zawierane między rodzicem a nianią. Zakres dostępnych czynności może różnić się w zależności od portalu.

Kto może korzystać z eUmów?

Z modułu mogą korzystać pracodawcy i zleceniodawcy będący przedsiębiorcami wpisanymi do CEIDG. Nie obowiązuje już wcześniejsze ograniczenie do podmiotów zatrudniających maksymalnie dziewięć osób. System nie jest natomiast dostępny dla spółek cywilnych.

Dostęp musi mieć także druga strona, czyli pracownik lub zleceniobiorca. Każdy użytkownik zakłada własne konto.

Jak działa kreator umów?

Proces rozpoczyna pracodawca lub zleceniodawca. Wprowadza dane drugiej strony i uzgodnione warunki współpracy, a system tworzy na tej podstawie projekt dokumentu.

W przypadku umowy o pracę kreator prowadzi między innymi przez dane dotyczące wymiaru czasu pracy, daty rozpoczęcia zatrudnienia, wynagrodzenia, miejsca pracy, stanowiska i dodatkowych ustaleń. Dane przedsiębiorcy są pobierane z CEIDG i wymagają potwierdzenia. Jeżeli są nieaktualne, trzeba je wcześniej poprawić w rejestrze.

System sprawdza część wprowadzanych informacji pod względem formalnym i logicznym. Może na przykład zablokować wpisanie wynagrodzenia poniżej obowiązującego minimum albo okresu wypowiedzenia niepasującego do rodzaju umowy.

Gotowy projekt można podejrzeć, zapisać, pobrać w formacie PDF lub XML, wydrukować albo podpisać elektronicznie. Każdy dokument otrzymuje własny identyfikator, który ułatwia jego późniejsze odnalezienie.

eUmowa krok po kroku

1) Zaloguj się do konta przedsiębiorcy
Skorzystaj z konta przedsiębiorcy i zaloguj się przy użyciu dostępnej metody potwierdzenia tożsamości.

2) Przejdź do modułu eUmowy
Moduł jest widoczny w menu po lewej stronie.

3) Uruchom kreator umowy
Wprowadź dane potrzebne do przygotowania dokumentu.

4) Wygeneruj i podpisz dokument
Po sprawdzeniu projektu podpisz go elektronicznie i przekaż drugiej stronie do podpisu.

5) Korzystaj z dokumentacji w systemie
Po podpisaniu przez wszystkie wymagane strony umowa zostaje zawarta i jest dostępna w Systemie.

Podpis, doręczenie i powiadomienia

Dokument można podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym. Podpis osobisty i zaufany mają skutek równoważny podpisowi własnoręcznemu. Przy umowie dwustronnej skutki prawne powstają po podpisaniu jej przez ostatnią ze stron.

System wysyła powiadomienia e-mail o otrzymaniu dokumentu, zmianie danych i kolejnych działaniach. Można także włączyć wiadomości SMS. Dokument uznaje się za doręczony po potwierdzeniu w systemie zapoznania się z jego treścią. Jeżeli użytkownik tego nie zrobi, doręczenie następuje po 14 dniach od wysłania wiadomości e-mail.

Dokumentacja w jednym miejscu

System umożliwia prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej oraz dokumentacji dotyczącej umów zlecenia. Dokumenty można wyszukiwać i filtrować według rodzaju, statusu oraz strony umowy, a także pobierać przez Biznes.gov.pl lub Praca.gov.pl.

Dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez okres wynikający z Kodeksu pracy. W przypadku umów zlecenia jest to co do zasady 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym umowa została rozwiązana lub wygasła. Dokumenty potwierdzające liczbę godzin wykonania zlecenia przechowuje się przez trzy lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne.

Aneks, wypowiedzenie, rozwiązanie umowy

Przed rozpoczęciem przygotuj aktualne dane działalności w CEIDG oraz informacje potrzebne do ustalenia warunków współpracy. Następnie zaloguj się na Biznes.gov.pl, przejdź do modułu eUmowy i uruchom odpowiedni kreator.

Artykuł został przygotowany w ramach kampanii edukacyjno-informacyjnej dla przedsiębiorców „Cyfrowy Biznes”, upowszechniającej korzyści płynące z technologii cyfrowych i cyberbezpieczeństwa. Projekt jest dofinansowany z Funduszy Europejskich w ramach programu Fundusze Europejskie na Rozwój Cyfrowy.