• być zatrudniony stale poza firmą (nie chodzi tu wyłącznie o jej siedzibę, ale także wszelkie oddziały i filie),
• pracować przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, np. internetu,
• przekazywać pracodawcy wyniki swojej pracy np. za pośrednictwem tych samych środków komunikacji, które służą mu do pracy.
Kto może być inicjatorem wprowadzenia telepracy
Nie tylko pracodawca, np. ze względu na redukcję kosztów lub chęć pozyskania pracowników zamieszkałych w innych częściach kraju, może chcieć wprowadzić system telepracy. Może na tym zależeć także pracownikom, którzy np. ze względu na konieczność zapewnienia opieki dzieciom lub starszym członkom rodziny woleliby pracować w domu.
Wniosek o świadczenie pracy w formie telepracy może złożyć zarówno pracodawca, jak i pracownik. Pracodawca w miarę możliwości powinien uwzględnić wniosek pracownika.
Jeżeli pracodawca wyrazi zgodę na prośbę pracownika, a osoba ta będzie pierwszą osobą zatrudnioną w zakładzie na warunkach telepracy, powinien niezwłocznie zawrzeć porozumienie lub wydać regulamin określający warunki stosowania telepracy w jego firmie.
Obowiązek wydania regulaminu nie zależy od liczby zatrudnionych w systemie telepracy. Należy go wydać nawet dla jednego telepracownika.
Warunki wykonywania telepracy może skutecznie wprowadzić z własnej inicjatywy jedynie pracodawca. Wprawdzie do ustalenia warunków stosowania telepracy ustawodawca przewidział konieczność zawarcia w tej sprawie porozumienia ze związkami zawodowymi (jeżeli pracodawca nie może zawrzeć porozumienia ze wszystkimi organizacjami związkowymi działającymi na terenie zakładu, zawiera je tylko z tymi reprezentatywnymi), ale już 30 dni po przedstawieniu związkowcom projektu porozumienia (którego autorem jest pracodawca) i jego niezawarciu pracodawca sam ustala w formie regulaminu warunki stosowania telepracy. Ustalając je musi wziąć pod uwagę postulaty związkowców, na które w trakcie negocjacji się zgodził.
Jeszcze większą swobodę w tym zakresie przepisy przewidują dla pracodawców, u których nie działają związki. Wtedy pracodawca konsultuje warunki stosowania telepracy tylko z przedstawicielami załogi i następnie sam tworzy regulamin.
Kiedy warunki stosowania telepracy określa się w porozumieniu, a kiedy w regulaminie
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Umowa o pracę czy umowa o telepracę
Telepracownik jest pracownikiem, chociaż zatrudnionym w specyficznych warunkach pracy. Pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Do tego katalogu nie wprowadzono jako nowej kategorii umowy o telepracę. Oznacza to, że zatrudniając telepracownika nie ma potrzeby tytułowania jego umowy jako umowy o telepracę, gdyż de facto osoba ta będzie pracownikiem zatrudnionym na podstawie zwykłej umowy o pracę, pracującym jedynie w warunkach telepracy.
Pracodawca i pracownik umawiają się na wykonywanie pracy w warunkach telepracy przy zawarciu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia.
Umowa o pracę pracownika, który zawierając ją uzgodnił z pracodawcą, że będzie telepracownikiem, oprócz elementów obowiązkowych dla każdej umowy o pracę musi dodatkowo określać warunki wykonywania pracy poza zakładem oraz środki komunikacji elektronicznej, za pomocą których będzie świadczona. W przypadku już trwających umów należy wprowadzić do nich zmiany za porozumieniem stron.
Informacja o warunkach zatrudnienia wręczana przyjmowanemu do pracy telepracownikowi w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę musi obowiązkowo zawierać 3 informacje, których nie ma obowiązku przekazywania innym pracownikom. Są to:
• określenie jednostki organizacyjnej firmy, w której strukturze znajduje się stanowisko telepracownika,
• wskazanie osoby lub organu upoważnionego przez pracodawcę do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy w jego imieniu, który będzie odpowiedzialny za współpracę z telepracownikiem,
• wskazanie osób upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu świadczenia telepracy.
Takie same dodatkowe informacje pracodawca przekazuje już wcześniej zatrudnionemu pracownikowi, który staje się telepracownikiem np. na swój wniosek. W takim przypadku musi je jednak przekazać najpóźniej w dniu rozpoczęcia telepracy (a nie w ciągu 7 dni od jej rozpoczęcia).
Pracownik zostaje telepracownikiem
Na mocy porozumienia stron, z inicjatywy pracownika lub pracodawcy, możliwe jest zaprzestanie przez pracownika pracy w zakładzie i rozpoczęcie świadczenia pracy na odległość. Oznacza to, że w razie braku zgody drugiej strony stosunku pracy nie ma możliwości zmiany warunków świadczenia pracy.
WAŻNE!
Brak zgody pracownika na wykonywanie pracy w warunkach telepracy nie uzasadnia wypowiedzenia mu umowy o pracę.
Pracownikowi pracującemu na terenie firmy nie można wypowiedzieć warunków pracy w zakresie dotychczasowego miejsca pracy z propozycją dalszego jej świadczenia w warunkach telepracy. Zakazane jest także jednostronne powierzanie pracownikom, bez zmian w umowie, świadczenia pracy w warunkach telepracy na okres do 3 miesięcy w roku kalendarzowym.
Przykładowy wzór informacji o warunkach zatrudnienia dla telepracownika*
(u pracodawcy, u którego obowiązuje regulamin pracy):
* Warunki zatrudnienia obowiązkowo zawierane w informacji wyłącznie dla telepracowników oznaczono wytłuszczonym drukiem
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Telepracownik ponownie „zwykłym” pracownikiem
Ustawodawca przewidział sytuację, w której pracownik lub pracodawca pomylili się co do wyboru telepracy jako odpowiedniej dla siebie formy. W terminie 3 miesięcy od dnia podjęcia telepracy zarówno zatrudniony, jak i zatrudniający mogą wystąpić z wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy.
Taki wniosek jest wiążący dla drugiej strony stosunku pracy. Za porozumieniem stron ustala się termin, od którego nastąpi powrót do poprzednich warunków wykonywania pracy. Maksymalnie może to być termin 30-dniowy.
WAŻNE!
Wniosek o zmianę warunków z telepracy na pracę świadczoną w zakładzie ma dla pracodawcy charakter wiążący jedynie wtedy, gdy składa go pracownik, który bezpośrednio przed podjęciem telepracy wykonywał pracę w zakładzie jako zwykły pracownik.
Nie będzie więc dla pracodawcy wiążący wniosek telepracownika, z którym pracodawca, zatrudniając go od razu, umówił się na telepracę i odwrotnie, pracodawca nie może złożyć takiego wniosku temu pracownikowi.
PRZYKŁAD
Firma „Java” od 1 listopada 2007 r. postanowiła część pracowników zatrudniać w systemie telepracy. Od tego dnia pracę dla firmy w domu zaczęli świadczyć Roman N. i Elżbieta P., z tym że Roman N. był już wcześniej pracownikiem firmy i do 31 października 2007 r. pracował w siedzibie firmy, a Elżbieta P. została zatrudniona od 1 listopada 2007 r.
Zarząd firmy podjął 5 grudnia br. decyzję o zaprzestaniu zatrudniania osób w systemie telepracy (ten rodzaj świadczenia pracy nie sprawdził się). W związku z tym 7 grudnia br. zarząd firmy złożył Romanowi N. wiążący wniosek o zaprzestanie pracy w formie telepracy i przywrócenie poprzednich warunków zatrudnienia. Zarząd zaproponował, aby „stare” warunki umowy zaczęły obowiązywać ponownie od 1 stycznia 2008 r.
W stosunku do pracownicy złożenie wiążącego wniosku o wykonywanie pracy w siedzibie firmy było niemożliwe, gdyż pracownica podejmując pracę umówiła się z firmą na pracę w domu (było to dla niej wygodne ze względu na konieczność sprawowania opieki nad niepełnosprawną siostrą). Zarząd firmy zaproponował jej 7 grudnia 2007 r. zmianę systemu pracy określonego w umowie na mocy porozumienia stron. Wobec sprzeciwu pracownicy, 10 grudnia br. pracodawca złożył jej wypowiedzenie zmieniające (należy uznać, że pracodawca ma w takim przypadku prawo dokonać wypowiedzenia zmieniającego). Dwutygodniowy okres wypowiedzenia upływa 29 grudnia 2007 r. Jeżeli pracownica do połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków (do końca okresu wypowiedzenia, jeśli jej o tym nie pouczono), to po tej dacie będzie musiała świadczyć pracę w siedzibie firmy. Jeśli pracownica złoży ww. oświadczenie, umowa o pracę rozwiąże się 29 grudnia br.
Wzór wniosku pracodawcy składanego pracownikowi o przywrócenie poprzednich warunków pracy
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Jeżeli upłynął już 3-miesięczny okres od dnia podjęcia telepracy, pracodawca, chcąc się wycofać z zatrudniania pracownika w tych warunkach i przy braku na to zgody pracownika, musi zastosować wypowiedzenie zmieniające. Pracownik, który, co do zasady, nie ma uprawnienia do składania wypowiedzeń zmieniających, po upływie ww. okresu, chcąc wrócić do wykonywania pracy na poprzednich warunkach, ma prawo do złożenia pracodawcy stosownego wniosku. Wniosek ten nie ma już jednak charakteru wiążącego. Pracodawca uwzględnia go w miarę możliwości.
Kontrola telepracownika w jego domu
Strony stosunku pracy uzgadniają miejsce jej wykonywania. Miejscem wykonywania telepracy będą najczęściej prywatne mieszkania telepracowników lub wynajmowane przez nich pomieszczenia. Ma to duże znaczenie, gdyż pracodawcy przysługuje prawo do skontrolowania telepracownika w miejscu wykonywania przez niego pracy. W praktyce oznacza to, że upoważniona przez pracodawcę osoba może przeprowadzać kontrolę w domu pracownika. Kontroluje się wykonywanie pracy oraz bezpieczeństwo i higienę warunków jej wykonywania. Dodatkowo upoważniona osoba może przeprowadzić w domu telepracownika inwentaryzację, konserwację, serwis, instalację lub naprawę powierzonego sprzętu.
WAŻNE!
Na przeprowadzenie kontroli w domu telepracownika niezbędne jest uzyskanie jego uprzedniej, choćby telefonicznej zgody.
Kontrola nie może naruszać prywatności zatrudnionego i jego rodziny, ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych zgodnie z ich przeznaczeniem. Pierwszą kontrolę w zakresie bhp przeprowadza się na wniosek pracownika jeszcze przed podjęciem przez niego wykonywania telepracy.
Sprzęt
Zasadą jest, że sprzęt, na którym będzie świadczona telepraca, dostarcza pracodawca. On też go ubezpiecza, pokrywa koszty instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji, a także zapewnia pracownikowi niezbędne szkolenia i pomoc techniczną. Pracodawca i pracownik mają jednak prawo w odrębnej umowie dotyczącej wykonywania telepracy odmiennie uregulować tę kwestię. Dopuszczalne jest wykorzystywanie przez telepracownika w pracy jego własnego sprzętu (jeżeli spełnia on niezbędne wymagania). W takim przypadku pracodawca partycypuje w kosztach jego ubezpieczenia, a pracownikowi wypłaca ekwiwalent pieniężny. Wysokość ekwiwalentu ustala się w umowie, chyba że wcześniej zostało to uregulowane w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub regulaminie wydanym przez pracodawcę.
Ewidencja czasu pracy
Wspomniana dodatkowa umowa może regulować także inne kwestie, np.:
• sposób (i system) porozumiewania się pracodawcy z pracownikiem,
• sposób i formę kontroli wykonywania pracy przez telepracownika,
• sposób potwierdzania obecności telepracownika na stanowisku pracy.
Zagrożenie
Świadczenie przez pracownika pracy w warunkach telepracy nie zwalnia pracodawcy z obowiązku ewidencjonowania jego czasu pracy.
Oznacza to, że pracodawca musi posiadać system rejestrujący codzienne rozpoczęcie i zakończenie pracy. Szczegóły dotyczące potwierdzania przez zatrudnionych rozpoczęcia i zakończenia pracy i środki komunikacyjne, za pomocą których będzie to dokonywane, mogą być zarówno przedmiotem indywidualnych uzgodnień między pracownikiem a pracodawcą (dodatkowa umowa), jak i rozwiązane systemowo w porozumieniu zawartym ze związkami lub regulaminie wykonywania telepracy.
Wzór umowy dotyczącej szczegółowych warunków wykonywania telepracy znajdą Państwo na stronie www.mp.infor.pl w zakładce dokumenty, wzory, formularze.
Ochrona danych
Telepraca powoduje większe zagrożenie „wycieku” z firmy tajnych danych. Dlatego ustawodawca przewidział możliwość określenia przez pracodawcę zasad ochrony danych przekazywanych pracownikowi. W miarę potrzeb pracownik może zostać przeszkolony w tym zakresie. Telepracownik potwierdza na piśmie zapoznanie się z zasadami ochrony danych i jest zobowiązany do ich przestrzegania. Potwierdzenie zapoznania się z zasadami ochrony danych umieszcza się w części B akt osobowych.
Pytania i odpowiedzi
(?) Czy zatrudniając telepracowników powinnam wyrobić dla nich wejściówki do siedziby firmy? Zaznaczam, że ich obecność w siedzibie firmy będzie okazjonalna.
Powinna Pani wydać wejściówki także telepracownikom. Telepracownik powinien mieć możliwość przebywania na terenie zakładu pracy w dniach i godzinach, kiedy na tym terenie mogą przebywać także inni pracownicy. Niewydanie mu wejściówki na teren firmy może mu to skutecznie utrudnić.
Telepracownik ma prawo kontaktować się z innymi pracownikami, rozmawiać z przedstawicielami załogi, związkowcami czy członkami rady pracowników. Musi mieć także możliwość załatwienia spraw socjalnych lub np. pobrania wynagrodzenia w kasie firmy.
(?) Zatrudniam na podstawie umów o pracę nakładczą osoby, które wpisują do umów przesyłane przeze mnie dane, a następnie przesyłają mi gotowe umowy. Czy po wejściu w życie przepisów o telepracy muszę te osoby zatrudnić jako telepracowników?
Nie ma Pan takiego obowiązku. Praca chałupnicza także może być świadczona przy użyciu nowoczesnych technik telekomunikacyjnych szczególnie wtedy, gdy miernikiem jej wykonania jest kryterium ilościowe (liczba sporządzonych umów). Zatrudniając chałupników nie ma Pan prawa kontrolować ich czasu pracy. Nie mamy też w tym przypadku do czynienia ze stosunkiem pracy, gdyż nie wyznacza Pan czasu świadczenia pracy, a praca nie jest świadczona pod kierownictwem. W przypadku telepracy, mimo że praca jest wykonywana na odległość, warunki te zostały zachowane, a pracodawca za pomocą środków łączności ma prawo do wydawania wiążących poleceń.
Jeśli nie zależy Panu na czasie świadczenia pracy, a tylko na jej wykonaniu, zatrudnianie na podstawie umowy o pracę nakładczą jest dla Pana bardziej opłacalne. Nie musi Pan w takim przypadku ponosić kosztów związanych ze składkami na ubezpieczenie wypadkowe czy kosztów odpraw emerytalno-rentowych. Dodatkowo wynagrodzenie dla chałupnika nie musi być równe minimalnemu wynagrodzeniu za pracę.
Podstawa prawna:
• art. 1 ustawy z 24 sierpnia 2007 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych ustaw (Dz.U. Nr 181, poz. 1288).
Arkadiusz Mika
specjalista w zakresie prawa pracy