Nad tym, czy pracodawca prowadzi w swojej firmie legalną politykę zatrudnienia, czuwają kontrolerzy z urzędów wojewódzkich. W odniesieniu do cudzoziemców pomagają im pracownicy służb celnych. Pracownicy urzędów wojewódzkich zatrudnieni w oddziałach kontroli legalności zatrudnienia wydziałów polityki społecznej kontrole przeprowadzają z upoważnienia wojewody na zasadach określonych w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Organy celne działają w tym zakresie na podstawie ustawy o Służbie Celnej. Jednostki te współpracują ze sobą i mogą organizować wspólne kontrole. Korzystają też z pomocy związków zawodowych, organizacji pracodawców, Państwowej Inspekcji Pracy, Policji, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Straży Granicznej i urzędów kontroli skarbowej.
Co może zainteresować kontrolerów
Na pracodawcach ciążą liczne obowiązki związane z zatrudnianiem pracowników. Określa je m.in. ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Jak są one realizowane, sprawdzają kontrolerzy z urzędów wojewódzkich, potocznie zwani policją pracy.
Pracodawca ma m.in. obowiązek informowania powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu bezrobotnego lub powierzeniu mu wykonywania innej pracy zarobkowej (dotyczy to również bezrobotnego, który podejmuje pracę lub inną działalność zarobkową). Przepisy wymagają również, aby pracodawca opłacał składki na Fundusz Pracy. Ci, którzy prowadzą agencje zatrudnienia, muszą uzyskać wpis do rejestru takich agencji (zgodnie z przepisami rozporządzenia ministra gospodarki i pracy w sprawie rejestru agencji zatrudnienia) i prowadzić ją zgodnie z zasadami określonymi w ustawie. Potwierdzenie wpisu stanowi certyfikat wydawany przez ministra gospodarki i pracy.
Pracodawca chcący zatrudnić pracownika ma obowiązek uzyskać od niego pisemne oświadczenie, czy jest on zarejestrowany w powiatowym urzędzie pracy jako bezrobotny lub poszukujący pracy (art. 36 ust. 6 ustawy o promocji zatrudnienia). Jeśli zatrudnia osobę bezrobotną, musi powiadomić o tym powiatowy urząd pracy, w którym dana osoba jest zarejestrowana. Ma na to pięć dni.
Zatrudnianie bezrobotnych i cudzoziemców
Pracodawca, który chce przyjąć do pracy cudzoziemca, ma obowiązek uzyskania zezwolenia na pracę dla tej osoby. Nie dotyczy to cudzoziemców, w stosunku do których obowiązuje zasada swobodnego przepływu osób na terytorium Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Zezwolenie wydaje wojewoda właściwy ze względu na miejsce wykonywania ewentualnej pracy. Dotyczy ono konkretnej osoby, zawiera też wskazanie stanowiska jakie ma zajmować i pracodawcy, który chce go zatrudnić. Wydawane jest na czas określony.
Pracodawca zobowiązany jest także do opłacania składek na Fundusz Pracy. Wysokość składki określa ustawa budżetowa. W tym roku jest to 2,45 proc. podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne. Zgodnie z art. 104 ustawy o promocji zatrudnienia składki ustala się od kwot stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wynoszących, w przeliczeniu na okres pełnego miesiąca, kwotę co najmniej minimalnego wynagrodzenia (lub nie mniej niż 80 proc. lub 90 proc. tego wynagrodzenia w przypadku osób, które po raz pierwszy podjęły pracę: w pierwszym i drugim roku jej trwania).
WARTO WIEDZIEĆ
W postępowaniu kontrolnym stosuje się przepisy kodeksu postępowania administracyjnego, z wyłączeniem przepisów dotyczących decyzji i postanowień.
Kiedy i gdzie można kontrolować
Kontrola może być przeprowadzana w zasadzie wyłącznie w dniach i w godzinach pracy jednostki kontrolowanej. Natomiast w dniach wolnych od pracy lub poza godzinami pracy tylko w przypadku, gdy na terenie kontrolowanego zakładu przebywa osoba w nim zatrudniona.
Zasadą jest, że wszelkie czynności kontrolne mogą być przeprowadzane w siedzibie pracodawcy i we wszystkich innych miejscach, w których wykonywana jest praca przez osoby, które zatrudnia. Dopuszczalne jest jednak wykonywanie ich również w siedzibie wojewody lub organu celnego. Może to mieć miejsce tylko za zgodą kierującego kontrolowaną jednostką lub osoby przez niego upoważnionej.
WARTO WIEDZIEĆ
Ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy definiuje pracodawcę jako jednostkę organizacyjną, nawet jeżeli nie ma osobowości prawnej, oraz osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, które zatrudniają lub mają zamiar zatrudnić co najmniej jednego pracownika.
Co wolno kontrolującemu
Kontrolę może przeprowadzać zarówno jedna osoba, jak i cały zespół, zawsze po okazaniu legitymacji służbowych i upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Jeżeli zachodzi podejrzenie, że przepisy ustawy o promocji zatrudnienia nie są przestrzegane, a nie ma możliwości ustalenia nazwy jednostki kontrolowanej, podstawą kontroli może być upoważnienie w formie uproszczonej.
Legitymacje służbowe oraz upoważnienia do przeprowadzania kontroli dla pracowników przeprowadzających kontrolę wydaje wojewoda, a upoważnienia dla funkcjonariuszy celnych przeprowadzających kontrolę – organ celny.
Przeprowadzający kontrolę mogą badać dokumenty objęte jej zakresem, sporządzać ich kopie, przesłuchiwać osoby podejrzane o naruszenie przepisów ustawy oraz przesłuchiwać świadków, sprawdzać tożsamość pracowników, a także innych osób znajdujących się na terenie kontrolowanego zakładu pracy w celu ustalenia, w jakim charakterze tam przebywają. Mają też prawo korzystania z pomieszczeń do pracy w kontrolowanej jednostce. Jeżeli zajdzie potrzeba zapewnienia bezpieczeństwa kontrolującym, Policja (na wniosek wojewody lub organu celnego) może udzielić im niezbędnej ochrony.
Prawa i obowiązki kontrolowanego
Pracodawca zobowiązany jest m.in. do:
• wpuszczenia kontrolerów na teren zakładu pracy,
• umożliwienia im wstępu do pomieszczeń, które mają skontrolować i tych, w których mają pracować oraz
• udostępnienia dokumentów związanych z przedmiotem kontroli.
Może też brać czynny udział w każdym etapie postępowania kontrolnego i działać przez pełnomocnika, chyba że charakter danej czynności wymaga osobistego działania pracodawcy. Nie obciążają go koszty kontroli.
Co zawiera protokół pokontrolny
Po każdej kontroli, podczas której wykryto jakiekolwiek nieprawidłowości, sporządzony powinien być protokół pokontrolny. Jeżeli w wyniku kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości, sporządzana jest jedynie notatka pokontrolna.
Protokół sporządzany jest w dwóch egzemplarzach i zawiera wszelkie ustalenia z kontroli, z których najważniejsze to:
• klauzula tajności (zgodnie z ustawą o ochronie informacji niejawnych),
• imię i nazwisko kierującego jednostką kontrolowaną, jej nazwa i dane teleadresowe,
• imiona i nazwiska kontrolujących oraz numer i data wydania upoważnienia do przeprowadzenia kontroli,
• czas trwania i zakres kontroli, okres jaki obejmuje,
• fakty ustalone w jej toku, w szczególności dotyczące stwierdzonych nieprawidłowości,
• wskazanie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości,
• adnotacje o sporządzeniu odpisów, wyciągów i kserokopii z dokumentów,
• spis załączników do protokołu, datę i miejsce jego sporządzenia oraz podpisy wszystkich kontrolerów i kierującego jednostką kontrolowaną.
Kontroler zobowiązany jest do zamieszczenia w protokole adnotacji o usunięciu przed zakończeniem kontroli stwierdzonych nieprawidłowości.
Jakie sankcje dla pracodawców
Pracodawca, który nie stosuje się do przepisów, których przestrzeganie jest przedmiotem kontroli, musi liczyć się z tym, że będzie musiał zapłacić grzywnę w wysokości co najmniej 3 tys. zł. Kara ta nakładana jest za:
• zatrudnienie lub powierzenie wykonywania innej pracy zarobkowej bezrobotnemu bez zawiadomienia o tym fakcie właściwego powiatowego urzędu pracy,
• powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi, który nie posiada zezwolenia na pracę lub na innym stanowisku albo na innych warunkach niż określone w zezwoleniu,
• prowadzenie agencji zatrudnienia bez wpisu do rejestru, pobieranie opłat innych niż te, które stanowią zwrot uzasadnionych kosztów związanych z kierowaniem do pracy za granicą oraz za nieprzestrzeganie zakazu dyskryminacji,
• nieopłacanie składek na FP lub nieopłacanie ich w terminie,
• niezgłoszenie wymaganych danych lub zgłaszanie danych nieprawdziwych mających wpływ na wymiar składek na FP,
• stosowanie kryteriów dyskryminujących przy wyborze kandydatów do pracy,
• udaremnienie lub utrudnianie przeprowadzenia kontroli legalności zatrudnienia.
WARTO WIEDZIEĆ
Pracodawca ma prawo do zgłaszania w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokołu pokontrolnego (przed jego podpisaniem) umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń w nim zawartych.
Marzena Jurczewska
PODSTAWA PRAWNA
• Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. nr 99, poz. 1001 z późn. zm.).
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 31 sierpnia 2004 r. w sprawie organizacji i trybu przeprowadzania kontroli przez wojewodów i organy celne oraz sposobu ich współdziałania z innymi organami (Dz.U. nr 198, poz. 2037).
• Ustawa z dnia 24 lipca 1999 r. o Służbie Celnej (t.j. Dz.U. z 2004 r. nr 156, poz.1641 z późn. zm.),
• Rozporządzenie z dnia 1 grudnia 2004 r. w sprawie rejestru agencji zatrudnienia (Dz.U. nr 262, poz. 2608).