Obowiązkiem pracodawcy jest wydanie pracownikowi świadectwa pracy w momencie zakończenia stosunku pracy. Problemy, z jakimi borykają się pracodawcy, związane są zarówno z treścią samego świadectwa, jak i z terminem jego wydania. Świadectwo pracy jest dokumentem, w którym zawarte są wszystkie informacje dotyczące zatrudnienia pracownika. Dlatego należy pamiętać, że wydanie świadectwa pracy pracownikowi nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.
Pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez tego pracownika na piśmie.
PRZYKŁAD
Z pracownikiem zostaje rozwiązany stosunek pracy. W momencie rozwiązania stosunku pracy pracownik powinien rozliczyć się z pracodawcą z powierzonego mu mienia zakładu pracy. Rozliczenia takiego jednak nie dokonał. Mimo to na pracodawcy ciąży obowiązek wydania pracownikowi świadectwa pracy w dniu ustania stosunku pracy. Naruszeniem przepisów przez pracodawcę byłoby w takiej sytuacji uzależnienie wydania pracownikowi świadectwa pracy od uprzedniego rozliczenia się z pracodawcą. Stanowiłoby to wykroczenie przeciwko prawom pracownika, za które pracodawca mógłby zostać ukarany grzywną.
Kiedy i w jakich terminach należy wydać świadectwo?
Świadectwo pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi niezwłocznie po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. Przyjmuje się zatem, że datą wydania pracownikowi świadectwa pracy powinien być dzień rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, czyli de facto ostatni dzień jego fizycznej obecności w pracy.
Przez wydanie świadectwa pracy należy rozumieć wręczenie tego dokumentu pracownikowi (lub upoważnionej przez niego osobie) w miejscu zatrudnienia albo przesłanie świadectwa pocztą na adres znajdujący się w aktach osobowych pracownika lub w sposób i do miejsca wskazanego przez pracownika.
Nie należy dopatrywać się zwłoki zakładu pracy w wydaniu świadectwa pracy pracownikowi, który mimo obecności w zakładzie pracy po rozwiązaniu stosunku pracy nie zgłosił się w celu odbioru świadectwa pracy.
W sytuacji gdy wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej nie jest możliwe, pracodawca nie później niż w ciągu 7 dni od ustania stosunku pracy przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem poczty lub doręcza je w inny sposób.
PRZYKŁAD
Pracodawca rozwiązał z pracownikiem stosunek pracy. W ostatnim dniu pracy tego pracownika, czyli 30 września 2004 r., pracodawca próbował wręczyć mu świadectwo pracy. Pracownik jednak odmawiał przyjęcia tego świadectwa.
W takiej sytuacji pracodawca powinien w terminie do 7 października 2004 r. przesłać lub w inny sposób doręczyć pracownikowi świadectwo pracy.
Jeżeli jednak adres pracownika lub osoby upoważnionej okazałby się nieaktualny, pracodawca nie ma obowiązku ustalania obecnego adresu pracownika. Wystarczy, jak zwrócone przez pocztę świadectwo pracy złoży w aktach osobowych z odpowiednią adnotacją. Pracownik w takim przypadku powinien sam zgłosić się po jego odbiór do pracodawcy.
Pracodawcę obowiązują również określone terminy w sytuacjach, gdy nie musi on dokonywać sprostowania w świadectwie pracy. Wówczas zawiadamia pracownika na piśmie o negatywnym wyniku rozpatrzenia wniosku o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 7 dni od dnia otrzymania tego wniosku. Natomiast w razie uwzględnienia wniosku pracownika o sprostowanie świadectwa pracodawca wydaje pracownikowi w tym terminie nowe świadectwo pracy.
Jakie informacje w świadectwie pracy?
W świadectwie pracy pracodawca musi podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej przez pracownika pracy, zajmowanych stanowisk. W świadectwie pracy powinny znaleźć się informacje określające tryb rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego.
Serwis PP radzi
Pytanie
Jak prawidłowo powinien być zapisany w świadectwie pracy urlop wypoczynkowy za 2004 r. pracownikowi zatrudnionemu na 1/2 etatu, mającemu prawo do 13 dni urlopu (1/2 z 26 dni). Pracownik pracował po 4 godziny dziennie, i był zatrudniony do 15 października 2004 r. W roku 2004 wykorzystał 13 dni urlopu po 4 godziny dziennie, czyli w sumie 52 godziny. Czy w świadectwie pracy powinnam napisać, że wykorzystał w 2004 r. 52 godziny, tj. 6 dni i 4 godziny, a za 36 godzin, tj. 4 dni i 4 godziny wypłacono ekwiwalent. Czy też, że wykorzystał 52 godziny, tj. 13 dni x 4 godz. dziennie, a za pozostałe 36 godzin, tj. 9 dni x 4 godz. dziennie wypłacono ekwiwalent? Która wersja jest prawidłowa?
Odpowiadamy
W świadectwie pracy powinna znaleźć się informacja o liczbie wykorzystanych godzin urlopu wypoczynkowego przez pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy. W opisanej sytuacji w przykładzie w świadectwie pracy należy umieścić zapis o wykorzystanych 52 godzinach urlopu wypoczynkowego oraz o 36 godzinach urlopu, za które wypłacono ekwiwalent pieniężny z tytułu niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.
Będą to dane dotyczące:
• wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy,
• podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy,
ważne
Informacja o liczbie dni niezdolności do pracy, za które pracownikowi wypłacono wynagrodzenie, powinna dotyczyć zarówno roku, w którym ustaje stosunek pracy, bo jej zamieszczenie w świadectwie pracy zapewnia możliwość ustalenia uprawnienia do tego wynagrodzenia u kolejnego pracodawcy, jak i całego okresu zatrudnienia, bo to z kolei służy ustaleniu uprawnień pracownika z ubezpieczenia społecznego.
• urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy (informacja ta powinna określać np. liczbę godzin urlopu wykorzystanego przez pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu z przysługującej mu liczby dni tego urlopu),
• wykorzystania dodatkowego urlopu oraz urlopu wychowawczego,
• okresu korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia,
• liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, za czas niezdolności do pracy spowodowanej chorobą, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. W świadectwie pracy zamieszczana jest tylko informacja o dniach niezdolności do pracy z powodu choroby, za które przysługiwało wynagrodzenie, czyli maksymalnie okres 35 dni – tylko za tyle dni przysługuje wynagrodzenie chorobowe, w razie dłuższej niezdolności do pracy przysługuje zasiłek chorobowy, o którym zakład nie ma obowiązku informowania w świadectwie pracy.
• wykorzystania w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, zwolnienia od pracy na opiekę nad dzieckiem,
• okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji zakładu pracy,
• okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
• okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
• danych, które są zamieszczane na żądanie pracownika.
Tylko na żądanie pracownika należy podać w świadectwie pracy informację o wysokości i składnikach otrzymywanego wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.
W świadectwie pracy zamieszcza się również wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia pracownika w postępowaniu egzekucyjnym.
Świadectwo pracy podpisuje bezpośrednio pracodawca lub osoba upoważniona do dokonywania w jego imieniu takich czynności.
Wniosek o sprostowanie
W sytuacji gdy pracownik nie zgadza się z treścią otrzymanego świadectwa pracy, może w ciągu 7 dni od dnia jego otrzymania wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie treści świadectwa pracy. Przyjmuje się, że termin ten ma znaczenie tylko porządkowe, a zatem nie ma przeszkód, aby w przypadku uzasadnionego ważnymi przyczynami spóźnienia w złożeniu przez pracownika wniosku o sprostowanie świadectwa pracy został on rozpatrzony przez pracodawcę.
W trybie właściwym do sprostowania świadectwa pracy nie można jednak domagać się zmiany kwalifikacji prawnej faktów i zdarzeń, objętych treścią świadectwa pracy, czyli np. zmiany trybu rozwiązania stosunku pracy, choćby zostało ono dokonane przez pracodawcę z naruszeniem przepisów prawa.
Za co można ukarać pracodawcę?
W sytuacji gdy pracodawca nie spełnia ciążącego na nim obowiązku i nie wydaje pracownikowi świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, podlega karze grzywny. Należy jednak pamiętać, że karalne jest tylko niewydanie świadectwa pracy. Natomiast opóźnienie, nawet zawinione, nie uprawnia do nałożenia grzywny na tego pracodawcę.
PRZYKŁAD
Podczas kontroli w zakładzie pracy inspektor pracy zarzucił, że w niektórych aktach osobowych nie ma kopii wydanych pracownikom świadectw pracy.
Nie stanowi to wykroczenia przeciwko przepisom prawa pracy, ale pracodawca zostanie zobowiązany do uzupełnienia dokumentacji osobowej pracowników i umieszczenia w tej dokumentacji również kopii wydanych świadectw pracy.
Wykroczeniem pracodawcy jest również zaniechanie prowadzenia dokumentacji osobowej pracownika w całości, a nie brak w tych aktach poszczególnych dokumentów.
Dokumentem, który powinien znaleźć się w części C dotyczącej ustania zatrudnienia pracownika, jest przede wszystkim kopia świadectwa pracy.
PRZYKŁAD
Pracownik otrzymał świadectwo pracy, w którym podstawą ustania stosunku pracy było rozwiązanie umowy o pracę przez pracodawcę bez zachowania okresu wypowiedzenia. Pracownik ten odesłał świadectwo pracy do pracodawcy z żądaniem zmiany trybu rozwiązania umowy o pracę.
W takiej sytuacji pracodawca nie ma obowiązku zastosowania się do żądania sprostowania świadectwa pracy. Jedynie wyrok sądu w tej sprawie byłby dla tego pracodawcy wiążący.
Pracodawca, który nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, podlega karze grzywny do 5000 zł (art. 281 pkt 6 k.p.).
Magdalena Kasprzak