Jak rozliczać wydatki na kształcenie

W dobie rosnącej konkurencji posiadanie jak najlepszych kwalifikacji jest na wagę złota. Jest to element ważny zarówno dla pracodawców, pracowników, jak i podatników prowadzących własne firmy. Dlatego też coraz więcej osób uczestniczy w kursach doszkalających, specjalistycznych, językowych, a także kończy studia podyplomowe.

Każdy, kto ponosi wydatki na kształcenie, powinien wiedzieć, że należy je rozliczać pod względem podatkowym.

Na zlecenie szefa

Pracodawcy, zdając sobie sprawę z potrzeby podnoszenia kwalifikacji swoich pracowników, coraz chętniej oddelegowują ich na szkolenia lub dodatkowe studia. W takich przypadkach ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych przewiduje zwolnienie podatkowe.

Zgodnie bowiem z art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT, wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę w szkołach lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych.

PRZYKŁAD:

JAK ROZLICZYĆ WYDATKI NA STUDIA

Spółka kieruje swoich pracowników na zaoczne studia podyplomowe oraz na kursy językowe w celu podwyższenia kwalifikacji zawodowych. Kierunek studiów oraz kurs językowy jest związany z wykonywaną przez pracownika pracą. Spółka płaci czesne za zaoczne studia lub kwoty należne za kursy językowe. Wysokość udziału spółki w kosztach związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracowników jest określana każdorazowo w umowie z pracownikiem. Zdaniem spółki opłacanie czesnego za studia podyplomowe oraz kwot za kursy językowe skierowanych na nie pracowników jest zwolnione z PIT.

Spółka ma rację. Dofinansowanie czesnego oraz kursów przyznawane przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji pracownikowi, który podejmuje naukę w szkole lub w formach pozaszkolnych na podstawie skierowania zakładu pracy, na mocy art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT zwolnione jest od opodatkowania tym podatkiem.

Odrębne przepisy, o których mowa w cytowanym przepisie, to m.in. rozporządzenie ministra edukacji narodowej oraz ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie zasady i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych oraz w sprawie uzyskiwania i uzupełnienia przez osoby dorosłe wiedzy ogólnej, umiejętności i kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych. Z rozporządzeń tych wynika, że studia podyplomowe oraz kursy są kwalifikowane jako kształcenie w formach pozaszkolnych.

W konsekwencji, ponoszone opłaty czesnego za studia podyplomowe, opłaty za kursy językowe finansowane przez pracodawcę oraz zwrot pracownikom zapłaconych przez nich kwot na dokształcanie są zwolnione od podatku dochodowego od osób fizycznych.

Oczekiwania pracownika

Jeśli pracodawca kieruje swojego pracownika na kurs lub studia, warto wiedzieć, że pracownikowi, który podejmuje naukę w szkole na podstawie skierowania zakładu pracy, przysługują urlop szkoleniowy i zwolnienia z części dnia pracy, płatne według zasad obowiązujących przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy.

Zakład pracy może przyznać pracownikowi doszkalającemu się dodatkowe świadczenia, a w szczególności:

l zwrócić koszty przejazdu, zakwaterowania i wyżywienia na zasadach obowiązujących przy podróżach służbowych na obszarze kraju, o ile nauka odbywa się w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania i miejsce pracy pracownika,

l pokryć koszty podręczników i innych materiałów szkoleniowych,

l pokryć opłaty za naukę, pobierane przez szkołę,

l udzielić dodatkowego urlopu szkoleniowego.

Trzeba jednak podkreślić, że w przypadku powtarzania semestru (roku) nauki z powodu niezadowalających wyników w nauce zakład pracy może odmówić udzielania wymienionych świadczeń przez okres powtarzania semestru (roku) nauki.

Przychody ze stosunku pracy

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o PIT oraz dochodów, od których na podstawie Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Przychodem są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat lub świadczeń, a w szczególności wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

PRZYKŁAD:

CZY SPÓŁKA BĘDZIE POBIERAĆ ZALICZKI NA PIT

Spółka kieruje pracowników na kursy specjalistyczne podnoszące kwalifikacje zawodowe. Koszty tych kursów pokrywane są ze środków unijnych. Jednocześnie spółka nie jest stroną umowy z dysponentem środków pomocowych ani też bezpośrednim beneficjentem pomocy - programu PHARE 2003. Kursy specjalistyczne dla pracowników spółki nie są organizowane przez spółkę, lecz podmiot zawodowo zajmujący się organizowaniem szkoleń, który otrzymuje wynagrodzenie za prowadzenie szkolenia od dysponenta środkami Funduszu Unijnego. Pojawia się więc pytanie, czy spółka będzie zobligowana do pobierania od wartości tych świadczeń zaliczek na PIT jako od przychodów ze stosunku pracy.

Nie będzie musiała. Wartość szkolenia, na które spółka kieruje pracowników, stwarzając im możliwości uczestnictwa w nieodpłatnym szkoleniu, a którego koszty pokrywane są ze środków unijnych - nie stanowi bezpośredniego przychodu pracowników ze środków pomocowych.

W myśl art. 21 ust.1 pkt 114 ustawy o PIT zwolniona od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych oraz wartość świadczeń rzeczowych (w naturze) finansowanych lub współfinansowanych ze środków budżetu państwa, jednostek samorządu terytorialnego, ze środków agencji rządowych lub ze środków pochodzących od rządów państw obcych, organizacji międzynarodowych lub międzynarodowych instytucji finansowych, w ramach rządowych programów.

W konsekwencji, w sytuacji pokrywania ze środków unijnych - program PHARE 2003 - kosztów kursów specjalistycznych dla pracowników spółka nie będzie zobligowana do pobierania od wartości tych świadczeń zaliczek na PIT.

Ze wskazanych regulacji wynika więc, że przychodem pracownika są wszelkie otrzymane prze niego świadczenia, do których zalicza się nie tylko wynagrodzenia wynikające z zawartych umów o pracę lub umów o podobnym charakterze, ale również wszystkie inne przychody, niezależnie od podstawy, na jakiej zostały wypłacone.

Zatem należy uznać, że kwoty zapłacone przez pracodawcę za udział pracowników w kursie stanowią dla tych pracowników przychód ze stosunku pracy, który na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT został przez ustawodawcę zwolniony od podatku.

Uprawnienia i zakres świadczeń przysługujących pracownikowi od pracodawcy zależą od formy kształcenia oraz od tego, czy odbywają się na podstawie skierowania zakładu pracy, czy też bez takiego skierowania. Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych, na podstawie skierowania zakładu pracy przysługuje, o ile umowa zawarta między nim i zakładem pracy nie stanowi inaczej, zwrot kosztów uczestnictwa, w tym zakwaterowania, wyżywienia, przejazdu.

W związku z tym należy uznać, że wartość świadczeń przyznanych przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego, jeżeli świadczenia te przyznano na zlecenie pracodawcy. Warto dodać, że formy kształcenia, takie jak kurs, seminarium, praktyka zawodowa kwalifikowane są jako kształcenie w formach pozaszkolnych.

Odnosząc te zasady do konkretnego przykładu, warto podkreślić, że jeśli firma kieruje swoich pracowników na kurs w celu uzyskania przez nich dodatkowej wiedzy zawodowej, uznać należy, że finansowane przez nią koszty udziału w kursie oraz koszty egzaminu końcowego korzystają ze zwolnienia od PIT. Takie wnioski przedstawił m.in. naczelnik Łódzkiego Urzędu Skarbowego w interpretacji z 19 marca 2007 r. (nr ŁUS-II-2-415/2/07/AG).

Koszty podatkowe

Omawiając zasady rozliczania wydatków na kształcenie, trzeba wyjaśnić, że nie tylko pracodawcy delegują swoich pracowników na dodatkowe kursy lub szkolenia. Z takich form nauki korzystają też przedsiębiorcy, którzy prowadzą własne firmy. W takiej sytuacji można zastanowić się, czy tego typu wydatki będą mogły być uznane za koszty uzyskania przychodów danego przedsiębiorcy.

PRZYKŁAD:

CZY KOSZTEM BĘDĄ WYDATKI NA SZKOLENIE

Podatnik prowadzi działalność polegającą na świadczeniu usług w zakresie inżynierii budowlanej. Obecnie prowadzi budowę w Warszawie dla firmy, która zobligowała go do uzyskania uprawnień budowlanych, zastrzegając jednocześnie, że w przypadku niewywiązania się z postawionych warunków zerwie współpracę z jego firmą. Zdaniem podatnika wydatki na kurs będą stanowić jego koszty uzyskania przychodu.

Kosztami są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów. Przesłanką zaliczenia wydatku do kosztów jest warunek, aby wydatek nie został ujęty w katalogu wydatków nieuznawanych za tego rodzaju koszt.

Wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, do których niewątpliwie należy zaliczyć uzyskanie uprawnień budowlanych, nie są ujęte w katalogu zawartym w art. 23 ustawy o PIT. Za wydatki uzasadnione racjonalnie i gospodarczo, których poniesienie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów ze źródła, jakim jest działalność gospodarcza, należy uznać wyłącznie wydatki na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, które pozwolą podatnikowi nabyć umiejętności i wiedzę niezbędną w prowadzeniu działalności. W omawianym przypadku zarówno wydatek poniesiony na uczestnictwo w szkoleniu, jak również opłata za egzamin niewątpliwie wpłynie na wysokość przychodów osiąganych przez podatnika z tytułu prowadzenia działalności.

Zgodnie z ogólną definicją zawartą w ustawie o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT. Nie ulega wątpliwości, że ponoszenie wydatków na dokształcanie jest związane zarówno z osiąganiem przychodów, jak i z ich zabezpieczeniem. Zatem podatnik wydatki takie będzie mógł traktować jako koszty podatkowe. Potwierdził to m.in. naczelnik Urzędu Skarbowego w Kępnie w interpretacji z 4 listopada 2005 r. (nr ZPD-406/26/8231/2005).

W piśmie tym urząd zajmował się sytuacją, gdy podatnik w związku z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą ponosi wydatki związane z doskonaleniem zawodowym. Uzyskanie wyższych kwalifikacji jest niezbędne dla dalszego prowadzenia działalności przez podatnika. W związku z tym zarówno przedsiębiorca, jak i organ podatkowy uznali, że wydatki związane z doskonaleniem zawodowym są nierozerwalnie związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i nie ma żadnych przeszkód, by nie móc ich zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.

Ważne!

Pracownik ma obowiązek zwrócić koszty szkolenia, gdy wynika to z uzgodnienia stron stosunku pracy

UZUPEŁNIENIE I DOSKONALENIE WIEDZY PRZEZ DOROSŁYCH

Kształcenie ustawiczne - realizowane jest m.in. w szkołach dla dorosłych. Do tej formy kształcenia zalicza się również uczestnictwo w zaocznych studiach podyplomowych.

Kształcenie pozaszkolne - polega na uzyskiwaniu i uzupełnianiu przez osoby dorosłe wiedzy ogólnej, umiejętności i kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych. Obejmuje m.in. udział w kursach.

EWA MATYSZEWSKA

ewa.matyszewska@infor.pl

Podstawa prawna

l Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

l Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz.U. z 2004 r. nr 256, poz. 2572 z późn. zm.).