Zatrudnieni na etacie muszą to zrobić do końca września. Pracodawca ma zapłacić nawet 60 tysięcy złotych

• Po 30 września urlop nie znika z dnia na dzień
• Trzy lata na dochodzenie prawa do urlopu
• Pracodawca może udzielić urlopu także po przedawnieniu
• Zaległe dni widoczne w systemie nie zawsze oznaczają, że można je wykorzystać
• Za niewykorzystany urlop nie można dostać pieniędzy w trakcie zatrudnienia
• Pracownik nie może sam zdecydować, że zamienia urlop na wypłatę
• Urlop wypoczynkowy źródłem sporów. Prawie 7 tys. skarg do PIP w ciągu sześciu lat

Zasadą jest, że pracownik powinien wykorzystać urlop wypoczynkowy w roku kalendarzowym, w którym nabył do niego prawo. Przepisy przewidują jednak możliwość przejścia niewykorzystanych dni na kolejny rok. W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek udzielić zaległego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Oznacza to, że jeśli ktoś nie wykorzystał całego urlopu za 2025 rok, pracodawca powinien udzielić mu zaległych dni najpóźniej do 30 września 2026 roku. Termin ten wynika z art. 168 Kodeksu pracy. Co ważne, obowiązek ten spoczywa na pracodawcy. Nie można więc sprowadzać sprawy wyłącznie do stwierdzenia, że pracownik „nie odebrał” urlopu w terminie. To pracodawca powinien tak organizować pracę, aby zaległy urlop został udzielony w ustawowym terminie.

Nieudzielenie pracownikowi przysługującego urlopu albo bezpodstawne obniżenie jego wymiaru może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Za takie naruszenie przepisy przewidują grzywnę od 2000 do 60 000 zł.

Po 30 września urlop nie znika z dnia na dzień

Wokół zaległego urlopu narosło wiele mitów. Jeden z nich mówi, że wystarczy przekroczyć 30 września, aby pracownik bezpowrotnie stracił niewykorzystane dni. Tak nie jest. To terminem, do którego pracodawca powinien udzielić zaległego urlopu. Jego przekroczenie nie powoduje automatycznego wygaśnięcia prawa pracownika do tych dni.

W takiej sytuacji znaczenie zaczynają mieć przepisy o przedawnieniu roszczeń ze stosunku pracy. Co do zasady roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem trzech lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. W przypadku zaległego urlopu oznacza to, że pracownik nie może bez końca odkładać dochodzenia swoich praw. Po upływie terminu przedawnienia pracodawca może bowiem uchylić się od zaspokojenia roszczenia, powołując się na przedawnienie.

Trzy lata na dochodzenie prawa do urlopu

Trzyletni termin nie oznacza jednak, że po jego upływie niewykorzystane dni urlopowe zostają automatycznie wykreślone z ewidencji. Przedawnienie daje pracodawcy możliwość uchylenia się od zaspokojenia roszczenia. To istotna różnica. Sam fakt, że minęły trzy lata, nie oznacza automatycznego „wyzerowania” zaległego urlopu. Pracownik powinien jednak liczyć się z tym, że po przedawnieniu dochodzenie prawa do niego może być znacznie trudniejsze.

Przepisy przewidują również szczególne sytuacje, w których bieg przedawnienia może zostać zawieszony. Dotyczy to między innymi sytuacji, gdy z powodu siły wyższej pracownik nie może dochodzić swoich roszczeń przed właściwym organem. Szczególne regulacje dotyczą również okresu korzystania z urlopu wychowawczego.

Dlatego nie można przyjąć prostej zasady, że każdy zaległy urlop przedawnia się dokładnie w tym samym dniu po trzech latach. W konkretnym przypadku znaczenie może mieć między innymi to, kiedy roszczenie stało się wymagalne i czy wystąpiły okoliczności wpływające na bieg terminu przedawnienia.

Pracodawca może udzielić urlopu także po przedawnieniu

Jest jeszcze jedna ważna kwestia, o której pracownicy często nie wiedzą. Wedle prawnych regulacji, nawet po upływie terminu przedawnienia pracodawca może zdecydować się na udzielenie zaległego urlopu. Zgodnie z art. 292 Kodeksu pracy po upływie terminu przedawnienia pracodawca może uchylić się od zaspokojenia przedawnionego roszczenia. Może jednak zrzec się korzystania z zarzutu przedawnienia. Jeżeli to zrobi, pracownik może nadal skorzystać z przysługującego mu urlopu.

Ważne jest przy tym, że zrzeczenie się zarzutu przedawnienia dokonane przed upływem terminu przedawnienia jest nieważne. Nie można więc zawczasu podpisać porozumienia, w którym pracodawca zobowiąże się, że w przyszłości nie będzie powoływał się na przedawnienie. Taka deklaracja dokonana przed upływem ustawowego terminu nie wywoła skutków przewidzianych w art. 292 Kodeksu pracy.

Zaległe dni widoczne w systemie nie zawsze oznaczają, że można je wykorzystać

Pracownik może zobaczyć w systemie kadrowym dużą liczbę niewykorzystanych dni urlopu i uznać, że wszystkie nadal może spokojnie odebrać. Sama obecność dni w ewidencji nie rozstrzyga jednak wszystkich kwestii związanych z ich przedawnieniem. Dlatego warto kontrolować nie tylko aktualny stan urlopu, lecz także to, z którego roku pochodzą zaległe dni. Im starszy urlop, tym większe znaczenie może mieć termin przedawnienia.

Z punktu widzenia pracownika najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest regularne wykorzystywanie urlopu i niedopuszczanie do wieloletniego gromadzenia zaległych dni. Pracodawca natomiast powinien organizować pracę w taki sposób, aby pracownicy mogli wykorzystać przysługujący im wypoczynek.

Za niewykorzystany urlop nie można dostać pieniędzy w trakcie zatrudnienia

Kolejny popularny mit dotyczy możliwości zamiany niewykorzystanych dni wolnych na gotówkę. Tak długo, jak trwa stosunek pracy, pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu wypoczynkowego ani uzgodnić z pracodawcą, że zamiast wolnego otrzyma ekwiwalent pieniężny.

Urlop ma służyć rzeczywistemu wypoczynkowi i co do zasady powinien zostać wykorzystany w naturze. Pracodawca nie może więc zaproponować pracownikowi: „nie idź na urlop, a ja ci za niego zapłacę”.

Ekwiwalent pieniężny pojawia się co do zasady dopiero wtedy, gdy dochodzi do rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy, a pracownik ma niewykorzystany urlop. Wówczas zamiast udzielenia urlopu po zakończeniu zatrudnienia wypłacany jest ekwiwalent.

Pracownik nie może sam zdecydować, że zamienia urlop na wypłatę

Nawet jeśli pracownik wolałby dostać dodatkowe pieniądze zamiast kilku dni wolnego, przepisy nie pozwalają na takie rozwiązanie podczas trwania umowy o pracę.

Państwowa Inspekcja Pracy od lat wskazuje, że pracownik nie może skutecznie zrzec się prawa do urlopu wypoczynkowego. Niedopuszczalne jest również zawarcie porozumienia, na mocy którego urlop zostałby zastąpiony wypłatą pieniędzy w czasie trwania zatrudnienia.

Takie rozwiązanie byłoby sprzeczne z funkcją urlopu wypoczynkowego. Ma on bowiem zapewnić pracownikowi faktyczny odpoczynek od pracy, a nie stanowić dodatkową część wynagrodzenia.

Urlop wypoczynkowy źródłem sporów. Prawie 7 tys. skarg do PIP w ciągu sześciu lat

Przepisy to jedno, rzeczywistość to drugie. Jak podała Polska Agencja Prasowa, powołując się na dane Państwowej Inspekcji Pracy, w ciągu ostatnich sześciu lat do inspekcji trafiło blisko 7 tys. skarg dotyczących urlopów wypoczynkowych. Liczba zgłoszeń zmieniała się w poszczególnych latach. Najwięcej skarg odnotowano w 2021 roku, natomiast najmniej w 2023. Do końca lipca 2026 roku pracownicy złożyli około 800 takich skarg. To już 54 proc. liczby zgłoszeń zarejestrowanych przez Państwową Inspekcję Pracy w całym poprzednim roku.

Największa część skarg dotyczyła sposobu udzielania urlopu wypoczynkowego. Łącznie około 3,6 tys. zgłoszeń odnosiło się do nieprawidłowości związanych właśnie z udzielaniem pracownikom urlopu.

Jak wynika z informacji przekazanych przez inspekcję, problemy najczęściej dotyczyły obowiązku udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym samym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Wśród zgłaszanych nieprawidłowości znalazły się również kwestie związane z udzielaniem tak zwanego urlopu na żądanie.

Państwowa Inspekcja Pracy zwróciła uwagę także na to, jak często zgłoszenia pracowników znajdują potwierdzenie podczas ich rozpatrywania. Od 2021 r. udział skarg uznanych w całości albo w części za zasadne utrzymuje się na poziomie około 30 proc. W 2026 roku odsetek skarg, które zostały uznane za zasadne, jest niższy i wynosi niemal 20 proc. Trzeba jednak pamiętać, że nie wszystkie tegoroczne zgłoszenia zostały już rozpatrzone. Ponad 16 proc. skarg zarejestrowanych w 2026 r. pozostaje nadal w toku.

Dane te pokazują, że zasady dotyczące urlopów wypoczynkowych wciąż są źródłem sporów między pracownikami a pracodawcami. Szczególnie często problemy pojawiają się przy terminie udzielania urlopu oraz zasadach korzystania z dni wolnych na żądanie.