Już niebawem przedsiębiorca w Polsce będzie zobowiązany do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną, które nie są płatnikami VAT i nie posiadają kasy fiskalnej, oznacza to nową konieczność – uzyskanie numeru NIP. Choć przepisy pozwalają na jego nadanie, w praktyce procedura wymaga staranności, a wiele osób nie zdaje sobie sprawy, że działalność nierejestrowana jest traktowana jako działalność gospodarcza na gruncie VAT.
Od 1 kwietnia 2026 roku w Polsce obowiązkowy stanie się Krajowy System e-Faktur (KSeF). Rejestracja w KSeF wymaga posiadania numeru NIP, bez którego niemożliwe jest wystawianie e-faktur. To rodzi pytania w kontekście działalności nierejestrowanej, którą prowadzą osoby fizyczne nieposiadające statusu VAT-owca ani kasy fiskalnej.
KSeF: Działalność nierejestrowana a status podatnika
Wbrew powszechnemu przekonaniu, działalność nierejestrowana nie jest działalnością „konsumencką”. Na gruncie VAT:
- osoba prowadząca działalność nierejestrowaną jest podatnikiem VAT,
- może jednak korzystać ze zwolnienia podmiotowego, jeśli jej roczne obroty nie przekraczają 200 tys. zł,
- faktura konsumencka dotyczy wyłącznie sprzedaży na rzecz konsumentów, czyli osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – w przypadku działalności nierejestrowanej mamy do czynienia z działalnością gospodarczą, a nie sprzedażą konsumencką.
KSeF. Problem z nadaniem NIP osobom prowadzącym działalność nierejestrowaną
Obowiązujące przepisy ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, zwaną ustawą o NIP oraz ustawy - Ordynacja podatkowa nie przewidują automatycznego nadania numeru NIP osobom prowadzącym działalność nierejestrowaną, które:
- nie są płatnikami VAT,
- nie posiadają kasy fiskalnej.
Składając formularz NIP-7, wnioskodawca w praktyce otrzymuje decyzję odmowną od naczelnika urzędu skarbowego. W efekcie osoby prowadzące działalność nierejestrowaną mogą napotkać przeszkody w korzystaniu z KSeF, mimo że formalnie świadczą usługi lub sprzedają produkty w ramach działalności gospodarczej.
Rejestracja w KSeF dla podatników zwolnionych z VAT
Na szczęście - jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na zgłoszenie podatnika (Głos_podatnika_Ordynacja_podatkowa_117138) - obecne przepisy pozwalają na uzyskanie NIP w ramach obowiązujących regulacji, bez konieczności nowelizacji ustawy o NIP, tj.:
- Podatnicy zwolnieni z VAT, w tym osoby prowadzące działalność nierejestrowaną, mogą wystąpić o nadanie NIP, korzystając z formularza NIP-7.
- Uzyskanie NIP umożliwia rejestrację w KSeF i wystawianie e-faktur, nawet jeśli przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia podmiotowego.
- Dotyczy to również podmiotów świadczących usługi w zakresie najmu nieruchomości na cele mieszkaniowe, o ile spełniają definicję działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o VAT.
KSeF także dla działalności nierejestrowanej
Okazuje się zatem, że działalność nierejestrowana jest na gruncie VAT działalnością gospodarczą, a osoba ją prowadząca jest podatnikiem – choć może korzystać ze zwolnienia podmiotowego. Przy czym faktura konsumencka nie obejmuje takich transakcji.
W praktyce oznacza to, że uproszczenie procedury nadania NIP osobom prowadzącym działalność nierejestrowaną jest konieczne dla umożliwienia im wystawiania e-faktur w KSeF. Obecne przepisy umożliwiają uzyskanie NIP, jednak wnioski o jego nadanie wymagają staranności i odpowiedniego uzasadnienia.
KSeF od 2026 roku – co dokładnie się zmieni i kogo obejmą przepisy?
Przypomnijmy, że jest już nowa ustawa, która wprowadza istotne zmiany w systemie podatkowym i fakturowaniu elektronicznym. Chodzi o ustawę nowelizującą ustawę o podatku od towarów i usług (VAT) oraz ustawę KSeF – czyli o zmianie ustawy z 16 czerwca 2023 roku dotyczącej Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe przepisy zaczną obowiązywać od 1 lutego 2026 roku i całkowicie zmienią sposób, w jaki przedsiębiorcy będą dokumentować sprzedaż i wystawiać faktury.
Najważniejszym celem nowych regulacji jest dostosowanie polskiego prawa podatkowego do nowoczesnych rozwiązań cyfrowych. Zgodnie z uzasadnieniem, zmiany mają pozwolić podatnikom lepiej przygotować się do obowiązkowego KSeF, a tym samym zminimalizować koszty i ryzyko zakłóceń w prowadzeniu działalności gospodarczej. Wdrożenie nowych mechanizmów będzie odbywać się etapowo, aby przedsiębiorcy mieli czas na dopasowanie swoich systemów księgowych i procesów finansowych.
Zmiany koncentrują się przede wszystkim na dostosowaniu ustawy KSeF, czyli regulacji dotyczącej Krajowego Systemu e-Faktur. To centralny system, w którym wszystkie faktury będą wystawiane i przechowywane w formie ustrukturyzowanej. Dzięki temu możliwe stanie się pełne zdigitalizowanie obiegu dokumentów księgowych w Polsce.
Według uzasadnienia do projektu, głównym celem nowelizacji jest umożliwienie podatnikom płynnego przejścia do obowiązkowego KSeF. Przepisy mają sprawić, że przedsiębiorcy unikną nadmiernych kosztów związanych z nagłym dostosowaniem się do nowego systemu oraz zachowają ciągłość i bezpieczeństwo swojej działalności.
E-faktury dla wszystkich podatników – kto i kiedy będzie musiał korzystać z KSeF?
Jedną z najważniejszych zmian jest wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur przez wszystkich podatników – zarówno tych czynnych w VAT, jak i zwolnionych. Jednak, aby nie obciążyć przedsiębiorców zbyt gwałtowną rewolucją, ustawodawca przewidział etapowe wdrażanie nowych zasad.
Etap pierwszy – od 1 lutego 2026 r. do 31 marca 2026 r.
W tym okresie podatnicy zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli jeszcze korzystać zarówno z faktur elektronicznych, jak i papierowych, ale tylko pod pewnym warunkiem. Dotyczy to tych, których łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem w 2024 roku nie przekroczyła 200 000 000 zł.
Etap drugi – od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r.
W drugim etapie możliwość wystawiania faktur papierowych lub elektronicznych zostanie mocno ograniczona. Będzie ona dostępna wyłącznie w przypadku, gdy łączna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł. W momencie przekroczenia tej wartości podatnik automatycznie traci prawo do wystawiania faktur poza systemem KSeF.
Etap trzeci – od 1 lutego 2026 r. do końca 2026 r.
W tym czasie przedsiębiorcy będą mogli nadal wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe, ale wyłącznie przy użyciu kasy rejestrującej oraz paragonu fiskalnego, który zostanie uznany za fakturę zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT. Ostatecznie jednak od 2027 roku wszyscy podatnicy będą musieli korzystać z KSeF bez wyjątków.
Nowe rozwiązania techniczne – tryb offline24, załączniki do e-faktur i certyfikat KSeF
Oprócz samego obowiązku e-fakturowania ustawa wprowadza kilka istotnych nowości technicznych, które ułatwią korzystanie z KSeF.
Tryb „offline24” – wsparcie w przypadku problemów technicznych
Podatnicy otrzymają możliwość korzystania z tzw. trybu offline24, który pozwoli na wystawianie faktur nawet w sytuacji braku dostępu do systemu KSeF. Dzięki temu przedsiębiorcy unikną paraliżu działalności w przypadku awarii lub problemów z dostępem do internetu.
Załączniki do e-faktur – nowa funkcjonalność
Do tej pory w ramach KSeF nie przewidywano możliwości przesyłania załączników do e-faktur. Nowa ustawa wprowadza jednak taką opcję. Pod warunkiem wcześniejszego zgłoszenia zamiaru, podatnicy będą mogli przesyłać załączniki jako integralną część e-faktury. To rozwiązanie szczególnie ważne dla firm, które muszą dołączać dokumenty dodatkowe, np. specyfikacje towarów, umowy czy potwierdzenia dostaw.
Pobór certyfikatu KSeF – przygotowanie z wyprzedzeniem
Nowe przepisy przewidują także możliwość wcześniejszego pobrania certyfikatu KSeF – jeszcze przed wejściem w życie obowiązkowego fakturowania elektronicznego. Od 1 listopada 2025 r. podatnicy będą mogli uzyskać certyfikat i przetestować system, aby odpowiednio wcześnie przygotować swoje procesy księgowe i informatyczne.
Co oznaczają nowe przepisy dla przedsiębiorców i jak się przygotować?
Wdrożenie obowiązkowego KSeF to jedno z największych wyzwań ostatnich lat dla polskich firm. Każdy przedsiębiorca, niezależnie od wielkości czy branży, będzie musiał dostosować swoje procesy do nowych wymogów. Najważniejsze działania, które należy podjąć, to:
- dostosowanie systemów księgowych i fakturowych do integracji z KSeF,
- wcześniejsze przetestowanie systemu poprzez pobranie certyfikatu od 1 listopada 2025 r.,
- przygotowanie procedur księgowych i kadrowych w firmie,
- przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za wystawianie i obsługę faktur.
Dzięki etapowemu wprowadzaniu przepisów przedsiębiorcy zyskają czas na sprawdzenie nowych rozwiązań i eliminację błędów przed ich pełnym wejściem w życie.
Szkolenie: KSeF 2.0 – obowiązkowy Krajowy System e-Faktur od 1 lutego 2026 roku
Dlaczego ustawa o KSeF jest tak ważna i jakie niesie korzyści?
Choć obowiązek korzystania z KSeF może wydawać się uciążliwy, to w dłuższej perspektywie przyniesie liczne korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i administracji skarbowej. Do najważniejszych zalet należą:
- szybszy i bardziej przejrzysty obieg dokumentów,
- redukcja ryzyka błędów w fakturach,
- lepsza kontrola podatkowa i ograniczenie szarej strefy,
- łatwiejsze rozliczenia między kontrahentami,
- możliwość szybszego uzyskania zwrotu VAT.
KSeF już od 2026 roku zmieni wszystko w fakturowaniu
Nowelizacja z dnia 5 sierpnia 2025 r. to przełom w polskim prawie podatkowym. Ustawa zmienia ustawę o VAT oraz ustawę KSeF i wprowadza obowiązek e-fakturowania dla wszystkich podatników od 1 lutego 2026 roku. Przepisy przewidują jednak etapowe wdrażanie, aby firmy miały czas na dostosowanie się do nowej rzeczywistości.
Dzięki wprowadzeniu takich rozwiązań jak tryb offline24, możliwość dodawania załączników, wcześniejsze pobieranie certyfikatu czy zmiany w systemie kaucyjnym, przedsiębiorcy otrzymują narzędzia, które ułatwią korzystanie z KSeF i pozwolą uniknąć problemów w pierwszych miesiącach obowiązywania nowych regulacji. To prawdziwa rewolucja w polskim systemie podatkowym. Przedsiębiorcy muszą już teraz rozpocząć przygotowania, aby w 2026 roku wejść w nową erę fakturowania bez zakłóceń i zbędnych kosztów.
Podstawa prawna:
Nowelizacja wprowadzająca zmiany w KSeF została przyjęta ustawą z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1203). Jest to akt prawny, który modyfikuje wcześniejszą ustawę z 16 czerwca 2023 r. i nadaje jej nowy, bardziej rozbudowany kształt, dostosowany do wymogów pełnego wdrożenia e-faktur w Polsce.