Pozorne oszczędzanie

Halina Füchsel
rozwiń więcej
inforCMS
Kryzys dopadł przedsiębiorstwa duże i małe. Obserwujemy nerwowe szukanie oszczędności we wszystkich firmach oraz kalkulację wydatków z ołówkiem w ręku w rodzinach.

Częstym miejscem oszczędzania jest biuro. Tutaj oszczędza się przede wszystkim na:

• Szkoleniach pracowników (w tym sekretarek i asystentek) w zakresie przedmiotów „miękkich”, ufając, że wiedza jaką uzyskały absolwentki uczelni takich kierunków jak zarządzanie, administracja, marketing, socjologia, psychologia, polonistyka, anglistyka, wystarczy, aby dobrze wykonywać powierzoną pracę. To zupełnie tak, jakby absolwent prawa od razu mógł został doświadczonym adwokatem czy notariuszem. W sekretariacie jest potrzebna interdyscyplinarna wiedza, a oprócz niej umiejętność prowadzenia rozmów i pisania listów, udzielanie feedbacku, odpowiednia postawa, zachowanie wobec interesanta i wiele innych czynników wpływających na efektywną pracę na tym stanowisku. Takie umiejętności można zdobywać tylko na szkoleniach, jeżeli dyrekcja nie ma węża w kieszeni. Oszczędności na szkoleniach są więc pozorne, bo zdobywanie doświadczenia drogą prób i błędów jest niezwykle kosztowne dla każdej firmy.

• Szkoleniach „twardych”, w zakresie znajomości procedur biurowych (przyjmowania i rejestracji dokumentów, załatwiania spraw, archiwizacji dokumentów). Nowy pracownik, nieznający „procesu pracy”, szczególnie w przypadku mało przejrzystych procedur, może opóźnić lub skomplikować załatwienie sprawy, więc znowu oszczędności są pozorne.

• Szkoleniach w zakresie bezwzrokowego pisania na komputerze, które poprawia szybkość pisania. Człowiek nie rodzi się z tą umiejętnością i nie wystarczy kilka godzin ćwiczeń, aby ją „ujawnić”. Obietnica nauczenia bezwzrokowego pisania po 6 godzinach zajęć to jak obietnica nauczenia jazdy samochodem w ciągu jednego dnia.

• Szkoleniach w zakresie komputerowego wspomagania prac biurowych. Podstawy informatyki poznają uczniowie szkół średnich, ale te osoby nie wykazują znajomości funkcji programów, które znacznie ułatwiają pracę w biurze (wysyłanie korespondencji seryjnej, opracowywanie rejestru pism i faktur). Tutaj więc brak szkoleń także wydłuża i opóźnia wykonywanie zadań.

• Profesjonalnej literaturze, którą niektórzy szefowie uważają za luksus. Tymczasem jest to jedyne źródło fachowej wiedzy na temat pracy w sekretariacie. Profesjonalna prasa, jak „Sekretariat”, ukazuje tę pracę w różnych aspektach, zarówno w odniesieniu do procedur biurowych, jak i postępowania z ludźmi (szefami, współpracownikami, klientami, interesantami). Są to więc obowiązujące standardy, o których część osób podejmujących pracę w biurze nawet nie słyszała. We wszystkich krajach europejskich pracodawcy bardzo sobie cenią taką literaturę, ponieważ pozwala nadążać za zmianami i być „trendy” w biurze.

Szanowni Szefowie! To naprawdę nie jest dobry kierunek robienia oszczędności w firmie. Podobnie zresztą jak oszczędzanie na zszywkach, spinaczach, pojemnikach z wodą w sekretariacie czy na drukowaniu po drugiej stronie już wykorzystanego papieru. To nie znaczy, że nigdy nie można tak robić, ale należy określić pewne granice, kiedy to może mieć miejsce. Zgadzam się z tym, że przy korekcie 200-stronicowego opracowania, oszczędnością będzie wydrukowanie go po drugiej stronie poprzedniego opracowania. Jeśli dotyczy to jednak pisma do klienta, który otrzymuje na odwrocie fragment innego pisma - mniemanie o firmie (nie tylko o pracowniku) będzie niskie. Jako osoba związana z pracą biura od wielu lat (zarówno teoretycznie, jak i praktycznie) apeluję więc do zwierzchników o odstąpienie od niektórych form oszczędzania, bo to po prostu utrudnia wykonywanie bieżących zadań.

Halina Füchsel

Infor.pl
[Sejm na żywo] Posiedzenie Sejmu 11 czerwca 2025 r.: wotum zaufania
11 cze 2025

11 czerwca o godz. 9:00 zostaną wznowione obrady Sejmu. Pierwszym punktem obrad będzie Rozpatrzenie wniosku Prezesa Rady Ministrów o wyrażenie przez Sejm Rzeczypospolitej Polskiej wotum zaufania Radzie Ministrów.

Za staż: dodatkowe 518 zł premii od 1 czerwca 2025 r., co miesiąc
11 cze 2025

W dniu 1 czerwca 2025 r. weszła w życia ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia. Ustawa reguluje szereg uprawnień dla osób bezrobotnych, pracodawców, urzędów pracy, osób z niepełnosprawnościami. W związku z wejściem przepisów w życie pojawiła się możliwość uzyskania aż 518 zł premii, od 1 czerwca 2025 r. co miesiąc za staż.

Nawet 1200 złotych dopłaty do prądu. Będzie bon energetyczny po nowemu. Kto dostanie pieniądze
11 cze 2025

Bon energetyczny po nowemu i to nawet 1200 złotych? Taki roczny zastrzyk gotówki mogą wkrótce otrzymać emeryci z najniższymi dochodami. Skąd te zmiany? Bo rząd pracuje nad rozwiązaniami, mającymi zrekompensować wzrost kosztów energii, po wejściu nowej opłaty od emisji dwutlenku węgla, którymi mają być obciążone także gospodarstwa domowe.

Świadczenie wspierające od 60 pkt w decyzji WZON? OzN mają sporo propozycji zmian
10 cze 2025

Osoby z niepełnosprawnościami proponują kilka ważnych nowości w zasadach przyznawania świadczenia wspierającego. Wśród postulatów znalazła się m.in. obniżka liczby punktów uprawniających do uzyskania pomocy.

Więcej inwestycji bez pozwolenia na budowę i inne zmiany w prawie budowlanym w 2025 r. [projekt deregulacyjny]
10 cze 2025

W dniu 10 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy - Prawo budowlane oraz niektórych innych ustaw (tzw. projekt deregulacyjny). Nowelizacja ma na celu dalsze uproszczenie i przyspieszenie procesu inwestycyjno-budowlanego i zmniejszenie obciążeń administracyjnych. Wydłuży się m.in. lista inwestycji budowlanych, na które nie trzeba będzie uzyskiwać pozwolenia na budowę.

Likwidacja godzin dostępności nauczyciela w szkole. Nowelizacja Karty Nauczyciela
10 cze 2025

W dniu 10 czerwca 2025 r. w Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów, opublikowano projekt ustawy o zmianie ustawy - Karta Nauczyciela (UDER54). Celem tej nowelizacji jest uchylenie przepisów dotyczących tzw. godzin dostępności nauczyciela w szkole. Rada Ministrów ma przyjąć ten projekt w lipcu 2025 r. Zmiany wejdą w życie najprawdopodobniej od nowego roku szkolnego 2025/2026.

W Sejmie: Wysokie opłaty za świadczenie wspierające. Płacą osoby niepełnosprawne. Co z tym zrobi rząd? {stopień znaczny}
10 cze 2025

24 804 zł to opłata zapłacona przez osobę niepełnosprawną kancelarii pośredniczącej w uzyskaniu świadczenia wspierającego. System przyznawania tego świadczenia jest w ocenie osób niepełnosprawnych (w mojej także) tak patologiczny, że w naturalny sposób pojawiły się firmy pomagające osobom niepełnosprawnym w uzyskaniu świadczenia wspierającego. Osoby niepełnosprawne nie radzą sobie same. Dodatkowo są krzywdzone na poziomie WZON. No bo jak inaczej ocenić sytuację, gdy osoba niewidoma otrzymuje w WZOB 61 punktów, osoba sparaliżowana od pasa w dół (20 lat na wózku) 43 punkty. To są jawne pokrzywdzenia tych osób niepełnosprawnych przez WZON. Więc pokrzywdzeni zwracają się o pomoc do prawników. A ci wystawiają wysokie rachunki.

Rodzice nie będą musieli przedstawiać zaświadczeń o niekaralności aby uczestniczyć w wycieczkach, czy innych zajęciach szkolnych. Zmiany w "ustawie Kamilka" w 2025 r.
10 cze 2025

W dniu 10 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła przygotowany przez Ministerstwo Sprawiedliwości projekt ustawy o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich, ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym oraz ustawy – Prawo oświatowe. Projekt nowelizuje m. in przepisy wprowadzone w lutym 2024 r. tzw. ustawą Kamilka.

Nowe ułatwienia dla przedsiębiorców: dane z wykazu VAT dostępne na biznes.gov.pl od 1 października 2025 r.
10 cze 2025

Jest projekt ustawy, który zakłada wprowadzenie nowych regulacji umożliwiających przedsiębiorcom łatwiejszy dostęp do wykazu podatników VAT za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl. Zmiany mają uprościć weryfikację kontrahentów, zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i ograniczyć formalności papierowe.

Co się stało w Austrii? Ogłoszono 3 dniową żałobę
10 cze 2025

Co się stało w Austrii? Ogłoszono 3 dniową żałobę. Doszło do tragicznego wydarzenia! Co gorsza takich zdarzeń jest coraz więcej w Europie, nie tylko w Stanach Zjednoczonych Ameryki.

pokaż więcej
Proszę czekać...