Jednorazowe rozliczenie PIT. Oto, co musi zrobić biuro rachunkowe

Ewa Sławińska
rozwiń więcej
pit rozliczenie / Twój e-PIT i problemy z logowaniem / Mehaniq / ShutterStock

Do biur rachunkowych niejako "sezonowo" trafiają klienci, którzy potrzebują wyłącznie wykonania jednorazowej usługi. Jest to zazwyczaj rozliczenie roczne PIT. Pojawia się w związku z tym pytanie, czy wykonując takie jednorazowe usługi biuro rachunkowe musi przeprowadzić takie same, rozbudowane procedury bezpieczeństwa jak w przypadku stałych klientów?

I niestety, biuro ma obowiązek wykonać wymagane procedury AML i zastosować do takiego "jednorazowego" klienta takie "środki bezpieczeństwa" jakie są przyjęte w biurze biorąc pod uwagę ocenę ryzyka przypisanego do tego rodzaju transakcji. Jedyne ograniczenie wynika z jednorazowego charakteru takiej usługi, co oznacza, że biuro stosuje te środki jednorazowo. 

Właściwą procedurę wykonania obowiązków AML w takim przypadku powinna określać tzw. procedura wewnętrzna, czyli dokument, który powinien być przyjęty w każdym biurze rachunkowym, określający procedurę postępowania przyjętą w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Rozliczenia PIT w biurze rachunkowym. Procedury

Biorąc to pod uwagę należy przyjąć, że biuro rachunkowe, które wykonuje jednorazową usługę rozliczenia PIT dla klienta powinno przede wszystkim dokonać identyfikacji klienta oraz zweryfikować jego tożsamość.

Identyfikacja osoby fizycznej polega na ustaleniu takich danych jak imię i nazwisko, obywatelstwo, państwo urodzenia, numer PESEL lub daty urodzenia w przypadku braku numeru PESEL, serii i numeru dowodu osobistego, NIP. Oczywiście są to dane, których nie da się pominąć przy składaniu rocznego rozliczenia PIT, więc ustalenie tych danych jest niezbędne dla prawidłowego wykonania samej usługi rozliczenia PIT. Nie powinno więc to sprawiać żadnego problemu.

Jednak oprócz samej identyfikacji klienta, wymagana jest także weryfikacja przedstawionych danych, czyli w praktyce potwierdzenie tych danych w dokumencie tożsamości klienta. 
Fakt wykonania obu tych czynności powinien być udokumentowany, tj. osoba, która będzie przyjmowała zlecenie powinna odnotować, że zebrała te informacje o kliencie i potwierdziła je w dokumencie tożsamości.

Rozliczenie PIT małżonkom. Kiedy jest potrzebne pełnomocnictwo?

Co w przypadku gdy do biura przyszedł np. jeden z małżonków aby biuro rozliczyło wspólny PIT, albo dwa osobne PIT-y? Biuro powinno uznać taką sytuację za działanie przez pełnomocnika, a to wymaga aby klient przedstawił dokument pełnomocnictwa, czyli dokument upoważniający go do działania w imieniu osoby, dla której PIT ma być sporządzany. W takiej sytuacji biuro identyfikuje i weryfikuje z dokumentem tożsamości dane pełnomocnika (np. małżonka).

Biuro rachunkowe powinno też wykonać obowiązek:
•    zidentyfikowania i weryfikacji danych beneficjenta rzeczywistego takiej usługi, a także
•    ustalenia czy klient zajmuje eksponowane stanowisko polityczne – można tu przyjąć oświadczenie w sprawie zajmowania (lub nie) eksponowanego stanowiska politycznego przez klienta lub beneficjenta: Dotyczy to również członków rodziny takich osób a także osób znanych jako ich bliscy współpracownicy).

Zastosowanie innych środków jest zależne od oceny sytuacji przez biuro. Jeżeli istnieją przesłanki do zastosowania wzmożonych środków bezpieczeństwa (a tak jest np. w przypadku klientów zajmujących eksponowane stanowiska albo członków ich rodzin i bliskich współpracowników) biuro powinno ponadto także przykładowo ustalić źródła pochodzenia majątku lub wartości majątkowych klienta (w ramach wzmożonych środków bezpieczeństwa). 
Ponadto wszystkie działania podjęte w celu wykonania obowiązków AML biuro powinno udokumentować i przechowywać dokumenty przez 5 lat licząc od zakończenia stosunków z klientem. 

Ze względu na rozbudowaną procedurę stosowania środków bezpieczeństwa, konieczność dokumentowania wykonanych czynności oraz przechowywania dokumentów warto skorzystać z elektronicznych programów pomagających w przeprowadzeniu wymaganych procedur identyfikujących klientów i beneficjentów rzeczywistych w ramach AML. 

Biura rachunkowe
​Błędy księgowości, które mogą kosztować Cię więcej, niż myślisz. Jak ich uniknąć​?
28 kwi 2025

Prowadzenie księgowości to jedno z najważniejszych zadań w każdej firmie. Niestety, nawet drobne pomyłki mogą prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i prawnych. W tym artykule przedstawiamy najczęstsze błędy popełniane w księgowości oraz sposoby ich unikania.​

Webinar: Windykacja w biurze rachunkowym – co zrobić, gdy klient nie płaci? + certyfikat gwarantowany
10 kwi 2025

Praktyczny webinar „Windykacja w biurze rachunkowym – co zrobić, gdy klient nie płaci?” poprowadzi Radosław Kowalski, doradca podatkowy i doświadczony szkoleniowiec. Ekspert przeprowadzi uczestników przez proces windykacji w biurze rachunkowym, wskaże, jak ograniczyć ryzyko związane z nieterminowymi płatnościami oraz omówi skuteczne strategie dochodzenia należności. Każdy z uczestników szkolenia otrzyma imienny certyfikat, roczny dostęp do retransmisji wydarzenia oraz materiały dodatkowe.

Etyka w zawodzie księgowego. Dlaczego jest taka ważna?
02 kwi 2025

Etyka w zawodzie księgowego, to nie tylko zestaw zasad do przestrzegania, ale także fundament, na którym opiera się zaufanie i profesjonalizm całej branży. Księgowi, którzy działają etycznie, nie tylko chronią interesy swoich klientów, ale także przyczyniają się do stabilności i przejrzystości systemu finansowego jako całości.

Za brak wdrożenia KSeF odpowie przedsiębiorca a nie księgowy. A ponad 65% MŚP w Polsce nawet nie wie o co chodzi
31 mar 2025

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) nadchodzi, a firmy wciąż nie są na niego przygotowane. Z badania Edisonda przeprowadzonego na zlecenie SaldeoSMART wynika, że tylko 34% przedsiębiorstw z sektora MŚP w Polsce wie o nowych obowiązkach, jakie będą nałożone na biznes. Wiele firm może wychodzić z założenia, że wdrożeniem systemu zajmą się ich biura rachunkowe. Tymczasem księgowi mówią jasno: za zgodność faktur z KSeF odpowiadać będą przedsiębiorcy, nie ich doradcy.

Jakich wartości dodanych często nie doceniają klienci biur rachunkowych?
02 kwi 2025

W dzisiejszym dynamicznym świecie, gdzie każda minuta ma znaczenie, biura rachunkowe oferują swoim klientom znacznie więcej niż tylko tradycyjne usługi księgowe. Niestety, wielu przedsiębiorców nie jest świadomych wszystkich wartości dodanych oferowanych przez Biura, szczególnie tych niemierzalnych jak doświadczenie, odpowiedzialność czy zaufanie. Wartości, które mogą znacznie ułatwić życie i przyspieszyć rozwój ich firm. Wartości, które potrafią przekształcić codzienną rutynę firmy w coś znacznie bardziej komfortowego i efektywnego, W tym artykule przyjrzymy się temu, o czym często nie wiedzą i czego najczęściej nie doceniają klienci biur rachunkowych.

Jak wybrać najlepsze biuro rachunkowe dla swojego biznesu? 10 czynności do wykonania
22 sty 2025

Wybór odpowiedniego biura rachunkowego to jedno z najważniejszych zadań dla każdego przedsiębiorcy. W końcu dobra księgowość to nie tylko porządek w dokumentach, ale także bezpieczeństwo finansowe i możliwość efektywnego planowania przyszłości.

Nowy INFORLEX, czyli fachowa wiedza i nowoczesna funkcjonalność
10 gru 2024

INFOR prezentuje najnowszą odsłonę INFORLEX, fachowej bazy wiedzy dla specjalistów z firm i biur rachunkowych oraz sektora publicznego. Autorzy postawili na nowoczesny design, intuicyjną obsługę i pomocne dla użytkowników funkcjonalności.

AI (sztuczna inteligencja) już teraz automatyzuje branżę księgową. Jak?
01 paź 2024

Dynamiczny rozwój sztucznej inteligencji (AI) ma bardzo duży wpływ również na księgowość. Automatyzacja procesów finansowych staje się nieodzownym elementem zarówno w biurach księgowych, jak i w samych firmach będących ich klientami, niezależnie od wielkości. Dzięki AI możliwe stało się nie tylko zautomatyzowanie rutynowych zadań, ale również wsparcie księgowych w bardziej zaawansowanych analizach, redukcja błędów oraz optymalizacja kosztów operacyjnych.

Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych 2024: Kluczowe Wydarzenie Branży Księgowej w Targach Kielce
03 wrz 2024

Już po raz piaty Targi Kielce będą gospodarzem Międzynarodowego Kongresu Biur Rachunkowych, jednego z najważniejszych spotkań dla branży księgowej w Polsce. Wydarzenie trwające od 26 do 27 września co roku przyciąga właścicieli biur rachunkowych, doradców podatkowych, księgowych i ekspertów, którzy mają okazję uczestniczyć w prelekcjach, panelach dyskusyjnych i warsztatach poświęconych najnowszym wyzwaniom branży.

Ochrona sygnalistów w biurze rachunkowym od 25 września 2024 r. Nowe procedury i obowiązki bez względu na liczbę pracowników?
24 wrz 2024

Ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r.(Dz.U. z 2024 r., poz. 928) zacznie obowiązywać już 25 września tego roku. Biura rachunkowe i inne podmioty, których dotyczy ustawa mają więc niewiele czasu na zapoznanie się z przepisami i wdrożenie wynikających z nich procedur. Co koniecznie trzeba wiedzieć?

pokaż więcej
Proszę czekać...