Kiedy nie warto przepłacać za usługi księgowe – poznaj 4 ciekawe przypadki!

• 1. Biura rachunkowe zbytnio ograniczające czas obsługi klientów
• 2. Biura rachunkowe zbytnio oszczędzające na pensjach pracowników
• 3. Biura rachunkowe nastawione na uzyskanie jak najszybszego, jak najwyższego przychodu, aby można było je sprzedać po jak najwyższej cenie
• 4. Biura rachunkowe oferujące „sielankowe” oszczędności
• Czy czasami płacąc tanio nie przepłacamy?

1. Biura rachunkowe zbytnio ograniczające czas obsługi klientów

Największym kosztem w biurze rachunkowym są pensje jego pracowników, w każdym biurze rachunkowym bez względu na: działalność stacjonarną, online, miejsce świadczenia usługi.

Jeśli pensje pracowników są znacznym kosztem, to najprościej ograniczać czas konieczny do obsługi danego klienta. Wiele biur korzysta już z pewnych automatyzacji, najczęściej jednak dotyczą one czynności technicznych i powtarzalnych, a dużo czasu zajmuje merytoryczna analiza. Zatem oszczędzając można księgować szybko bez refleksji, odpowiedniej analizy, bez sprawdzenia błędów po rozwiązaniach automatyzujących pracę (takie rozwiązania niestety te błędy robią).

2. Biura rachunkowe zbytnio oszczędzające na pensjach pracowników

Jak wyżej zostało wspominane największym kosztem w biurze są pracownicy, zatem może oszczędzić nie tylko na czasie obsługi klienta, lecz także na samej wysokości pensji pracowników i zatrudniać osoby, których godzina pracy będzie tańsza, ale za to mogą występować problemy w zakresie posiadanej wiedzy i ryzyko popełnienia błędów istotnie wzrośnie.

3. Biura rachunkowe nastawione na uzyskanie jak najszybszego, jak najwyższego przychodu, aby można było je sprzedać po jak najwyższej cenie

Zdarzają się biura rachunkowe, które powstają z udziałem osób zamierzających dokonać ich późniejszej sprzedaży. Problem jednak powstaje w sytuacji, gdy zamierzają one jak najszybciej wygenerować jak najwyższy przychód, bez szczególnego zwracania uwagi na to, czy taka polityka nie będzie później kosztowna dla ich klientów. Jeśli właściciel biura przyjmuje agresywnie firmy do obsługi i zatrudnia kogokolwiek, kto tylko jest dostępny na rynku, zachodzi duże ryzyko, że księgowe nie będą w stanie odpowiednio obsługiwać klientów, zwłaszcza, że często będzie następować sytuacja, w której na personel przypada za dużo firm do obsługi, zanim zostanie zatrudniona i wdroży się nowa osoba. Jakość pracy nowozatrudnionej osoby nie zawsze jest idealna, a czasami trzeba ją zwolnić z tego powodu.

Zdarza się niestety nawet tak, że właściciele biura chcą aż tak szybko zwiększać obrót, aby tylko sprzedać korzystnie firmę, zanim wyjdą na światło dzienne problemy w księgach ich klientów.

4. Biura rachunkowe oferujące „sielankowe” oszczędności

Występują również biura, które dobrze zbadały „oczekiwania klientów” i kierują do nich ofertę zagrażającą istotnie prowadzeniu biznesu. Dotyczy to przykładowo bardzo sztucznego kreowania rozwiązań wydających się korzystne podatkowo. Wiele z nich robi to nieświadomie, z powodu braku gruntownej wiedzy, lecz posiadając tylko bardzo ogólną informację o danym rozwiązaniu. Przykładem tego może być obiecywanie korzystnej wypłaty pieniędzy ze spółki z o.o. na podstawie obowiązku powtarzających się świadczeń niepieniężnych, gdy dane działanie nie może być uznane za takie świadczenie.

Czy czasami płacąc tanio nie przepłacamy?

Wybierając usługi księgowe pamiętajmy, że nawet najniższa cena nie zrekompensuje słabej jakości obsługi. Po takiej współpracy, przedsiębiorca może pozostać z problemem konieczności poprawy ksiąg podatkowych, co może kosztować droższej niż samo księgowanie, gdyż zajmuje więcej czasu niż bieżąca obsługa klienta. Klient zapłaci wtedy dwóm firmom za zaksięgowanie tych samych okresów.

Jeśli biuro wyrządziło szkodę nie oznacza, że łatwo uzyska się jej naprawienie z ubezpieczenia. Ubezpieczenie może być za niskie, żeby ją pokryć, a nawet wysoka kwota mogła zostać już wyczerpana w związku z innymi wcześniejszymi odszkodowaniami. Nagle biuro może zniknąć z rynku, kontakt urwać się, a przedsiębiorca nie dowie się nawet, czy miało polisę, a jeśli tak, to kto był ubezpieczycielem. Należy liczyć się także z tym, że polisa biura niekoniecznie obejmowała ryzyko związane ze zdarzeniem, które wyrządziło szkodę. Nawet wygrana w sądzie nie oznacza, że biuro ma majątek, który pozwoli na przeprowadzenie egzekucji.

Powyższe będzie jeszcze bardziej aktualne w przyszłości, gdy wejdzie w życie obowiązek przesyłania plików JPK w zakresie podatku dochodowego, który pozwoli na jeszcze dokładniejsze i szybsze wykrywanie nieprawidłowości w księgowości.

Pamiętajmy! Czasami początkowo drożej jest później bardziej opłacalne.