Urlopu wypoczynkowego zawsze udziela pracodawca. Samo złożenie wniosku o udzielenie urlopu nie może być traktowane jako udzielenie urlopu przez pracodawcę.
Katarzyna Piecyk
Od 1 stycznia 2003 r. został zniesiony obowiązek uzgadniania przez pracodawcę planu urlopów z zakładową organizacją związkową, a ponadto pracodawca nie musi ustalać planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę lub jeżeli u danego pracodawcy ona nie działa. W przypadkach, w których pracodawca nie sporządza planu urlopów, ustala on termin urlopu w porozumieniu z pracownikiem.
Ustalanie planu urlopów
Plan urlopów należy sporządzać przed końcem roku kalendarzowego na rok następny. Nie wynika to wprost z przepisów Kodeksu pracy, ale jeśli pracownicy mogą korzystać z urlopu, np. już w styczniu, plan urlopów powinien być ustalony odpowiednio wcześniej, aby pracownik mógł realizować urlop w dniu nabycia do niego prawa.
Przepisy nie precyzują dokładnie, jaki okres ma obejmować plan urlopów. Skoro jednak pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo, plan urlopów powinien dotyczyć tego właśnie okresu.
Zarówno ustalając plan urlopów, jak i ustalając termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem, pracodawca bierze pod uwagę wnioski pracowników co do terminu urlopu oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Wnioski pracowników powinny określać konkretne daty wykorzystania urlopu, ponieważ w razie nieprecyzyjnego podania przez pracownika terminu urlopu (np. lipiec-sierpień) pracodawca może skierować go na urlop w terminie przez siebie wskazanym.
Ustalając termin urlopu pracownika zarówno w planie urlopów, jak i po porozumieniu z pracownikiem, pracodawca, co do zasady, nie jest związany wnioskami pracowników, bowiem powinien brać pod uwagę również konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w zakładzie.
Jednak jest kilka wyjątków przewidzianych, kiedy pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu w terminie wskazanym przez pracownika:
• pracownicy, która wnioskuje o udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim,
• pracownikowi – ojcu wychowującemu dziecko, który wnioskuje o udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim,
• młodocianemu pracownikowi uczęszczającemu do szkoły, który wnioskuje o udzielenie urlopu w okresie ferii szkolnych.
Każdemu pracownikowi, który ma prawo do urlopu wypoczynkowego, pracodawca ma obowiązek udzielić – poza terminem ustalonym w planie urlopów bądź w porozumieniu z pracownikiem – 4 dni urlopu w roku kalendarzowym, tzw. urlopu na żądanie.
W przypadku kiedy pracodawca nie sporządził planu urlopów, a pracownik złożył wniosek o udzielenie mu urlopu, a następnie udał się na urlop bez zgody pracodawcy, to fakt ten nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy, nawet jeśli sytuacja taka dotyczy urlopu zaległego.
Pracownik nie może sam sobie udzielić urlopu wypoczynkowego. Jego samowolne udanie się na urlop może być – w konkretnym stanie faktycznym – uznane za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.
przykład
W styczniu, kiedy w naszej firmie był tworzony plan urlopów, pracownik zaznaczył termin wykorzystania urlopu na przełomie lipca i sierpnia oraz w grudniu. Ostatnio zwrócił się do swojego dyrektora z wnioskiem o udzielenie mu urlopu wypoczynkowego w wymiarze 15 dni na przełomie maja i czerwca i przedstawił kserokopię dokumentu potwierdzającego wpłacenie zaliczki pieniężnej na wyjazd zagraniczny. Maj i czerwiec to w naszej firmie okres zwiększonej liczby zamówień.
Wcześniej ustalone w planie urlopów terminy urlopu wypoczynkowego mogą być zmienione z inicjatywy obu stron. Pracodawca może m.in. przesunąć termin urlopu na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Jednakże ocena ważności danej przyczyny zawsze należy do pracodawcy. Pracodawca może zatem odmówić udzielenia pracownikowi urlopu, uznając przyczynę za niewystarczającą. Ponadto, pracodawca może odmówić udzielenia urlopu z powodu szczególnych potrzeb zakładu pracy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Taka decyzja pracodawcy może być zakwestionowana przez pracownika w postępowaniu przed sądem pracy. Brak jest również podstaw prawnych do tego, by pracodawca zwrócił pracownikowi koszty wpłaconej zaliczki, gdyż obowiązek taki spoczywa na pracodawcy tylko w przypadku odwołania pracownika z urlopu.
Wniosek o urlop
Po sporządzeniu planu urlopów pracodawca powinien go podać do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w jego firmie. Może to nastąpić przez wywieszenie planu na tablicy ogłoszeń, wyłożenie do wglądu w sekretariacie lub w dziale kadr, przesłanie do wszystkich pracowników, np. pocztą elektroniczną. Podanie planu urlopów do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy uznaje się za wystarczającą informację o terminie urlopów poszczególnych pracowników. W tej sytuacji pracodawca nie musi już informować indywidualnie każdego pracownika o terminie jego urlopu. Jednakże niektórzy pracodawcy praktykują wypisywanie tzw. kart urlopowych przed udaniem się pracownika na urlop bądź wymagają od pracownika złożenia wniosku o urlop, chociaż jego termin został ustalony w planie urlopów.
Ustalając termin urlopu zarówno w planie urlopów, jak i po porozumieniu z pracownikiem, pracodawca powinien pamiętać, iż ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo.
Wykorzystanie urlopu
Urlop wypoczynkowy ma być nieprzerwany, dlatego plan urlopów powinien w zasadzie przewidywać tylko takie urlopy. Podzielenie urlopu na części jest dopuszczalne tylko na wniosek pracownika. Wykluczone jest natomiast dokonanie podziału urlopu bez wniosku pracownika. Pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika, może go uwzględnić, jeżeli nie koliduje to z normalnym tokiem pracy w firmie. W razie uwzględnienia wniosku pracownika o podzielenie urlopu na części powinno to zostać ujęte w planie urlopów. W takiej sytuacji należy pamiętać, że co najmniej jedna część wypoczynku powinna obejmować nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.
przykład
Pracodawca powinien udzielić 2-tygodniowego urlopu od poniedziałku do następnego piątku (w przypadku gdy w soboty i niedziele pracownik nie ma obowiązku świadczenia pracy), a nie np. od soboty do niedzieli za dwa tygodnie. W takim przypadku liczba dni udzielonego urlopu pracownika wynosi wprawdzie 10, ale liczba kolejnych dni kalendarzowych wypoczynku wynosi 16. Pracodawca, udzielając pracownikowi urlopu, powinien to zrobić na okres od pierwszego dnia, w którym pracownik nie ma obowiązku stawienia się do pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy do ostatniego dnia.
Pracownik nie traci prawa do urlopu, którego nie wykorzystał w roku kalendarzowym, w którym uzyskał do niego prawo, jak również do końca pierwszego kwartału następnego roku. Roszczenie pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego ulega przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym stało się wymagalne.