Jaką odpowiedzialność ponoszą biura księgowe

Jacek Bem
rozwiń więcej
SOHOFinance
rozwiń więcej
Jaką odpowiedzialność ponoszą biura księgowe
Osoby, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą i zdecydują się na opodatkowanie na zasadach ogólnych bądź podatkiem liniowym są zobligowane przepisami do prowadzenie Książki Przychodów i Rozchodów, czyli tzw. KPIR.

Jest to obowiązek podatnika i to na nim spoczywa odpowiedzialność za poprawność rozliczeń z fiskusem. Nic nie stoi na przeszkodzie, by przedsiębiorca samodzielnie dopełniał powyższego obowiązku, jednak większość decyduje się na outsourcing usług księgowych, aby pozbyć się żmudnego obowiązku. Wiele osób błędnie uważa, że podpisanie umowy z biurem rachunkowym zwalnia ich również z odpowiedzialności. Z art. 26 ordynacji podatkowej wprost wynika, że za błędy w księgowości odpowiada podatnik. Ten pogląd podziela również Najwyższy Sąd Administracyjny. Podatnikowi pozostaje regres, czyli możliwość dochodzenia odszkodowania od biura księgowego przed sądem cywilnoprawnym.

Co zatem może zrobić właściciel firmy by uniknąć negatywnych skutków ewentualnej kontroli skarbowej? Przede wszystkim należy sprawdzić czy firma, której powierzył prowadzenie KPIR posiada odpowiednie uprawnienia do wykonywania usługi – prowadzenie biura rachunkowego wymaga posiadania certyfikatu Ministra Finansów, a posługiwanie się tytułem doradcy podatkowego – wpisu na listę doradców.

50 ściąg księgowego z aktualizacją online - multipakiet: książka, serwis online

Bardzo ważne jest sprawdzenie czy usługobiorca jest ubezpieczony. Każde biuro rachunkowe ma taki obowiązek, warto mimo wszystko sprawdzić czy taka polisa istnieje i na jaką kwotę jest biuro ubezpieczone. Ustawa nakłada obowiązek ubezpieczenia do kwoty stanowiącej równowartość 10 000 euro, ale jej nie ogranicza. Dobre biura księgowe podnoszą kwoty ubezpieczenia chcąc jak najpełniej chronić swoich klientów. Wiedzą, że nawet najlepsza księgowa to tylko człowiek, któremu zdarza się popełnić błąd.

Polecamy: Czym są spowodowane błędy biur rachunkowych

Następnym krokiem powinno być sprawdzenie umowy, proponowanej przez biuro księgowe pod kątem zapisów ograniczających odpowiedzialność biura. Nieuczciwe firmy stosują zapisy, które ograniczają lub wręcz zwalniają je całkowicie z odpowiedzialności. W sytuacji wykazania winy po stronie zleceniobiorcy i tak można dochodzić zadośćuczynienia, ale ww. zapisy znacznie utrudniają procedurę, zarówno przed ubezpieczycielem, jak i w sądzie. Pamiętajmy że Kodeks Cywilny zezwala na dowolne kształtowanie stosunków cywilnoprawnych miedzy stronami. Tak więc zawsze możemy negocjować umowę i żądać wprowadzenie zapisów chroniących nasz interes i wykreślenia przeciwnych.

Ponadto należy pamiętać, że usługowe prowadzenie książki przychodów i rozchodów jest usługą taką jak każda inna i przedsiębiorca jako jej beneficjent ma prawo sprawdzać na bieżąco poziom i sposób jej wykonywania. Można zatem żądać wglądu w dokumenty, zadawać pytania i oczekiwać wyczerpujących informacji. W razie wątpliwości może zlecić wykonanie audytu podatkowego.

Rzetelne biura same zlecają audyt doświadczonym doradcom podatkowym, co najmniej u kilku losowo wybranych klientów. Taka dodatkowa kontrola daje możliwość wychwycenia ewentualnych pomyłek i wprowadzenia niezbędnych korekt przed kontrolą Urzędu Skarbowego.

Część odpowiedzialności za prawidłową współpracę z biurem leży też po stronie klienta. Przedsiębiorca musi pamiętać o terminowym dostarczaniu dokumentów. Jeśli jego firma generuje duże ilości dokumentów powinien przekazywać je do biura kilka razy w ciągu miesiąca. Dzięki takiemu rozwiązaniu księgowi mogą wprowadzać dokumenty na bieżąco i unikają pomyłek, o które łatwo przy pracy na ostatnią chwilę. Zarówno biuro księgowe, jak i klient powinni być zainteresowani wypracowaniem sprawnie działającej procedury przekazywania dokumentów i informacji. Nie można zapominać, że do właściwego zaksięgowania kosztów nie wystarczą tylko faktury, ale również umowy, bez nich księgowy pracuje po omacku, czasem domyślając się jak powinien być zaksięgowany dany koszt.

Praktyczny leksykon VAT 2015 (książka)

Wybór biura księgowego to bardzo ważna decyzja. Dobry i doświadczony specjalista z dziedziny podatków jest w stanie nie tylko poprawnie zaksięgować dostarczone mu dokumenty, ale również doradzić jak zbudować odpowiednią strukturę podatkową i podpowiedzieć jak zarządzać finansami. Nie zawsze zatem najtańsza oferta jest dla naszego portfela najłaskawsza. Czasem warto zapłacić więcej i móc spokojnie spać bez obaw o kontrolę Urzędu Skarbowego.

Polecamy: serwis Zakładam firmę

Biura rachunkowe
Elektroniczny obieg faktur i dokumentów kosztowych – jak przyspieszyć rozliczenia i przygotować firmę na KSeF
27 lis 2025

W większości organizacji obieg faktur kosztowych i dokumentów zakupowych działa według ustalonych schematów akceptacji i procedur. Jednak obecne procesy — choć często działają poprawnie — mogą być szybsze, bardziej przewidywalne, lepiej zautomatyzowane i zapewniać wyższą jakość danych. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur sprawia, że usprawnienie tych obszarów przestaje być jedynie możliwością — staje się koniecznością. Elektroniczny obieg dokumentów to naturalny kierunek rozwoju, który pozwala skrócić czas rozliczeń, zmniejszyć liczbę błędów i przygotować firmę na nadchodzące zmiany regulacyjne.

Najczęstsze błędy przy zaciąganiu kredytów gotówkowych i jak ich unikać
28 paź 2025

Zaciągnięcie kredytu gotówkowego to dla wielu osób sposób na realizację ważnych celów życiowych – od nagłych wydatków, przez remont mieszkania, po spłatę innych zobowiązań. Choć kredyty gotówkowe są dziś łatwo dostępne i proces wnioskowania jest coraz prostszy, to decyzja o ich zaciągnięciu wymaga rozwagi i znajomości podstawowych zasad finansowej odpowiedzialności.

Kiedy nie warto przepłacać za usługi księgowe – poznaj 4 ciekawe przypadki!
25 cze 2025

Racjonalny przedsiębiorca powinien zawsze liczyć się z kosztami i nabywać towary oraz usługi w cenie adekwatnej do jakości. Z podobną sytuacją mamy do czynienia w sektorze usług księgowych, gdy niektóre firmy je świadczące, stosują nawet bardzo niskie ceny, które nie są jednak adekwatne do oferowanej przez nich jakości.

​Błędy księgowości, które mogą kosztować Cię więcej, niż myślisz. Jak ich uniknąć​?
28 kwi 2025

Prowadzenie księgowości to jedno z najważniejszych zadań w każdej firmie. Niestety, nawet drobne pomyłki mogą prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i prawnych. W tym artykule przedstawiamy najczęstsze błędy popełniane w księgowości oraz sposoby ich unikania.​

Webinar: Windykacja w biurze rachunkowym – co zrobić, gdy klient nie płaci? + certyfikat gwarantowany
10 kwi 2025

Praktyczny webinar „Windykacja w biurze rachunkowym – co zrobić, gdy klient nie płaci?” poprowadzi Radosław Kowalski, doradca podatkowy i doświadczony szkoleniowiec. Ekspert przeprowadzi uczestników przez proces windykacji w biurze rachunkowym, wskaże, jak ograniczyć ryzyko związane z nieterminowymi płatnościami oraz omówi skuteczne strategie dochodzenia należności. Każdy z uczestników szkolenia otrzyma imienny certyfikat, roczny dostęp do retransmisji wydarzenia oraz materiały dodatkowe.

Etyka w zawodzie księgowego. Dlaczego jest taka ważna?
02 kwi 2025

Etyka w zawodzie księgowego, to nie tylko zestaw zasad do przestrzegania, ale także fundament, na którym opiera się zaufanie i profesjonalizm całej branży. Księgowi, którzy działają etycznie, nie tylko chronią interesy swoich klientów, ale także przyczyniają się do stabilności i przejrzystości systemu finansowego jako całości.

Za brak wdrożenia KSeF odpowie przedsiębiorca a nie księgowy. A ponad 65% MŚP w Polsce nawet nie wie o co chodzi
31 mar 2025

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) nadchodzi, a firmy wciąż nie są na niego przygotowane. Z badania Edisonda przeprowadzonego na zlecenie SaldeoSMART wynika, że tylko 34% przedsiębiorstw z sektora MŚP w Polsce wie o nowych obowiązkach, jakie będą nałożone na biznes. Wiele firm może wychodzić z założenia, że wdrożeniem systemu zajmą się ich biura rachunkowe. Tymczasem księgowi mówią jasno: za zgodność faktur z KSeF odpowiadać będą przedsiębiorcy, nie ich doradcy.

Jakich wartości dodanych często nie doceniają klienci biur rachunkowych?
02 kwi 2025

W dzisiejszym dynamicznym świecie, gdzie każda minuta ma znaczenie, biura rachunkowe oferują swoim klientom znacznie więcej niż tylko tradycyjne usługi księgowe. Niestety, wielu przedsiębiorców nie jest świadomych wszystkich wartości dodanych oferowanych przez Biura, szczególnie tych niemierzalnych jak doświadczenie, odpowiedzialność czy zaufanie. Wartości, które mogą znacznie ułatwić życie i przyspieszyć rozwój ich firm. Wartości, które potrafią przekształcić codzienną rutynę firmy w coś znacznie bardziej komfortowego i efektywnego, W tym artykule przyjrzymy się temu, o czym często nie wiedzą i czego najczęściej nie doceniają klienci biur rachunkowych.

Jak wybrać najlepsze biuro rachunkowe dla swojego biznesu? 10 czynności do wykonania
22 sty 2025

Wybór odpowiedniego biura rachunkowego to jedno z najważniejszych zadań dla każdego przedsiębiorcy. W końcu dobra księgowość to nie tylko porządek w dokumentach, ale także bezpieczeństwo finansowe i możliwość efektywnego planowania przyszłości.

Nowy INFORLEX, czyli fachowa wiedza i nowoczesna funkcjonalność
10 gru 2024

INFOR prezentuje najnowszą odsłonę INFORLEX, fachowej bazy wiedzy dla specjalistów z firm i biur rachunkowych oraz sektora publicznego. Autorzy postawili na nowoczesny design, intuicyjną obsługę i pomocne dla użytkowników funkcjonalności.

pokaż więcej
Proszę czekać...