Czy należy aneksować co roku, a nawet co pół jeśli zmiana ma miejsce częściej, umowę o pracę w przypadku zmiany wynagrodzenia minimalnego? Bywa, że pracodawcy nie wręczają aneksów nawet jeśli w umowie o pracę określone jest wynagrodzenie zasadnicze daleko odbiegające od wysokości aktualnie obowiązującego minimalnego wynagrodzenia za pracę. Czy takie postępowanie zawsze jest niezgodne z Kodeksem pracy?
- A co z pracownikami, którzy zarabiali powyżej najniższej krajowej, ale mniej niż 4 242 zł brutto?
- Warunki wynagrodzenia to część umowy o pracę - zgodnie z prawem na jakich zasadach zmiana?
- Warunki wynagrodzenia należy określić na piśmie
- Nowa płaca minimalna: kiedy aneks do umowy nie jest konieczny
- Płaca zasadnicza w umowie bez zmian, mimo wzrostu najniższej krajowej: czy to możliwe
Już za kilka dni wynagrodzenia kilku milionów Polaków pójdą w górę, bo najniższa krajowa wzrośnie z kwoty 3 600 zł brutto do aż 4 242 zł brutto. Okaże się, że minimalne wynagrodzenie przysługuje nawet osobom, które do tej pory zarabiały ponad najniższą krajową, np. 4 000 zł brutto - bo takze one objęte zostaną nową wysokością minimalnego wynagrodzenia za pracę.
A co z pracownikami, którzy zarabiali powyżej najniższej krajowej, ale mniej niż 4 242 zł brutto?
Dynamiczne podwyżki płacy minimalnej mają ten nieoczekiwany skutek, że – jak to mówią ekonomiści: spłaszczają skalę wynagrodzeń w Polsce. Osoba, która zarabiała nawet tysięc złotych ponad najniższą krajową trzy lata temu, o ile nie zaliczyła podwyżek wynagrodzenia, teraz zostanie „dogoniona” przez płacę minimalną – w hierarchii płac spadnie do najniższej kategorii tych z najniższą krajową, ale w praktyce dostanie podwyżkę, bo musi zarabiać minimum 4 242 zł od 1 stycznia 2024 r.
Oznacza to, że problem wydawania na piśnie aneksów w związku ze wzrostem płacy minimalnej dotyczy nie tylko osób, którym wynagrodzenie rośnie od jednej podwyżki płacy minimalnej do drugiej, ale także osób, które obecnie zarabiają od 3601 zł do 4241 zł brutto miesięcznie; do tej pory nie zaliczały się one do grupy zarabiającej najniższą krajową, ale od 1 stycznia 2024 r. faktycznie do niej trafią (spadną).
Dla służb kadrowo-finansowych praktycznie każdej firmy ta zmiana prawa oznacza nowe wyzwania - często też nowe pytania. Jak to więc jest z tym aneksowaniem umów?
Co do zasady zmiana wysokości wynagrodzenia jest zmianą warunków pracy, a w takiej sytuacji Kodeks pracy wymaga udokumentowania zmiany na piśmie. Jednak w praktyce nie zawsze jest to konieczne.
Warunki wynagrodzenia to część umowy o pracę - zgodnie z prawem na jakich zasadach zmiana?
Zgodnie z art. 29 § 1 Kodeksu pracy umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:
- rodzaj pracy,
- miejsce wykonywania pracy,
- wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
- wymiar czasu pracy,
- dzień rozpoczęcia pracy.
A w przypadku umowy o pracę na okres próbny:
- czas jej trwania lub dzień jej zakończenia oraz, gdy strony tak uzgodnią, postanowienie o przedłużeniu umowy o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności,
- okres, na który strony mają zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony a także postanowienie o ewentualnym wydłużeniu umowy
Natomiast w przypadku umowy o pracę na czas określony – czas jej trwania lub dzień jej zakończenia.
Warunki wynagrodzenia należy określić na piśmie
Umowę o pracę zawiera się na piśmie. W tej formie umowa stanowi dokument, który potwierdza wolę stron. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków – czego wymagają od niego przepisy art. 29 § 2 kodeksu pracy.
Zgodnie z art. 29 § 4 kodeksu pracy każda zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej. Wysokość wynagrodzenia za pracę jest jednym z elementów umowy, a w konsekwencji, jeżeli zmienia się wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę, pracodawca powinien dokonać tej zmiany w formie pisemnej.
To, że zmiana wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę wymaga potwierdzenia u każdego pracownika w formie pisemnej pośrednio wynika także z wyroku Sądu Najwyższego z dnia 3.11.1976 r., I PR 165/76. W wyroku tym Sąd Najwyższy orzekł, że „wynagrodzenie – jako istotny element każdej umowy o pracę – winno być określone w sposób dokładny i nie pozostawiający wątpliwości co do umówionych przez strony zasad jego zapłaty.”
Oznacza to, że pracownik, z którym zawarto umowę o pracę powinien mieć pełną świadomość jakie wynagrodzenie otrzyma za wykonaną pracę i jakie są warunki wypłaty określonych składników wynagrodzenia.
Nowa płaca minimalna: kiedy aneks do umowy nie jest konieczny
W piśmiennictwie można spotkać poglądy wskazujące, że zmiana minimalnego wynagrodzenia nie zawsze powoduje konieczność wręczenia pracownikowi aneksu do umowy.
Jak wskazuje Państwowa Inspekcja Pracy, aneks pracodawca ma obowiązek wręczyć wszystkim pracownikom, których wynagrodzenie zostało określone kwotowo. W sytuacji, gdy wynagrodzenie nie zostało określone poprzez podanie konkretnej kwoty, a w umowie o pracę widnieje jedynie zapis o tym, że pracownik otrzymuje minimalne wynagrodzenie zgodne z obowiązującą w danym roku stawką wynikającą z ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, wówczas pracodawca nie ma obowiązku sporządzania takiego aneksu do umowy.
Płaca zasadnicza w umowie bez zmian, mimo wzrostu najniższej krajowej: czy to możliwe
Jak wskazuje Państwowa Inspekcja Pracy, minimalne wynagrodzenie za pracę, określone w ustawie o minimalnym wynagrodzeniu, nie jest tożsame z wynagrodzeniem zasadniczym ustalonym w umowie o pracę.
Gdy więc pracodawca mimo podwyżki wynagrodzenia minimalnego pozostawia umowę bez zmian, a „stare” wynagrodzenie zasadnicze wyrównuje do wysokości aktualnie wymaganej przepisami płacy minimalnej, nie narusza prawa.
W ocenie PIP pracodawca może uzupełniać wynagrodzenie za pracę, premią do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę.
Przepisy prawa pracy nie określają bowiem sposobu ustalania wynagrodzenia za pracę, ani nie wyliczają wszystkich składników, które mogą się do niego zaliczać. Pracodawcy mają swobodę w zakresie systemu naliczania wynagrodzenia jaki wprowadzą dla swoich pracowników.
Jak podkreśla w swoich wyjaśnieniach Państwowa Inspekcja Pracy, istotny jest zapis art. 6 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, który stanowi, że do obliczenia wysokości wynagrodzenia pracownika przyjmuje się przysługujące pracownikowi składniki wynagrodzenia i inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy, zaliczone według zasad statystyki zatrudnienia i wynagrodzeń określonych przez Główny Urząd Statystyczny do wynagrodzeń osobowych, z wyjątkiem:
- nagrody jubileuszowej;
- odprawy pieniężnej przysługującej pracownikowi w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy;
- wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych;
- dodatku do wynagrodzenia za pracę w porze nocnej;
- dodatku za staż pracy.
Tak więc suma wszystkich składników wynagrodzenia (za wyjątkiem tych wykluczonych w ustawie o minimalnym wynagrodzeniu – wymienionych wyżej) musi wynosić co najmniej wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę, wynoszącego od 1 stycznia 2024 roku 4 242 zł brutto.