Do stworzenia niniejszego tekstu skłoniła mnie jedna z niedawnych spraw, w której udzielałam wsparcia prawnego. Istotnym wątkiem okazał się w niej być problem z podpisaniem się na dokumencie przez osobę, która przeszła udar i w związku z tym utraciła zdolność pisania. W sprawie chodziło o podpisanie się pod oświadczeniem stanowiącym niezbędny załącznik do wniosku o przyznanie świadczenia z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Jak się podpisać, nie mogąc pisać
Co zatem zrobić, gdy przepis wymaga, aby złożyć podpis pod oświadczeniem/wnioskiem, ale podpisanie się okazuje się fizycznie niemożliwe…? Z definicji- do zachowania pisemnej formy wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Jeżeli jednak, tak jak we wspomnianej sytuacji, nie jest możliwe nawet samo złożenie podpisu pod dokumentem, to trzeba sięgnąć po inne sposoby. W sukurs przychodzą tutaj regulacje prawne, które wprowadzają tzw. zastępcze formy pisemne.
Te formy są równorzędne formie pisemnej
Zgodnie z art. 79 Kodeksu Cywilnego, mimo że dana osoba nie ma możliwości, aby pisać, to jednak może złożyć oświadczenie woli w formie pisemnej, korzystając z poniższych sposobów, a mianowicie:
- może uczynić na dokumencie tuszowy odcisk palca, a obok tego odcisku osoba przez nią upoważniona wypisze jej imię i nazwisko oraz złoży swój podpis, albo w ten sposób, że
- zamiast składającego oświadczenie, podpisze się osoba przez niego upoważniona, a jej podpis będzie poświadczony przez notariusza, wójta (burmistrza, prezydenta miasta), starostę lub marszałka województwa z zaznaczeniem, że został złożony na życzenie osoby niemogącej pisać.
Aby skorzystać z opisanych zastępczych metod „podpisywania się”- jako że mamy do czynienia z wyjątkiem od zasady - wymogi określone w przywołanym przepisie należy wypełnić ściśle i interpretować nierozszerzająco. To bardzo ważne - żeby później nikt nie mógł kwestionować ważności danej czynności (oświadczenia, wniosku, etc.).
Najprostszym i najszybszym sposobem jest oczywiście ten pierwszy (1), gdyż nie potrzebujemy angażować tutaj żadnych organów, urzędników, itp., ale po prostu korzystamy z pomocy np. osoby bliskiej, której ufamy.
Zatem, jeżeli dana osoba znajdzie się w takiej sytuacji, że nie ma możliwości pisania (bez względu na przyczynę tego stanu rzeczy i jej ewentualną przemijalność/tymczasowość), to:
- po pierwsze - musi pamiętać, aby odcisk palca był „tuszowy”- co wyklucza inny rodzaj stosowanego „materiału” czy też zastosowanie np. urządzeń elektronicznych;
- po drugie- obok tuszowego odcisku palca inna osoba (upoważniona) powinna wpisać jej imię i nazwisko;
- po trzecie- ta upoważniona osoba musi się własnoręcznie podpisać.
Osoba, która się podpisuje zawsze czyni to własnym imieniem i nazwiskiem.
Podpisywanie się cudzym nazwiskiem
Mocno to podkreślam, gdyż często zdarza mi się widzieć/słyszeć o tym, że w różnych sytuacjach życiowych ktoś (z reguły- kierowany niewiedzą) podpisuje się nie swoim nazwiskiem - np. na poczcie, odbierając list w imieniu męża, córki, brata czy innego domownika. To błąd, który w niektórych sytuacjach może nawet skutkować odpowiedzialnością karną.
Co warte zauważenia - przepis nie przesądza, którym palcem mamy wykonać wspomniany „tuszowy odcisk palca” - w szczególności nie ma wymogu, aby była to ta ręka, którą zwykle pisaliśmy (nim utraciliśmy zdolność pisania), nie przesądza też, że ma to być konkretny palec (na przykład kciuk). Mamy zatem dowolność w tym obszarze.
Jeżeli z kolei będziemy chcieli skorzystać z drugiej możliwości, o której pisałam wyżej (2), to tutaj notariusz, wójt (ewentualnie - burmistrz, prezydent miasta), starosta bądź marszałek województwa powinni dopilnować, aby wszelkim wymogom formalnym stało się zadość.
Inne sposoby podpisywania się
Nadmienię jeszcze, że są też inne sposoby, dzięki zastosowaniu których możemy zadośćuczynić wymogowi zachowania formy pisemnej. Możemy skorzystać z formy aktu notarialnego (w ustawie Prawo o notariacie również znajdują się rozwiązania dotyczące osób, które nie umieją lub nie mogą się pisać) bądź złożyć podpis w postaci elektronicznej, opatrując go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Podsumowując, mogą wystąpić sytuacje, kiedy - z różnych przyczyn, na stałe bądź przemijająco - utracimy zdolność pisania i tym samym złożenia własnoręcznego podpisu tam, gdzie jest on wymagany. Na szczęście jednak przepisy przewidziały rozwiązania, dzięki którym nawet w takich okolicznościach możemy spełnić wymóg dotyczący formy pisemnej.
Decydując się na złożenie tuszowego odcisku palca i upoważnienie innej osoby, żeby nam pomogła w wypełnieniu wymogów dotyczących zastępczej formy pisemnej należy pamiętać, by zrobić to prawidłowo. W przeciwnym razie forma pisemna nie zostanie dochowana - ze wszystkimi tego konsekwencjami.
Polecamy: Pracownik i pracodawca w sądzie
Adwokat Agnieszka Kapała-Sokalska