Customer Relationship Management
Podobnie jak biblioteki asortymentów mogą skrócić czas potrzebny na wystawienie faktury, tak CRM (z ang. Customer Relationship Management) może znacząco przyspieszyć załatwianie wszelkich spraw związanych z klientami. Możliwość szybkiego wyszukania niezbędnych informacji nie tylko oszczędzi czas, ale również korzystnie wypłynie na wiarygodność w oczach kontrahentów. Rozbudowany CRM to potężne narzędzie, dzięki któremu będziemy w stanie prowadzić, obok bazy kontaktów, bazę spraw i kontraktów, związanych z prowadzoną działalnością.
Elektroniczny obieg dokumentów w obszarach fakturowania i księgowości
Ewidencja kontaktów z kontrahentem
Korzystanie z CRM-a porządkuje i ułatwia kontakt z klientami. Zwłaszcza gdy w firmie pracuje wiele osób, mających z nimi bezpośredni kontakt. Dzięki temu modułowi, klienci będą mieli przekonanie, że firma pracuje jako jeden mechanizm, a udzielane informacje są spójne i kompetentne. Do CRM-a, jako notatki, wprowadzamy wszystkie rozmowy z kontrahentami. Dodatkowo, ustalamy zadania do wykonania. Każdy użytkownik programu, podczas rozmowy z konkretnym kontrahentem, może sprawdzić historię dotychczasowych kontaktów. Dzięki temu klient nie musi wielokrotnie powtarzać swojego problemu różnym osobom. Co więcej, lista zadań do wykonania w danym dniu pojawia się automatycznie, przy uruchomieniu programu.
Sprawy serwisowe
W zależności od potrzeb, możemy wykorzystać moduł CRM także do innych celów. Jeżeli na przykład prowadzimy serwis sprzedawanych towarów, nic nie stoi na przeszkodzie, aby wszelkie kwestie z tym związane odnotowywać właśnie w CRM-ie. Moduł ten pozwoli przyjąć sprzęt do serwisu i utworzyć sprawę serwisową, zawierającą wszystkie niezbędne informacje, wraz ze statusem naprawy. Poza ewidencjonowaniem poszczególnych przypadków, przełoży się także na sprawniejsze zarządzenie pracą serwisu, dzięki ewidencji wszystkich spraw i możliwości ich późniejszego filtrowania w zależności od zadanych parametrów, takich jak status, wiek czy ilość dni pozostałych do zamknięcia konkretnej sprawy lub ilość dni po terminie.
Oprogramowanie biznesowe w chmurze – korzyści i bezpieczeństwo
Kampanie sprzedażowe
Z kolei jeżeli sprzedajemy towary lub usługi o stosunkowo dużej wartości, CRM pomoże tworzyć tzw. leady sprzedażowe, tj. towary i/lub usługi, którymi wyrażają zainteresowanie klienci. Aby takie leady doprowadzić do faktycznej sprzedaży, warto je ewidencjonować i aktywnie wpływać na działania klientów, np. poprzez dodanie do leadu stosownych zadań, takich jak chociażby terminy ustalonych kontaktów wraz z opisem tematów rozmów. Jeśli leady zdobywamy w ramach określonych kampanii sprzedażowych, możemy kontrolować koszty oraz przychody uzyskane ze wszystkich kontraktów, związanych z daną kampanią. W tym celu tworzymy odpowiednie kampanie, które następnie przypisujemy do wszystkich leadów związanych z daną sprawą. Oczywiście, podobnie jak w przypadku spraw serwisowych, tak samo tutaj, za pomocą odpowiednich filtrów, możemy efektywnie zarządzać pracą zespołu odpowiedzialnego za kampanie sprzedażowe.
3 typy firm, którym pomaga archiwum online
Świadomy wybór
Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby korzystać jednocześnie z kilku wyżej wymienionych zastosowań modułu CRM. Każdemu użytkownikowi programu można określić domyślny dział, w którym będzie pracował. Najważniejszy w tym wszystkim będzie jednak świadomy wybór oprogramowania do kompleksowej obsługi sprzedaży, by to najlepiej odpowiadało prowadzonej działalności. Poza przetestowaniem samego programu warto sprawdzić jakie koszty będą związane z jego użytkowaniem. Zwykle będą to koszty aktualizacji programu w kolejnych latach oraz koszty dostępu do pomocy technicznej. Co natomiast warte odnotowania, niektórzy producenci oferują korzystną finansowo pomoc techniczną w ramach tzw. abonamentu na aktualizacje.
Autor: RESET2 Sp. z o.o.