Ochrona sygnalistów w biurze rachunkowym od 25 września 2024 r. Nowe procedury i obowiązki bez względu na liczbę pracowników?

• Sygnalista - czyli kto?
• Kto ma prawny obowiązek chronić sygnalistów?
• Czy biura rachunkowe muszą chronić sygnalistów bez względu na liczbę pracowników?
• Jakie są główne obowiązki biur rachunkowych w zakresie ochrony sygnalistów? Dwie zasadnicze procedury
• Jakie dodatkowe obowiązki dla biur rachunkowych wynikają z ustawy o ochronie sygnalistów?

Sygnalista - czyli kto?

Sygnalistą jest osoba zgłaszająca naruszenie prawa, o którym dowiedziała się podczas wykonywania obowiązków służbowych. Co ważne, nie ma tu znaczenia charakter i rodzaj zawartej umowy łączącej zgłaszającego z pracodawcą. 
Sygnalistą może więc być: pracownik, osoba świadcząca pracę na innej podstawie, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, stażysta, wolontariusz, praktykant, funkcjonariusz oraz żołnierz. Ustawa chroni także kandydatów do pracy, którzy o naruszeniach prawa dowiedzą się w trakcie rekrutacji. 

Kto ma prawny obowiązek chronić sygnalistów?

Ustawa o ochronie sygnalistów ma na celu wdrożenie do polskiego systemu prawnego unijnej dyrektywy z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii Europejskiej. Obowiązki wynikające z ustawy dotyczą firm i innych podmiotów prawnych, zatrudniających na dzień 1 stycznia lub 1 lipca co najmniej 50 osób. 

Od tej zasady są wyjątki - niezależnie od liczby zatrudnionych, ustawie podlegają także te podmioty, które wykonują działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska. 

Czy biura rachunkowe muszą chronić sygnalistów bez względu na liczbę pracowników?

Mimo że biura rachunkowe nie zatrudniają wskazanej w przepisach liczby pracowników, ich również dotyczą rozszerzone obowiązki z zakresu ochrony sygnalistów. 

Jak mówi Przemysław Naklicki, Dyrektor Zarządzający siecią OSCBR: “Biura rachunkowe nie są imiennie wymienione w ustawie, jednak podlegają tym przepisom ze względu na specyfikę działalności. Prowadzą bowiem działalność z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy, dlatego muszą stosować jej zapisy bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników". 

Ochrona sygnalistów w biurach rachunkowych wynika także bezpośrednio z regulacji ustawy AML (ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu) wymieniającej tzw. podmioty obowiązane w zakresie przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i terroryzmu. Ustawa zalicza do nich przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność gospodarczą polegającą na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych lub rachunkowych, czy udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu prawa podatkowego. 

Jakie są główne obowiązki biur rachunkowych w zakresie ochrony sygnalistów? Dwie zasadnicze procedury

Wszystkie firmy i podmioty wymienione w ustawie o ochronie sygnalistów mają zakaz dokonywania działań odwetowych na osobach zgłaszających naruszenie prawa. Za działanie odwetowe uznaje się np. zwolnienie z pracy, mobbing czy obniżenie wynagrodzenia. Grozi za nie kara pozbawienia wolności, a sygnalista może domagać się zadośćuczynienia finansowego.

Dodatkowo wskazane podmioty szczególne, w tym biura rachunkowe, są zobowiązane do opracowania ważnych ustaleń:
1) wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa,
2) procedury podejmowania działań następczych.

Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń określa cały tryb postępowania ze zgłoszeniem. Wskazuje osobę lub jednostkę organizacyjną uprawnioną do przyjmowania powiadomień o naruszeniach prawa, sposób przekazywania informacji oraz terminy poszczególnych działań wynikające z kolejnych kroków.

Procedura podejmowania działań następczych określa z kolei tryb postępowania przez bezstronną jednostkę organizacyjną lub wskazaną osobę, która przeprowadza postępowanie wyjaśniające w celu oceny prawdziwości zgłoszenia sygnalisty. Ponadto działania następcze obejmują także środki, jakie mają zostać podjęte w celu zapobieganiu zgłoszonym naruszeniom prawa.

Procedurę zgłoszeń wewnętrznych biuro rachunkowe powinno zacząć opracowywać zdecydowanie wcześniej – stwierdza Marta Zielińska, doradca podatkowy z Kancelarii Podatkowej należącej do sieci OSCBR. - Nie ma możliwości wprowadzenia procedury z dnia na dzień, ze względu na ustawowy wymóg przeprowadzenia w tym zakresie konsultacji wewnętrznych, które trwają nie krócej niż pięć i nie dłużej niż dziesięć dni od dnia przedstawienia projektu procedury. Natomiast wejście w życie procedury następuje po upływie 7 dnia od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym. Można więc przyjąć, że opracowanie i wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych zajmie ponad dwa tygodnie, najpóźniej więc projekt procedury winien być poddany konsultacjom nie później niż 13 września. A to powoduje, że czasu na przygotowanie się do nowego obowiązku jest coraz mniej - dodaje ekspertka.

Jakie dodatkowe obowiązki dla biur rachunkowych wynikają z ustawy o ochronie sygnalistów?

Oprócz opracowania wymienionych procedur, biuro rachunkowe powinno prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych oraz przekazać sygnaliście informację zwrotną, zawierającą opis planowanych lub podjętych działań następczych.

Na każdym etapie postępowania chroniącego sygnalistów obowiązują przepisy RODO oraz zasady poufności. O procedurze zgłoszeń wewnętrznych należy poinformować w formie pisemnej również kandydatów do pracy.

Zdaniem Marty Zielińskiej, doradcy podatkowego i księgowej z Kancelarii Podatkowej należącej do sieci OSCBR:
Uruchomienie bezpiecznych kanałów składania zgłoszeń, ich weryfikacja i podejmowanie działań następczych oraz terminowe odpowiadanie na zgłoszenia sygnalistów - wszystko to może być dość uciążliwe dla biur rachunkowych i pogłębić i tak wszechobecną biurokrację. 
Marta Zielińska zwraca uwagę także na koszty: - Wypełnienie obowiązków związanych z ochroną sygnalistów może wiązać się z wydatkami, jakie będą musiały ponieść te biura, które zdecydują się na komercyjne rozwiązania np. na konfigurację specjalistycznych systemów informatycznych. Z pewnością jednak regulacje te wpłyną pozytywnie na poczucie bezpieczeństwa pracowników dokonujących zgłoszeń.

Ekspertka zaznacza, że część obowiązków związanych z ochroną sygnalistów stanowi w większym lub mniejszym zakresie powtórkę tych nałożonych na biura rachunkowe przez ustawę AML. Aby ograniczyć biurokrację można więc opracować jeden wspólny dokument łączący procedurę ochrony sygnalistów z wewnętrzną procedurą zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, który uwzględni regulacje pochodzące z obu aktów prawnych.