Podatnicy VAT przed dniem wykonania pierwszej czynności objętej opodatkowaniem podatkiem od towarów i usług mają obowiązek złożyć w urzędzie skarbowym zgłoszenie rejestracyjne VAT-R. Następnie naczelnik urzędu rejestruje podatnika i potwierdza jego zarejestrowanie jako podatnika VAT czynnego.
Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.; dalej ustawa o VAT) podatnicy, którzy rozpoczną wykonywanie czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług lub zrezygnują ze zwolnienia od tego podatku albo utracą prawo do tego zwolnienia, są zobowiązani do złożenia zgłoszenia rejestracyjnego (VAT-R) lub jego aktualizacji.
WAŻNE
Rejestracja dla potrzeb VAT dotyczy osób fizycznych, osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, prowadzących samodzielnie działalność gospodarczą
Warto w tym miejscu przytoczyć wyrok WSA w Olsztynie z 5 stycznia 2006 r. (sygn. akt I SA/Ol 445/05; niepublikowany), w którym sąd podkreślił, że status danego podmiotu jako podatnika VAT jest kategorią obiektywną, jest on niezależny od dokonania rejestracji dla potrzeb tego podatku. Zarejestrowanie się w charakterze podatnika VAT łączy się z uzyskaniem formalnych znamion statusu podatnika (np. uzyskaniem NIP), w związku z tym niezarejestrowany podatnik nie może realizować prawa do odliczenia podatku naliczonego. Status podatnika czynnego VAT (zarejestrowanego) konieczny jest w momencie wykazywania odliczenia, nie musi natomiast istnieć na dzień, w którym miały miejsce czynności opodatkowane, z których wynika podatek podlegający odliczeniu.
Można się zarejestrować
Podmioty zwolnione od podatku od towarów i usług nie mają obowiązku składania zgłoszenia rejestracyjnego dla potrzeb VAT, ale mogą złożyć takie zgłoszenie.
Podatnicy, którzy utracili prawo do zwolnienia od VAT lub nie mogą skorzystać ze zwolnienia od VAT, lub zrezygnowały z tego zwolnienia dokonują zgłoszenia rejestracyjnego w zakresie podatku od towarów i usług.
Potrzebne dokumenty
Zgłoszenia rejestracyjnego dla potrzeb podatku od towarów i usług dokonuje się na druku VAT-R. Do zgłoszenia trzeba będzie także dołączyć kserokopię (oryginał do wglądu) dowodu uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 152 zł od potwierdzenia zgłoszenia VAT- R.
Niezależnie od zgłoszenia rejestracyjnego, podatnicy podatku od towarów i usług zobowiązani są do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego NIP (w przypadku osób fizycznych mających nadany NIP będzie to zgłoszenie aktualizacyjne), do którego należy dołączyć urzędowo poświadczone kopie dokumentów potwierdzających informacje objęte zgło- szeniem, w szczególności: zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, odpis z Krajowego Rejestru Sądowego, umowy spółki, uwierzytelniony dokument potwierdzający uprawnienie do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w którym znajduje się siedziba, zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON, wydane przez właściwy urząd statystyczny, umowę o prowadzenie rachunku bankowego. Katalog informacji uwierzytelnionych lub urzędowo poświadczonych, które będą wymagane od przedsiębiorców, nie został zamknięty. Dlatego naczelnik urzędu skarbowego może żądać dodatkowych informacji od przedsiębiorców składających zgłoszenie identyfikacyjne, np. pełnomocnictwa (jeśli są ustanowione), umowy z biurem rachunkowym (jeśli prowadzi dokumentację). Upoważniony pracownik przyjmujący zgłoszenie poświadcza zgodność przedstawionych odpisów tych dokumentów lub w uzasadnionych przypadkach może sporządzić taki odpis, oryginały zaś zwraca zgłaszającemu za pokwitowaniem na odpisach. Pracownik porównuje także dane z dowodów osobistych przy rejestracji działalności przez osoby fizyczne i spółki osobowe.
Wszystkie druki niezbędne do rejestracji dla potrzeb VAT można pobrać w każdym urzędzie skarbowym lub ze stron internetowych Ministerstwa Finansów: www.mf.gov.pl.
Trzeba zachować terminy
Rejestracji VAT należy dokonać w odpowiednich terminach. W przypadku rejestracji podmiotu rozpoczynającego działalność – formularz VAT-R składa się przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu. Gdy podmiot dotychczas zwolniony od podatku utraci zwolnienie od podatku, rezygnuje z tego zwolnienia lub rozpoczyna dokonywanie również sprzedaży opodatkowanej – podatnik zobowiązany jest do złożenia / aktualizacji zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R:
• przed dniem dokonania pierwszej sprzedaży towaru lub usługi, innych niż zwolnione od podatku – w przypadku rozpoczęcia dokonywania sprzedaży opodatkowanej przez podatnika, który dotychczas dokonywał sprzedaży wyłącznie zwolnionej i z tego tytułu korzystał ze zwolnienia,
• przed dniem, w którym podatnik traci prawo do zwolnienia od podatku – w przypadku gdy podatnik osiągnął wartość sprzedaży (za cały poprzedni rok lub proporcjonalnie) przekraczającą 10 000 euro i z tego powodu nie może już korzystać ze zwolnienia z podatku,
• przed początkiem miesiąca, w którym podatnik rezygnuje ze zwolnienia – w przypadku gdy podatnik ma prawo korzystać ze zwolnienia od podatku z tytułu osiągania obrotów nieprzekraczających kwoty 10 000 euro, lecz rezygnuje z tego prawa. Wskazany termin dotyczy również rezygnacji ze zwolnienia przysługującego rolnikom ryczałtowym,
• przed dniem wykonania pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu – w przypadku gdy podatnik nowo rozpoczynający działalność w trakcie roku podatkowego rezygnuje z przysługującego mu zwolnienia przed rozpoczęciem działalności.
W przypadku aktualizacji danych zawartych w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R powinien tego dokonać w ciągu 7 dni, licząc od dnia, w którym nastąpiła zmiana. Natomiast w sytuacji gdy podatnik zarejestrowany zaprzestał wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu zobowiązany jest zgłosić ten fakt naczelnikowi urzędu skarbowego (składając druk VAT-Z), który wykreśla podatnika z rejestru jako podatnika VAT.
Dokumenty dotyczące rejestracji VAT można dostarczyć do urzędu skarbowego osobiście lub za pośrednictwem poczty. W tym drugim przypadku termin uważa się za zachowany, jeśli list nadany zostanie w ostatnim dniu wyznaczonego terminu.
Trzeba także pamiętać, że podatnicy wypełniający VAT-R są zobowiązani uiścić opłatę skarbową (za potwierdzenie zgłoszenia rejestracyjnego) w wysokości 152 zł na konto właściwego urzędu miasta i gminy.
Jeżeli zgłoszenie rejestracyjne zostało wypełnione prawidłowo, organ podatkowy rejestruje podatnika i potwierdza jego zarejestrowanie bez zbędnej zwłoki.
Na wniosek zainteresowanego (którym może być zarówno sam podatnik, jak i osoba trzecia mająca interes prawny w złożeniu wniosku) naczelnik urzędu skarbowego jest zobowiązany potwierdzić, czy podatnik jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony.
4 KROKI
Jak dokonać rejestracji VAT
1
Pobierz formularz rejestracyjny. Rejestracji dokonuje się na formularzu VAT-R (zgłoszenie rejestracyjne VAT) oraz VAT-R/UE (zgłoszenie w zakresie transakcji wewnątrzwspólnotowych). Formularze można pobrać w urzędzie skarbowym lub ze stron ministerstwa finansów: www.mf.gov.pl sekcja podatki podsekcja formularze.
Pobierz formularz rejestracyjny. Rejestracji dokonuje się na formularzu VAT-R (zgłoszenie rejestracyjne VAT) oraz VAT-R/UE (zgłoszenie w zakresie transakcji wewnątrzwspólnotowych). Formularze można pobrać w urzędzie skarbowym lub ze stron ministerstwa finansów: www.mf.gov.pl sekcja podatki podsekcja formularze.
2 Wypełnij formularz. Pamiętaj, że w poz. 4 należy podać powód rejestracji jako podatnika VAT-UE, a w poz. 5 przewidywaną datę rozpoczęcia dokonywania dostaw lub nabyć wewnątrzwspólnotowych.
3 Złóż formularz w urzędzie skarbowym. Adresatem zgłoszenia jest naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach VAT. Zgłoszenie rejestracyjne złóż przed dniem dokonania pierwszej dostawy lub nabycia wewnątrzwspólnotowego.
4 Pamiętaj o aktualizacji. W razie zmiany danych zawartych w zgłoszeniu konieczna jest ich aktualizacja. Należy jej dokonać w ciągu 7 dni od daty, w której nastąpiła zmiana.
Ewa Matyszewska