Informację na temat tego jak doręczać pisma można znaleźć w kodeksie postępowania karnego, w kodeksie postępowania administracyjnego oraz w kodeksie postępowania cywilnego. W zależności o jakim postępowaniu mówimy.
Zachować termin
Aby pismo było skutecznie wniesione należy zachować termin przewidziany na jego wniesienie. Mówiąc prościej sąd albo przepisy prawa określają termin na wniesienie pisma. Aby pismo wywołało skutki prawne musi być wniesione w tym terminie.
Dla przykładu apelację należy wnieść w ciągu 2 tygodni od dnia doręczenia wyroku sądu pierwszej instancji. Jeżeli pismo wniesie się po upływie terminu (np. 20 dnia) to wtedy sąd apelację odrzuci. Mówiąc prostszym językiem nie wywoła ona żadnych skutków.
Przesyłka polecona
Pisma w postępowaniu cywilnym można wnieść albo za pomocą poczty albo osobiście złożyć na biurze podawczym.
W wypadku wysłania pisma pocztą najlepiej dokonać tego przesyłką poleconą. Wtedy bowiem nadawca ma dowód na to, że wysłał danego dnia na wskazany adres list. Jako potwierdzenie nadania może służyć karteczka na której wypisujemy dane adresata i nadawcy albo (stosowana przy większej i częstszej korespondencji) pocztowa książka nadawcza.
Pismo można też przesłać przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. W takim wypadku na adres nadawcy powinno przyjść potwierdzenie odbioru przesyłki ze stemplem sądu.
Za datę doręczenia pisma uważa się wtedy dzień nadania przesyłki na poczcie.
Aby nadanie wywoływało skutki prawne należy nadać przesyłkę (list) przez polskiego operatora pocztowego czyli Pocztę Polską. Nadanie przesyłki kurierem wywołuje skutki prawne nie z momentem przekazania przesyłki kurierowi a z chwilą doręczenia przesyłki do sądu.
Na biurze podawczy
Każdy sąd ma swoje biuro podawcze. To tam petenci mogą składać pisma do sądu. Biuro podawcze zazwyczaj znajduje się w centralnym miejscu w budynku sądu.
Składając pismo na biurze podawczym warto mieć jedną dodatkową kopię pisma. Na tej dodatkowej kopi pracownica sądu przybija pieczęć sądu. Na pieczęci znajduje się data i godzina, o której zostało złożone pismo a także nazwa sądu ilość złożonych kopii, potwierdzenie wniesienia opłaty sądowej oraz ilość załączników. Pieczęć taka nazywana jest prezentatą.
Odpowiednia ilość kopii
Pismo należy złożyć w odpowiedniej ilości kopii. Do sądu doręcza się kopię dla sądu oraz po jednej kopii pisma dla każdego z podmiotów postępowania.
W sprawie pozwanymi jest Adam B. i Roman O. jako pozwani solidarni. Grzegorz A., który jest powodem musi doręczyć pismo dla sądu a także po jednym egzemplarzu dla Adama B. i Romana O.