Odpowiedzialność wynikająca z ustawy o rachunkowości
Ustawa o rachunkowości jednoznacznie wskazuje (art. 4 ust. 5), że kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Ciężar odpowiedzialności głównego księgowego zależy zatem od tego, czy osoba ta przejęła pisemnie obowiązek prowadzenia rachunkowości, czy też nie. Należy zaznaczyć, że podpisanie takiego dokumentu przez głównego księgowego nie zwalnia automatycznie z odpowiedzialności za rachunkowość kierownika jednostki. Jest on bowiem odpowiedzialny za nadzór nad wykonywaniem obowiązków, jakie zatrudnione przez niego osoby wykonują podczas prowadzenia przez nie ksiąg rachunkowych.
Ustawa o rachunkowości (art. 3 ust. 1 pkt 6) za kierownika jednostki uznaje:
• członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy - członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę,
• wspólników prowadzących sprawy spółki - w przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej,
• wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd - w przypadku spółki partnerskiej,
• komplementariuszy prowadzących sprawy spółki - w przypadku spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej,
• w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się tę osobę,
• osoby wykonujące wolne zawody,
• likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu upadłościowym.
W przypadku gdy główny księgowy przejął na siebie pisemny obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, to przejmuje tym samym za to odpowiedzialność. Dlatego niezwykle istotne jest bardzo szczegółowe określenie w umowie o pracę lub innym dokumencie (potwierdzającym przejęcie odpowiedzialności) obowiązków związanych z prowadzeniem rachunkowości, a tym samym określenie granic tej odpowiedzialności. Należy przy tym zaznaczyć, że przyjęcie na siebie przez głównego księgowego określonych obowiązków w zakresie rachunkowości skutkuje jednocześnie odpowiedzialnością wynikającą z rozdziału 9 ustawy o rachunkowości.
Ustawa o rachunkowości przewiduje (art. 77) karę grzywny lub karę pozbawienia wolności do lat 2, albo obie te kary łącznie w przypadku:
• nieprowadzenia ksiąg rachunkowych,
• prowadzenia ksiąg rachunkowych wbrew przepisom ustawy,
• podawania w księgach rachunkowych nierzetelnych danych,
• niesporządzania sprawozdania finansowego,
• sporządzenia sprawozdania finansowego niezgodnie z przepisami ustawy,
• zawarcia w sprawozdaniu finansowym nierzetelnych danych.