Jak wdrożyć nowego księgowego w biurze rachunkowym krok po kroku? Sprawdź naszą instrukcję.
Procedury i instrukcje w biurze rachunkowym
Procedura jest to ustalony sposób prowadzenia działania na podstawie instrukcji.
Instrukcją nazywamy zbiór zasad, przepisów ustalających sposób postępowania, działania. Zasada zaś to podstawowa norma postępowania.
Wdrażanie procedur jest procesem ciągłym, czyli jest zbiorem czynności wzajemnie ze sobą powiązanych, których realizacja jest niezbędna dla uzyskania określonego rezultatu.
To wszystko zaś tworzy system, czyli zespół wzajemnie powiązanych procesów dziejących się w przestrzeni czasowej i pomagający jako całość w realizacji założonych wcześniej głównych celów prowadzenia biznesu.
Bez procedur nie da się efektywnie prowadzić biura rachunkowego. Mogą być one przekazywane ustnie, mogą być spisane, ale najlepiej sprawdzają się rozwiązania systemowe, które kierują działaniami zespołu, koordynują je, monitorują, kontrolują i prowadzą w ustalonym kierunku.
Procedury ściśle techniczne, dotyczące pracy na programach księgowych, mogą być skopiowane z innego biura rachunkowego, ale już procedury administracyjne czy organizacyjne niekoniecznie będą odpowiednie. Dlaczego? Bo każdy właściciel biura rachunkowego jest innym typem osobowościowym, pracownicy i klienci też są indywidualnościami. Biura prowadzone są w różnych miejscach, w różnej formie i mają różne cele. Dodatkowo procedury zmieniają się w czasie i na bieżąco trzeba je uaktualniać. Poniżej przedstawiam wybrane procedury stosowane w moim biurze rachunkowym, jako inspirację do tworzenia własnych.
Dział administracji/sekretariat
Dla działu administracji/sekretariatu warto opracować:
● instrukcję nawiązania współpracy z klientem,
● informację powitalną dla nowego klienta,
● instrukcję przyjmowania dokumentów elektronicznych,
● instrukcję przyjmowania dokumentów papierowych,
● instrukcję przyjmowania zleceń dodatkowych,
● instrukcję zakończenia współpracy z klientem.
(…)
Dział księgowości
Dla działu księgowości warto opracować następujące instrukcje:
● przydzielania dokumentów do wprowadzenia,
● sprawdzania poprawności zapisów księgowych,
● obiegu dokumentów dostarczanych drogą elektroniczną,
● obiegu papierowych dokumentów księgowych,
● zmiany opiekuna księgowego,
● wdrożenia nowego księgowego.
(…)
Instrukcja wdrożenia nowego księgowego (Wzór)
………………………………
(nazwa)
Instrukcja wdrożenia nowego księgowego
1. Nowy księgowy otrzymuje umowę o pracę bądź współpracę na czas próbny trwający trzy miesiące.
2. Kierownik wskazuje nowemu pracownikowi stanowisko pracy i zleca pierwsze zadanie, jakim jest zapoznanie się z procedurami obowiązującymi w kancelarii.
3. Pracownik sekretariatu tworzy nowemu pracownikowi konta w systemie księgowym i w systemie organizacji pracy.
4. Następnie kierownik przedstawia nowemu pracownikowi księgowego, który będzie opiekunem w początkowym okresie pracy.
5. Nowy pracownik księgowy rozpoczyna pracę jako asystent księgowego, którego podstawowym zadaniem jest wprowadzanie dokumentów do systemu księgowego oraz wykonywanie innych zadań księgowych.
6. Kierownik zespołu przydziela asystentowi księgowego dokumenty do wprowadzenia do programu księgowego.
7. Pracownik sekretariatu bądź kierownik zleca asystentowi zadania do wykonania, wpisując je do systemu organizacji pracy.
8. Każde zadanie przed nadaniem statusu „wykonane” musi być sprawdzone przez opiekuna księgowego.
9. Jeśli po miesiącu pracy pod kontrolą opiekuna księgowego asystent księgowego nie popełnia błędów, to w drugim miesiącu pracy można zaniechać sprawdzania poprawności każdego zadania i robić to wyrywkowo.
10. Jeśli po miesiącu pracy pod kontrolą opiekuna księgowego asystent księgowego popełnia błędy, to w drugim miesiącu pracy każde zadanie przed nadaniem statusu „wykonane” musi być sprawdzone przez opiekuna.
11. Jeśli po dwóch miesiącach pracy pod kontrolą opiekuna księgowego asystent księgowego nie popełnia błędów, to w trzecim miesiącu pracy można zaniechać sprawdzania poprawności każdego zadania i robić to wyrywkowo.
12. Jeśli po trzech miesiącach pracy pod kontrolą opiekuna księgowego asystent księgowego nie popełnia błędów, to przedłużamy umowę o pracę lub współpracę na czas nieokreślony.
13. Jeśli po trzech miesiącach pracy pod kontrolą opiekuna nowy pracownik wciąż popełnia błędy, umowy nie przedłużamy.
Elżbieta Krywko, doradca podatkowy nr 05830, dyrektor zarządzający biurem rachunkowym od 1995 r., mentor i trener biznesu, autorka:
- systemu organizacji pracy biura rachunkowego Ordynatka,
- systemu organizacji dokumentów Ordynatka,
- systemu wczesnego ostrzegania przed trudnymi klientami Podpadziochy,
- organizatorka spotkań integracyjnych właścicieli biur rachunkowych w Olsztynie,
- założycielka grupy „Biuro rachunkowe od kuchni – zarządzanie BR”.
Niniejszy artykuł jest fragmentem publikacji „Zarządzanie biurem rachunkowym”. Teraz książka z serwisem online. Sprawdź ofertę>>