Udzielenie urlopu następuje na podstawie planu urlopów lub zawartego z pracownikiem porozumienia. Plan urlopów pracodawca ustala, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 k.p.). W planie urlopów uwzględnia się wszystkie przewidywane w danym roku urlopy, w tym także urlopy niewykorzystane w poprzednich latach.
Urlop zaległy w planie urlopów
Pracodawca ma prawo w pierwszej kolejności zaliczyć spełnione świadczenie urlopowe na poczet urlopu wypoczynkowego najwcześniej wymagalnego zgodnie z regułą zapisaną w art. 451 k.c. (stosowanego odpowiednio na gruncie prawa pracy na podstawie odesłania zawartego w art. 300 k.p.). Jeśli w kilku poprzednich latach pracownik nie wykorzystał w całości urlopu wypoczynkowego, pracodawca powinien zakwalifikować najbliższy urlop na poczet najdawniej wymagalnego urlopu.
Przykład
Z powodu wielu obowiązków członek zarządu zatrudniony w spółce na podstawie umowy o pracę dotychczas nie wykorzystał 10 dni urlopu wypoczynkowego za 2008 r. W 2009 r. także nie był na urlopie i do wykorzystania ma pełne 26 dni urlopu. W planie urlopów na 2010 r. w pierwszej kolejności należy ująć zaległy urlop za 2008 r. jako najdawniej wymagalny, następnie urlop za 2009 r. i na końcu za 2010 r.
Więcej: Plan urlopów na następny rok kalendarzowy